ERP

Guía para la selección de un ERP industrial (II). ¿Por donde empezar?

Tener un plan

 

Aunque a veces la tozuda realidad nos invite a caer en la tentación de pensar que “los mejores y más elaborados planes habitualmente fallan”, los datos, las encuestas y nuestra experiencia corroboran día a día que los beneficios a obtener por el establecimiento de un plan estratégico previo a la selección e implantación del ERP resultan evidentes, como mínimo en un doble sentido: En primer lugar las industrias con un plan previo establecido estarán en una mejor disposición para conseguir una solución que resuelva su problemática y objetivos más acertadamente, y en segundo, una vez iniciado el proceso de implantación, la organización dispondrá ya desde un inicio de un claro y previamente trazado camino a seguir.

 

Empezar en cinco pasos

 

¿Pero cómo empezar? ¿Cómo establecer ese plan estratégico? Os proponemos aquí cinco ideas (1), cinco actividades, que toda industria debería proponerse antes de empezar con el proceso de selección de su nuevo ERP y que deberían constituir la base de su plan estratégico:

 

1- Diagnóstico:Como actividad inicial proponemos la realización y documentación de un primer inventario de ideas, de iniciativas de mejora, necesidades, restricciones y beneficios a obtener con la implantación del ERP que, un amplio conjunto de ejecutivos, responsables de gestión operativa, representantes del área de IT, y eventualmente directores de área, puedan requerir. El diagnostico no debería centrarse en el pasado o el sistema actual, si no en una tormenta de ideas sobre las expectativas y objetivos de futuro, siendo a partir de ello capaces de responder preguntas como:

 

Nos cuesta mucho tiempo responder a los movimientos de nuestros competidores. ¿Cómo podemos conseguir una mejor y más rápida coordinación interna que nos permita ser más competitivos?

 

Necesitamos planificar nuestra actividad con un ERP, pero también necesitamos reorganizar algunos procedimientos operativos, ¿Podemos plantearnos ambas cosas a la vez?

 

Necesitamos mejorar nuestra calidad y tiempo de reporting financiero, ¿necesitamos implantar un ERP para ello?

 

Etc…

 

El resultado de esta actividad de diagnóstico debería ser una confrontación entre los asuntos críticos de negocio definidos y las eventuales capacidades necesarias que deban tener las soluciones software a implantar

 

2- Formación inicial:Antes de iniciar actividades decisivas en el proceso de selección es importante que todos los implicados conozcan los conceptos clave y lo que significa seleccionar e implantar un ERP hoy en la industria. ¿Qué es un ERP?, ¿Qué puede hacer por nosotros?, ¿Qué tipos de ERP existen? ¿Cuáles son los costes estándares? ¿Cuáles son los costes internos?, ¿Cuáles son los factores de riesgo?, Etc…

 

Típicamente los directores generales, directores de unidad y personal operativo son los profesionales que deberían aprovechar esta formación inicial. Sin ella, muy probablemente, no serán capaces de evaluar con exactitud un análisis de coste-beneficio de la implantación, subestimando por un lado los costes implicados en la implantación, obteniendo una baja e inadecuada financiación del proyecto, y por otro, minusvalorando los beneficios a obtener, y por lo tanto conformándose con la consecución de objetivos menores u obvios, normalmente relacionados con la operativa diaria y no con la estrategia de la compañía.

 

3- Visión: En esta fase proponemos que los profesionales implicados en el diagnóstico y la formación inicial, colaboren en la redacción de un documento que incluya la visión de cómo su compañía va a ser transformada con la implantación del ERP: ¿Cómo vamos a vernos en el futuro? ¿Qué nuevas capacidades competitivas tendremos? ¿Cómo cambiara la forma de relacionaremos con nuestros clientes? ¿Cómo implicaremos a empleados y proveedores en el proceso de implantación? Proponemos que esta visión incluya también los indicadores necesarios para poder ser medidos en el futuro con facilidad. El documento debe incluir un resumen de lo descubierto en el diagnóstico, de lo aprendido en la formación y del propio conocimiento de la empresa de cada implicado.

 

Menos es más, así que aconsejamos brevedad. Los mejores documentos de visión no tienen más de una página. Aquí sin duda la implicación de la dirección general es clave, en cualquier caso, y como decíamos en la introducción, este tipo de documentos son importantes para que todo el equipo implicado, no solo la dirección general, mantenga vivos los objetivos generales del proyecto. Si los miembros del equipo no tienen claro el fin, muy posiblemente cada uno seguirá su propia línea de trabajo, quizás, más bien probablemente, en direcciones opuestas al resto.

 

Cuidado, una última cuestión, no liberéis aun el documento, todavía nos faltan algunas actividades para terminar.

 

4- Análisis del coste/beneficio: Establecer y publicar los costes y beneficios esperados de la implantación del ERP es una actividad básica en todo proceso de selección que no puede ser olvidada, entre otras muchas , por estas razones:

 

Implantar un ERP debe ser una prioridad de la compañía:Para que el proyecto tenga éxito, muy cerca del “seguir produciendo y vendiendo” debe situarse el “implantar el ERP”. Sin una definición clara y consensuada de costes y beneficios a obtener será difícil mantenerlo como proyecto prioritario, siempre habrá algo más urgente e importante que atender.

 

Compromiso sólido: Implantar un ERP va a impactar seguro en la manera de producir y hacer negocios de la compañía. Este impacto necesitará un compromiso claro de la dirección para ser mantenido. Sin un recuerdo permanente de costes y beneficios será complicado, quizás imposible mantenerlo.

 

Financiación: Un estudio previo de costes y beneficios nos permitirá obtener, una sola vez, una correcta financiación del proyecto.

 

Un adecuado análisis de coste/beneficio incluye, entre otras, la categorización ABC de costes, la comparación de estos con estándares del sector y del mercado, la competencia, la evaluación y cálculo de beneficios a obtener y la comparativa de retorno de inversión correspondiente.

 

5- Si o No. Decisión: El Go/No Go al proyecto ERP es el primer momento de la verdad en un proceso de selección. Después de la formación, el diagnostico, la visión y el análisis de costes-beneficios, los implicados deberían poder responder a preguntas como: ¿Estamos preparados? ¿Vale la pena? ¿Será suficientemente prioritario para nosotros? ¿Podremos hacerlo ahora? ¿Tenemos a la gente adecuada?, en definitiva, ¿Nos lo creemos?…

 

Si la respuesta a alguna de las preguntas en “NO”, no sigamos, rehagamos el proceso, revisémoslo y volvamos a preguntárnoslo. Cuando todas las respuestas sean “SI”, entonces escribámoslo y empecemos.

 

En el próximo articulo compartiremos ideas sobre ¿cómo plantear un estudio de coste-beneficio? de un proyecto ERP, como categorizar los costes, que beneficios podemos obtener y como evaluarlos económicamente, en definitiva un conjunto de ejemplos que podrán servir de base al interesado para iniciar su propia exploración.

 

Si no puedes esperar y te interesa adelantar trabajo, aquí tienes algunas ideas sobre beneficios a obtener con la implantación de un ERP en una empresa industrial.

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(1) Thomas Wallace & Michael Kremzar. ERP: Make it happen. The implementers Guide to success with ERP.

En el próximo artículo, el análisis coste – beneficio para la selección de un nuevo ERP.


Artículo relacionado: Guía para la selección de un ERP industrial (I). Introducción




  • Autor: Joan Carles Libori.Director Canal Internacional RPS.