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En todas las organizaciones existen una serie de trabajos repetitivos, predecibles y rutinarios que aportan poco valor añadido pero que son imprescindibles para el funcionamiento de nuestra empresa. Nuestros empleados conocen bien estas tareas y saben que les supone un porcentaje importante de su carga de trabajo que probablemente quisieran dedicar a tareas con mayor responsabilidad y más gratificantes.

Esto a menudo se traduce a en una falta de motivación por el trabajo a desempeñar y nos sumerge en una rutina de poco interés.

Partiendo de esta premisa la pregunta que surge en estos tiempos de digitalización y revolución industrial es evidente: ¿Estas tareas que no requieren de capacidad de decisión y que ejecutan una serie pasos siempre iguales son susceptibles de ser automatizadas?

La respuesta es un rotundo sí, gracias a la nueva tecnología que está surgiendo: Robotic Process Automation.

El concepto RPA ha tomado una gran importancia a lo largo de estos últimos años, y la tendencia es que siga creciendo exponencialmente:


RPA

Pero, ¿Qué es RPA?

Se trata de una herramienta flexible que permite imitar y automatizar procesos sencillos que realiza un usuario de forma habitual.
Ejemplos:

– Búsqueda de datos en una aplicación e introducción de los mismos en otra aplicación.
– Proceso de facturación y de contabilidad.
– Introducción de los pedidos de venta, de los albaranes de compra: son tareas que requieren extraer la información de un documento tipo PDF e introducir los datos en nuestro sistema de información.

La implantación de este tipo de proyectos debe cumplir fundamentalmente 3 puntos para asegurar el éxito del mismo:

– Detectar procesos rutinarios que sean relevantes
– Implantación muy rápida
– Retorno de la inversión a corto plazo

Los tiempos de estas tareas manuales puede reducirse considerablemente si los realiza un robot: podríamos estimar un promedio del 70% de mejora en los tiempos. Este porcentaje es, claro está, una estimación suponiendo que el 30% restante lo dedicaremos a tareas más complicadas de automatizar como llamar a un cliente, u obtener una información en otra aplicación. Este 30% último posiblemente se pueda automatizar, pero nos tomaría más tiempo intentar automatizarlos que seguir haciéndolos a mano, con lo cual no estaríamos hablando de una implantación rápida, por lo que no estaríamos cumpliendo con las premisas de un proyecto RPA.

Por tanto, si calculamos el tiempo que dedica semanalmente para cada persona del departamento de administración por ejemplo a estas tareas y lo multiplicamos por el coste horario podemos tener una aproximación del ROI.

Además, y especialmente en las tareas repetitivas, hay que contar con el factor humano: una persona que está introduciendo al día decenas de facturas es evidente que se equivocará en algún dato.

El automatismo también se puede programar para planificar la introducción de los datos en base a fechas de vencimiento, o prioridades, con la consiguiente mejora de calidad del servicio que ofrecemos.

El beneficio de este tipo de automatización no solamente es tangible a nivel de costes sino también en nuestros empleados: las personas no quieren hacer tareas repetitivas. Podemos enfocar este tiempo a tareas con mayor valor añadido, más gratificantes para el equipo.

Si vamos un paso más allá e incorporamos las aplicaciones del Big Data nos encontramos con una herramienta que sería capaz de monitorizar nuestras acciones y detectar cuales son las más habituales y costosas, y por lo tanto las más rentables de automatizar.

En definitiva, los sistemas RPA nos aportan las ventajas:

– Menor carga de trabajo
– Trabajo 24/7
– Eliminar costes por error humano
– Integración de distintos entornos sin necesidad de desarrollo
– Rápida implantación y ROI
– Los procesos de la empresa no cambian
– Mayor beneficio


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¿Estamos preparados para hacer una implantación de RPA? ¿Hace falta un nuevo departamento?

Estas son algunas de las dudas que nos surgen tras reflexionar sobre las aplicaciones de RPA en nuestra compañía.

La esencia de un proyecto de tipo RPA es obtener resultados muy rápidamente, y por lo tanto tenemos que plantearnos principalmente 3 cuestiones:

1) ¿El proceso que queremos automatizar es relevante dentro de la empresa?
2) ¿Tenemos capacidad para utilizar la herramienta RPA?
3) ¿Está la dirección dispuesta a patrocinar este cambio?

Debemos encontrarnos en un escenario en el que ya hayamos digitalizado los procesos más importantes, es decir que el trabajo habitual consista en una combinación entre software y trabajo manual de introducción/extracción de datos. El paso que queremos dar es reemplazar el trabajo manual del usuario por un robot, por lo que los procesos deben de estar perfectamente definidos y acotados.


1RPA

A diferencia de las expectativas que tenga la dirección de ahorro de costes y mayor eficiencia, y en definitiva beneficio para la empresa, la acogida de esta decisión por parte de los empleados será más complicada. Los empleados pueden percibir este cambio como una intromisión en su trabajo, e incluso que se prescindirá de ellos. Para evitar esto y anticiparnos a las posibles preocupaciones de los recursos humanos debemos de trasmitir unas expectativas realistas tanto a la dirección como al resto de departamentos.

Debemos involucrar al personal y ver como cambiarán sus funciones. Tendremos que formar a los usuarios para que desempeñen nuevas tareas con mayor valor añadido. Gracias a la automatización de los procesos más rutinarios los empleados ahora podrán tratar de forma más personalizada las tareas complejas que aparecen en casos de uso excepcionales, es decir, darán un mejor servicio al cliente final.

La implantación de un proyecto RPA suscitará nuevas responsabilidades dentro de la empresa como pueden ser: gestión de la implantación y mantenimiento de los automatismos, desarrollar y probar los automatismos, detectar nuevas oportunidades… Para estos puntos será clave la experiencia de los usuarios.

Es imprescindible la participación de IT para implantar un proyecto de RPA, que nos ayudará a detectar estos procesos manuales de poco valor añadido, que son fácilmente automatizables y que no aportan motivación en el día a día del empleado.

Con el tiempo y cuando tengamos cierta madurez en el sistema RPA es posible que surja la necesidad de crear nuevos departamentos que se encargarán de mantener estas automatizaciones, de detectar ineficacias dentro de la empresa y nuevas necesidades.

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Los Workflows de RPS consisten en una automatización de procesos manuales acotados en el margen de las funcionalidades de RPS, y el seguimiento de las ejecuciones de los mismos. Una vez formados nuestros clientes tienen la capacidad y la autonomía para generar estos Workflows de forma totalmente independiente.

workflow

Algunos ejemplos de casos reales de automatización que hemos implementado:

Creación de clientes: El Workflow detecta la creación de un nuevo cliente, lo bloquea para el alta de pedidos u ofertas, y a continuación crea dos notificaciones en paralelo: una para el director financiero y otra al director comercial para que revisen los datos. Una vez revisado por ambos se desbloquea el cliente.

Creación de artículos nuevos: El Workflow se lanza manualmente y ejecuta la creación de un artículo entre distintos departamentos. Cada usuario responsable de su departamento debe introducir una serie de datos relevantes que el Workflow le exige:

– El usuario 1 introduce la línea de producto y la descripción.
– El usuario 2 introduce la familia, la unidad de medida y el proveedor.

El resto de los datos los rellena de forma automática el Workflow en base a los parámetros introducidos por ambos usuarios.

Aprobación de facturas de compra: Se establecen unos responsables de aprobar las facturas en función del centro de coste (Material informático, RRHH, Logística, Marketing, …) y de unos umbrales de precio para cada uno.
La factura irá pasando por los distintos departamentos para ser aprobada o rechazada. Con la última aprobación se libera la factura para su pago. Si se rechaza la factura se pedirá un motivo y el Workflow lo notificará al usuario que introdujo la factura.

Portal de proveedores:
– Problemática: Se trata de una empresa que necesita disponer certificaciones y documentación de sus proveedores y de los empleados de estos.
– Solución por Workflow: Se envían notificaciones automáticas vía email a los proveedores recordándoles que tienen que aportar la documentación necesaria en función de la tipología de proveedor. Se tratan también las fechas de caducidad de los documentos que nos envían, de forma que estás notificaciones se enviarán unos días antes del vencimiento de los mismos.

Cuando el proveedor recibe el mail se le propone entrar a un portal con él mismo subirá la documentación requerida. Una vez hecho llegará una notificación al usuario responsable de revisar la documentación, que tendrá la posibilidad de rechazar o aprobar el documento. En caso de rechazo le llegará de nuevo la petición al proveedor. Si la documentación que está aportando el proveedor no cumple con una serie de parámetros se rechaza y se le pide de nuevo el documento correcto.

Con un sistema de RPA podríamos obtener información de múltiples aplicaciones, ya sean web, correo, escáner de PDFs para extraer información, Excel, … Un ejemplo sería que el RPA revisara los correos e interpretara la acción a realizar, por ejemplo:

– Si en el asunto del mail encuentra las palabras clave “la base de datos de no funciona” que automáticamente reinicie el servicio de base de datos.

– Un cliente que nos está enviando un de pedido con un adjunto en PDF: el RPA podría leer el adjunto, extraer e introducir los datos en RPS. Si conocemos el formato de los PDF que nos envía el cliente en cuestión, se podría utilizar fácilmente una herramienta OCR.

En Ibermática contamos con una amplia experiencia en procesos de automatización de Workflows, de todo tipo de complejidades y aplicaciones, y en distintos perfiles de clientes que abarcan proyectos desde pequeñas empresas a grandes corporaciones.

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