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Integración de Procesos ¿Por qué me interesa si trabajo bajo proyectos?

Integrar Procesos ¿De qué estamos hablando?

Muchos de los problemas que encontramos en los procesos de producción de cualquier compañía industrial son difíciles de identificar. Los departamentos sobre el papel funcionan… pero a la hora de evaluar este proceso global nos damos cuenta de que los fallos, ineficacias, o las cuestiones que “no funcionan tan bien” pueden surgir en muchas ocasiones de las relaciones entre estos departamentos.

Además, en infinidad de ocasiones, estas malfunciones o situaciones mejorables no son identificadas como tal, porque es la propia costumbre la que nos guía a pensar que son gajes del oficio. Lo típico, “Estas cosas pasan”.

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Son las denominadas empresas ETO (Engineering to Order) las más dependientes de que estas relaciones funcionen perfectamente. Estas empresas se enfrentan a proyectos únicos definidos en gran parte o en su totalidad por sus clientes. Al ser únicos, cuando estos proyectos tienen cierta complejidad y/o tienen componentes que resultan nuevos para la empresa que tiene que desarrollarlo, el factor “experiencia” salta por la ventana. Si estos negocios están basados enteramente en este tipo de proyectos, sus respectivas ofertas, aprovisionamientos, plazos de entrega, ingeniería de detalle, compras, subcontrataciones, montajes… hacen vivir a estas compañías “con la rentabilidad en los talones”.

Este tipo de proyectos pueden resultar muy variables y difíciles en su planificación. Todos los procesos y las relaciones entre ellos que hacen sacar adelante un buen proyecto en una empresa ETO, se tienen que definir con dos palabras, agilidad y flexibilidad. Serán las características claves para sacar la máxima rentabilidad de nuestros recursos y tener garantías de que nuestro proyecto está bien concebido y se puede llevar a cabo según lo previsto.

Cadenas vs Redes / Secuencia vs Integración

Como es perfectamente normal, en función de a quien le preguntes en cualquier empresa podrá dar un diagnóstico más certero de los problemas de su departamento y “alguna idea” de la situación de los departamentos más cercanos a él. Si bien se puede dar una respuesta departamental a un problema departamental – como se ha hecho toda la vida – este tipo de medidas se quedan cortas, muy cortas para una situación que la Industria 4.0 ha puesto de manifiesto. Y es que las llamadas “cadenas de valor” de las empresas no dan más de sí.

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Las relaciones estáticas, formales y secuenciales entre departamentos crean ineficacias en el mejor de los casos y errores de diferente magnitud en el peor de ellos, vamos a ver un ejemplo de las diferencias entre una situación de procesos en secuencia y una red integrada en una situación concreta y bastante común en la industria.

Imaginemos una empresa fabricante de maquinaria con un departamento de ingeniería fuerte, que lleva a cabo un proyecto nuevo para su cliente y tras acabar la fase de ingeniería de detalle, debe pasar las fases de planificación, aprovisionamiento y producción.

¿Qué pasa si uno de los componentes de nuestro diseño está descatalogado?
¿Y si el proveedor de esa pieza tiene una fecha de entrega que no se ajusta a los plazos que nos hemos marcado?


En una cadena de valor tradicional (secuencial) la información sobre la disponibilidad de los artículos estará posiblemente – si es que está – en el departamento de compras, en su propio nicho de información, posiblemente en el sistema ERP corporativo. Si en este caso el equipo de ingeniería, entrega un diseño de maquinaria que no puede ser manufacturado porque hay uno o varios componentes que no van a estar disponibles para comprar o fabricar en plazo y esta información existe en otro lugar (o no existe) … Podemos ver la situación de dos formas:

1) “GAJES DEL OFICIO” – Lleva a tus ingenieros a compras, almacén o fábrica para elegir otro componente. Si el diseño necesita ser modificado para realizar este cambio, vuelve atrás hacia la fase de diseño, realiza las modificaciones pertinentes y repite el proceso.

2) “ESTO NO ES EFICIENTE” – ¿Es posible trabajar de otra forma?

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Si optamos por pensar de la segunda forma, la respuesta es sí. Hay otra forma de trabajar si nos alejamos de la “cadena” a la “red”. Las redes de valor, creadas a través de la integración de sistemas, personas y departamentos permiten un flujo de información bidireccional, en tiempo real y cuyos datos son únicos y compartidos por todos los miembros de la empresa.

En este ejemplo, lo deseable es que desde el primer momento el equipo de ingenieros pudiera saber de antemano cuáles de los componentes de su librería estarán disponibles en el plazo que el proyecto necesita, bien en forma de producción propia o con una subcontratación del servicio. Como esta información se encuentra en otro sitio, integrar la oficina técnica con el departamento de compras permitirá a los ingenieros disponer de la misma información de artículos en su software CAD3D (SOLIDWORKS, Inventor, SolidEdge…) que el resto de su empresa tiene en su ERP.

ingeniero-trabajandoNo consiste en copiar la información del ERP. Tampoco tiene nada que ver con importar/exportar datos vía Microsoft Excel. Y aunque a simple vista parezca lo mismo, tampoco estamos hablando de “conectar” o “ver” el sistema de otro. Mediante integración, el dato es único en ambos sistemas (es el mismo), se alimenta en tiempo real y de forma bidireccional desde ambos sistemas de información (ERP y CAD). Sin salir de su herramienta de trabajo, un sistema CAD, ingeniería podrá realizar diseños inteligentes participando de forma proactiva en el desarrollo del proyecto, anticipándose a problemas y acabando con las “vueltas a empezar” por la falta de información relevante.

Para acabar, volvamos al principio ¿Cuánto de positivo puede tener esta forma de trabajar y manejar la información en una empresa que se basa enteramente en proyectos únicos? Todo.

¿Pueden los ingenieros tener en cuenta también el coste del diseño que están realizando y optimizarlo durante la propia fase de diseño? Sí.

¿Puede compras automatizar el aprovisionamiento de materiales si ya viene definido por ingeniería? Sí.

¿Puede el departamento de compras detener un pedido de compras a tiempo si ingeniería está realizando cambios? Sí.

La integración de sistemas abre un mundo de posibilidades a las empresas ETO, pues hace fluir la información para facilitar la implicación de todos los departamentos en el desarrollo del proyecto. Pero también permite que los departamentos individualmente ganen muchísima capacidad de maniobra. Integrar la oficina técnica con el resto de la empresa, añade a tu oficina técnica la capacidad de trabajar y pensar bajo conceptos de precio, stock y plazos, en lugar de únicamente bajo criterios de ingeniería mecánicos, eléctricos o electrónicos. Llevando el concepto de “Ingeniería Concurrente” a un nivel superior. Sólo hemos puesto algunos ejemplos de la relación entre ingeniería y compras.

¿Cómo son las relaciones entre tu fábrica y logística?

  

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