IBERMÁTICA, Ingenieria

Cómo detectar los problemas de coordinación de departamentos en tu empresa

En la actualidad, las empresas deben competir tanto a nivel nacional como con otros países para ofrecer costos de producción más bajos y mayor calidad en sus productos. Con este objetivo es muy importante trabajar de forma eficiente y competitiva.

La mayoría de los problemas de coordinación de departamentos están directamente relacionados con una mala planificación y gestión de la comunicación interna. No resolver estos problemas a tiempo por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o capacitación profesional compromete a la organización y acabará teniendo consecuencias en los resultados.

Tradicionalmente se han producido cantidades ingentes de documentación a lo largo del proceso de desarrollo de producto según los requerimientos marcados por los distintos procesos productivos. Esa documentación ha ido fluyendo por los distintos departamentos de la empresa, además de siendo ampliada proceso a proceso, generando nichos estanco de información.

Las tendencias generales del mercado hacen pensar que cuanta más documentación generamos, mejor producto tenemos y los costes de producción se reducen. Esto no va mal encaminado salvo por una razón: no nos hemos parado a pensar que gestionar grandes cantidades de información nos quita mucho tiempo y nos genera muchos problemas de coordinación entre los departamentos de una empresa.

¿Somos más eficientes trabajando de esta manera? ¿Somos más competitivos?

La manipulación de tanta cantidad de información, debe de ser gestionada por distintas manos y departamentos, genera grandes barreras interdepartamentales. No ayuda, además, la identidad jerárquica clásica del sector industrial en el que nos movemos, que dificultaban enormemente la toma de decisiones.

Debemos de evolucionar hacia empresas más coordinadas, flexibles, sin tantos complejos organizacionales, con el punto de mira en la consecución de los objetivos marcados y en no caer en los silos de información organizacional de antaño.

Sin embargo, a pesar de todos los problemas que percibimos, aún nos encontramos con organizaciones que descuidan su comunicación y se niegan a invertir en algo que todavía interpretan como un gasto. ¿Qué problemas aparecen como consecuencia de una mala comunicación interna?

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Problemas detectados
A través de una gestión de la información, las empresas comparten sus valores, visión y objetivos de forma interna y entre sus ámbitos de relación en el mercado. Esto contribuye a que el personal esté alineado con la estrategia corporativa y que los equipos sean lo suficientemente efectivos, productivos y flexibles para alcanzar con éxito los objetivos estratégicos. Por tanto, cuidar y gestionar formalmente la comunicación es esencial para la vida sana de las organizaciones.

La mayoría de los problemas en las organizaciones están directamente relacionados con una mala planificación y gestión de esa comunicación interna. No resolver estos problemas a tiempo por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o abordaje profesional compromete a la organización y acabará teniendo consecuencias en los resultados.

Problemas más comunes que surgen por esta mala gestión interdepartamental:
• Dificultad para la detección de errores a tiempo causada por los silos de información.
• Desorientación y dificultades de alineamiento del personal con la estrategia corporativa.
• Retrasos en la planificación de los proyectos, al tener que repetir tareas.
• Dificultades en la circulación de la información.
• Desconfianza sobre la transmisión de conocimiento entre departamentos.
• Problemas de adaptación y actualización a los cambios basadas en las modificaciones en todo el ciclo de desarrollo de producto.
• Saturación de actividad de gestión de tareas improductivas.
• Falta de espacios de colaboración, que reduce la motivación de personal.
• Dificultad para gestionar el conocimiento.
• Complejidad en la toma de decisiones efectiva.

La fluida comunicación interdepartamental, proporciona coherencia e integración entre objetivos, planes y acciones. Las empresas que le otorgan esa importancia estratégica y se comunican con fluidez, se aseguran que las metas y objetivos son bien comprendidos por todos y pueden desarrollar todas sus capacidades con total naturalidad.

Conclusiones
La mayoría de los problemas en las organizaciones están relacionados con una mala gestión formal de la comunicación interdepartamental. Se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia, la productividad y el clima laboral. No resolver a tiempo estos problemas de comunicación provoca consecuencias que terminan por afectar los objetivos de negocio y beneficios de la organización, así como a su comunicación, reputación e imagen de la empresa.

Es competencia de la dirección, reconocer estas dificultades, intervenir y mejorar este tipo de problemas. Mejorar la coordinación interdepartamental mejorará la comunicación y aumentará la flexibilidad ante nuevos requerimientos. Eliminar los diferentes silos de información, mejorará las búsquedas y evitará errores, permitiendo ajustar mejor precios y plazo. En definitiva, nos permitirá ser más competitivos.

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