IBERMÁTICA, Ingenieria

Por qué surgen los problemas de coordinación interdepartamental

Cada vez son más las exigencias a las que se enfrentan las empresas de fabricación a medida, dado que los requerimientos de precio, plazo y calidad de producto, en el proceso de desarrollo, fabricación y puesta en marcha de los productos a medida, son cada vez mayores por parte de los clientes.

El principal problema al que se debe enfrentar la dirección empresarial, más allá de la reducción de costes operativos y la mejora de la posición en el mercado de su producto, es la eliminación de las barreras interdepartamentales. Se debe evolucionar a una organización más flexible y coordinada, superando aquellas organizaciones jerárquicas de antaño que dificultaban la toma de decisiones. 


Estos departamentos estancos, a los que se les encomendaban tareas bien definidas, y se les asignaban los recursos necesarios para acometerlas en plazo, carecían de la flexibilidad necesaria para adecuarse a los imprevistos que surgen en la fabricación a medida.

Problemas de coordinación entre departamentos
El funcionamiento de estos departamentos como “cajas negras” (que generan salidas fijas desde entradas establecidas), presentan graves problemas de coordinación interdepartamental, entre los que destacan la no detección de errores, al generar salidas erróneas debidas a entradas incorrectas que no fueron detectadas a tiempo.

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Este tipo de organización dificulta enormemente la comunicación interdepartamental, ya que cualquier intercambio de información se realiza solo durante la entrada o la salida de la “caja negra”. Por seguir el ejemplo anterior, solo en el análisis del resultado del trabajo de un determinado departamento, podemos comprobar que alguno de los datos de partida no ha sido bien interpretado. Carecer de esta comunicación durante el desarrollo del trabajo priva a la empresa de la flexibilidad necesaria ante los nuevos requerimientos, ya que la comunicación se establece al principio o al final de las tareas del departamento y pocas veces se realiza durante el proceso.



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Silos de información departamentales
Otro de los problemas que presentan estos departamentos estancos es la organización de la información. La información es propiedad del departamento, que se encarga de almacenarla, organizarla y gestionarla a su manera. Por lo tanto, las labores de búsqueda, análisis de la información y la reutilización de la misma, se limitan al departamento y en gran medida estas solo pueden ser realizadas con los medios disponibles por el propio departamento. Por poner unos ejemplos, no sería posible buscar algún dato en los planos realizados en una oficina técnica, si no se dispone del software CAD que permite el acceso a los mismos, o buscar una incidencia en la fabricación de un producto si no se dispone de acceso al ERP (generalmente disponible para fabricación y compras).

Buscar es una labor importante para reutilizar experiencias anteriores, pero entender lo encontrado es fundamental para mejorar.
Trasferencia de la información
La trasferencia de información se realiza “por entrega”. La información del silo de cada departamento no se comparte, se trasfiere en copia al silo del siguiente departamento en el proceso de producción, duplicando la información. Esta duplicidad de información, sumada a la falta de coordinación existente, ocasiona la aparición de nuevos problemas: Errores en la coherencia y fiabilidad de la información entre departamentos (¿Quién puede asegurar que el dato correcto es el suyo?), problemas en las revisiones y versiones (¿se ha actualizado la información en todas partes?, ¿existe un registro del cambio?) e incremento del tiempo dedicado a tareas de gestión sin valor añadido.

Conclusión
Mejorar la coordinación interdepartamental mejorará la comunicación y aumentará la flexibilidad ante nuevos requerimientos. Eliminar los diferentes silos de información integrándolos en uno, mejorará las búsquedas y evitará errores, permitiendo ajustar mejor precios y plazo. En definitiva, nos permitirá ser más competitivos.
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