¿Estamos preparados para hacer una implantación de RPA? ¿Hace falta un nuevo departamento?
Estas son algunas de las dudas que nos surgen tras reflexionar sobre las aplicaciones de RPA en nuestra compañía.
La esencia de un proyecto de tipo RPA es obtener resultados muy rápidamente, y por lo tanto tenemos que plantearnos principalmente 3 cuestiones:
1) ¿El proceso que queremos automatizar es relevante dentro de la empresa?
2) ¿Tenemos capacidad para utilizar la herramienta RPA?
3) ¿Está la dirección dispuesta a patrocinar este cambio?
Debemos encontrarnos en un escenario en el que ya hayamos digitalizado los procesos más importantes, es decir que el trabajo habitual consista en una combinación entre software y trabajo manual de introducción/extracción de datos. El paso que queremos dar es reemplazar el trabajo manual del usuario por un robot, por lo que los procesos deben de estar perfectamente definidos y acotados.
A diferencia de las expectativas que tenga la dirección de ahorro de costes y mayor eficiencia, y en definitiva beneficio para la empresa, la acogida de esta decisión por parte de los empleados será más complicada. Los empleados pueden percibir este cambio como una intromisión en su trabajo, e incluso que se prescindirá de ellos. Para evitar esto y anticiparnos a las posibles preocupaciones de los recursos humanos debemos de trasmitir unas expectativas realistas tanto a la dirección como al resto de departamentos.
Debemos involucrar al personal y ver como cambiarán sus funciones. Tendremos que formar a los usuarios para que desempeñen nuevas tareas con mayor valor añadido. Gracias a la automatización de los procesos más rutinarios los empleados ahora podrán tratar de forma más personalizada las tareas complejas que aparecen en casos de uso excepcionales, es decir, darán un mejor servicio al cliente final.
La implantación de un proyecto RPA suscitará nuevas responsabilidades dentro de la empresa como pueden ser: gestión de la implantación y mantenimiento de los automatismos, desarrollar y probar los automatismos, detectar nuevas oportunidades… Para estos puntos será clave la experiencia de los usuarios.
Es imprescindible la participación de IT para implantar un proyecto de RPA, que nos ayudará a detectar estos procesos manuales de poco valor añadido, que son fácilmente automatizables y que no aportan motivación en el día a día del empleado.
Con el tiempo y cuando tengamos cierta madurez en el sistema RPA es posible que surja la necesidad de crear nuevos departamentos que se encargarán de mantener estas automatizaciones, de detectar ineficacias dentro de la empresa y nuevas necesidades.
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