En todas las organizaciones existen una serie de trabajos repetitivos, predecibles y rutinarios que aportan poco valor añadido pero que son imprescindibles para el funcionamiento de nuestra empresa. Nuestros empleados conocen bien estas tareas y saben que les supone un porcentaje importante de su carga de trabajo que probablemente quisieran dedicar a tareas con mayor responsabilidad y más gratificantes.
Esto a menudo se traduce a en una falta de motivación por el trabajo a desempeñar y nos sumerge en una rutina de poco interés.
Partiendo de esta premisa la pregunta que surge en estos tiempos de digitalización y revolución industrial es evidente: ¿Estas tareas que no requieren de capacidad de decisión y que ejecutan una serie pasos siempre iguales son susceptibles de ser automatizadas?
La respuesta es un rotundo sí, gracias a la nueva tecnología que está surgiendo: Robotic Process Automation.
El concepto RPA ha tomado una gran importancia a lo largo de estos últimos años, y la tendencia es que siga creciendo exponencialmente:
Pero, ¿Qué es RPA?
Se trata de una herramienta flexible que permite imitar y automatizar procesos sencillos que realiza un usuario de forma habitual.
Ejemplos:
– Búsqueda de datos en una aplicación e introducción de los mismos en otra aplicación.
– Proceso de facturación y de contabilidad.
– Introducción de los pedidos de venta, de los albaranes de compra: son tareas que requieren extraer la información de un documento tipo PDF e introducir los datos en nuestro sistema de información.
La implantación de este tipo de proyectos debe cumplir fundamentalmente 3 puntos para asegurar el éxito del mismo:
– Detectar procesos rutinarios que sean relevantes
– Implantación muy rápida
– Retorno de la inversión a corto plazo
Los tiempos de estas tareas manuales puede reducirse considerablemente si los realiza un robot: podríamos estimar un promedio del 70% de mejora en los tiempos. Este porcentaje es, claro está, una estimación suponiendo que el 30% restante lo dedicaremos a tareas más complicadas de automatizar como llamar a un cliente, u obtener una información en otra aplicación. Este 30% último posiblemente se pueda automatizar, pero nos tomaría más tiempo intentar automatizarlos que seguir haciéndolos a mano, con lo cual no estaríamos hablando de una implantación rápida, por lo que no estaríamos cumpliendo con las premisas de un proyecto RPA.
Por tanto, si calculamos el tiempo que dedica semanalmente para cada persona del departamento de administración por ejemplo a estas tareas y lo multiplicamos por el coste horario podemos tener una aproximación del ROI.
Además, y especialmente en las tareas repetitivas, hay que contar con el factor humano: una persona que está introduciendo al día decenas de facturas es evidente que se equivocará en algún dato.
El automatismo también se puede programar para planificar la introducción de los datos en base a fechas de vencimiento, o prioridades, con la consiguiente mejora de calidad del servicio que ofrecemos.
El beneficio de este tipo de automatización no solamente es tangible a nivel de costes sino también en nuestros empleados: las personas no quieren hacer tareas repetitivas. Podemos enfocar este tiempo a tareas con mayor valor añadido, más gratificantes para el equipo.
Si vamos un paso más allá e incorporamos las aplicaciones del Big Data nos encontramos con una herramienta que sería capaz de monitorizar nuestras acciones y detectar cuales son las más habituales y costosas, y por lo tanto las más rentables de automatizar.
En definitiva, los sistemas RPA nos aportan las ventajas:
– Menor carga de trabajo
– Trabajo 24/7
– Eliminar costes por error humano
– Integración de distintos entornos sin necesidad de desarrollo
– Rápida implantación y ROI
– Los procesos de la empresa no cambian
– Mayor beneficio
Si necesitas más información, ponte en contacto con nosotros
