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Como resolver os problemas de coordenação de departamentos através de uma comunicação interna eficiente

Sqédio | Como detetar e resolver os problemas de coordenação de departamentos

O impacto da comunicação interna e coordenação de departamentos na atualidade das empresas

A comunicação interna é, atualmente, um fator estratégico não só para a organização interna das empresas, como também para a sua competitividade no mercado.

Hoje em dia, a globalização dos mercados faz com que as empresas sejam concorrentes não só a nível nacional, como internacional. Desta forma, para serem competitivas, devem fornecer produtos de elevada qualidade e ao mais baixo custo – e, consequentemente, procurar otimizar ao máximo os seus custos de produção. Para esse efeito, é muito importante trabalhar de forma eficiente.

A maioria dos problemas de coordenação de departamentos está diretamente relacionada com um planeamento e gestão deficientes da comunicação interna. A não resolução destes problemas atempadamente – devido à falta de conhecimento, análise, ferramentas adequadas ou formação profissional, compromete a organização e acabará por impactar negativamente os resultados globais.

O desenvolvimento de produtos e a gestão da informação

Habitualmente, ao longo do processo de desenvolvimento do produtos, são produzidas enormes quantidades de documentação, de acordo com os requisitos definidos pelos diferentes processos de produção.

Por sua vez, essa documentação flui através dos diferentes departamentos da empresa e, simultaneamente, vai crescendo – processo a processo – e gerando “silos de informação”.

As tendências do mercado levam-nos a pensar que, quanto mais documentação geramos, melhor será o nosso produto e menores serão os custos de produção. Este pensamento não está totalmente incorreto, exceto por uma razão: há que considerar que a gestão de grandes quantidades de informação ocupa muito tempo e cria muitos problemas comunicação interna e, assim, de coordenação entre os departamentos de uma empresa.

Como trabalhar de forma mais eficiente e competitiva através da comunicação interna e coordenação de departamentos?

O tratamento de grandes quantidades de informação, que tem de ser gerida por diferentes profissionais e departamentos, gera grandes barreiras interdepartamentais. Além disso, a típica hierarquia do setor industrial dificulta, na maior parte das vezes, a tomada de decisões.

Para debelar todas estas dificuldades, é necessário que as empresas trabalhem de forma mais coordenada e flexível e diminuam as complexidades organizacionais rumo ao cumprimento dos objetivos definidos, evitando os habituais “silos de informação”.

Não obstante, ainda encontramos organizações que negligenciam a sua comunicação interna e se recusam a investir em algo que ainda consideram como uma despesa. Que problemas surgem em consequência de uma comunicação interna deficiente?

Sqédio | Equipa

Os benefícios de uma comunicação interna interdepartamental eficiente

Através de uma eficiente gestão da informação, as empresas partilham os seus valores, visão e objetivos, a nível interno e nos setores de atuação no seu mercado – o que contribui para que todos os colaboradores estejam alinhados com a estratégia empresarial e as equipas sejam suficientemente eficazes, produtivas e flexíveis na consecução dos seus objetivos estratégicos.

Em conclusão, gerir a comunicação interna interdepartamental é essencial para a produtividade, eficiência e bem-estar global das organizações.

Uma grande parte dos problemas nas organizações está diretamente relacionada com um planeamento e gestão deficientes da comunicação interna. Pelo que, detetar e agir atempadamente neste tipo de situações irá melhorar substancialmente os resultados globais da organização.

Os problemas mais comuns devido a uma deficiente coordenação de departamentos

Na maior parte dos casos, uma deficiente gestão interdepartamental resulta em:

  • dificuldades na deteção atempada de erros provocados pelos “silos de informação”;
  • desorientação e dificuldade no alinhamento dos colaboradores com a estratégia empresarial;
  • atrasos no planeamento de projetos, devido à repetição de tarefas;
  • dificuldades no fluxo de informação;
  • desconfiança na transmissão de conhecimentos entre departamentos;
  • problemas de adaptação e atualização das alterações geradas ao longo de todo o ciclo de desenvolvimento do produto;
  • gestão excessiva e desmotivante de tarefas improdutivas;
  • falta de espaços de colaboração – o que diminui a motivação dos profissionais;
  • dificuldades de gestão do conhecimento;
  • complexidade no processo de tomada de decisões eficientes.

Uma comunicação interna interdepartamental fluída gera coerência e integração entre objetivos, planos e ações. As empresas que verdadeiramente lhe atribuem a sua devida importância estratégica, asseguram que as suas metas e objetivos são bem compreendidos por todos e podem desenvolver todas as suas potencialidades de forma orgânica e muito facilmente.

Conclusões

Uma parte substancial dos problemas nas organizações está diretamente relacionada com uma gestão deficiente da comunicação interna interdepartamental. Em consequência, surgem conflitos internos que prejudicam a eficiência, a produtividade e o ambiente de trabalho.

Não resolver estes problemas de comunicação a tempo acaba por afetar a concretização dos objetivos e resultados da organização – bem como, a sua reputação e imagem no mercado.

Cabe à direção das empresas reconhecer estas dificuldades, intervir e melhorar estas situações. Otimizar a comunicação interna e coordenação interdepartamental irá melhorar a e aumentar a flexibilidade e agilidade das empresas face aos novos desafios e exigências do mercado. A eliminação dos diferentes “silos de informação” irá melhorar as pesquisas e evitar erros, permitindo ajustar melhor os preços e os prazos.

Em suma, irá permitir que a sua empresa seja mais competitiva!

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No âmbito deste tema, recomendamos-lhe a leitura de outros 3 artigos que escrevemos:

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