Sistema de gestão da informação: como quebrar os silos de informação?

Sistemas de Gestão da Informação vs. Silos organizacionais?

Quando uma empresa não dispõe de um sistema de gestão da informação, será quase inevitável o aparecimento dos tão conhecidos “silos de informação”!

Estes silos organizacionais dizem respeito à incapacidade de uma empresa trabalhar de forma eficiente, entre todas as áreas do seu ecossistema. Na realidade, o que acontece é que cada área se “isola” das demais e trabalha de acordo com o seu próprio sistema e ferramentas. E, assim, acaba por não (conseguir) partilhar informação com a globalidade da organização.

Em consequência, as empresas tornam-se pouco ágeis e flexíveis, o que vai implicar, ainda, sérias dificuldades ao nível da tomada de decisões com base em dados fiáveis.

De acordo com um estudo da PwC, “50% das empresas trabalha com silos organizacionais”.

Os silos de informação na atualidade

Ao longo da nossa experiência de mais de 25 anos no mercado, na Sqédio by Ibermática, temos vindo também a encontrar empresas nas quais cada área possui o seu próprio sistema de gestão da informação – independente e isolado de todos os restantes. Por seu turno, este elevado número de aplicações de gestão documental numa mesma empresa dá origem, igualmente, aos referidos silos de informação.

Uma das enormes desvantagens destes repositórios isolados é a dificuldade de se conseguir explorar, analisar e rentabilizar a sua própria informação.

Na prática, o que acontece muitas vezes é que os departamentos:

• técnicos possuem complexos sistemas PDM (Product Data Management), para gerir ficheiros CAD;
• de compras funcionam com portais dedicados, para partilha de documentação com os seus fornecedores;
• de produção têm cópias em papel dos projetos criados pelos departamentos técnicos;
• as áreas comercial e de qualidade têm os seus próprios sistemas de gestão da informação.

Como quebrar os silos de informação? 

Nas palavras do próprio Welch, este previu que: “ao eliminar os silos organizacionais, as empresas poderiam alcançar a agilidade e a inovação tecnológica essenciais ao Séc. XXI”.

Na Sqédio by Ibermática, também acreditamos que uma estratégia bem sucedida de transformação digital rumo à Indústria 4.0 implica quebrar estes silos, através da implementação de sistemas de gestão da informação. 

É essencial que as empresas disponham de soluções que facilitem a integração de toda a cadeia de valor – desde a engenharia até à fábrica. E, desta maneira, sejam capazes de otimizar processos e ganhar a necessária agilidade para fazer face às permanentes mudanças do mercado.

A transformação digital é um processo que diz respeito a toda a organização: exige uma visão integral de todos os processos e um fluxo de informação que interliga todas as áreas ou departamentos rumo à eficiência, qualidade e inovação.

O objetivo da transformação digital é que a empresa ganhe verdadeira intelligence. Isto é, disponha de dados verdadeiros, fiáveis e informação em tempo real, de forma a poder otimizar e rentabilizar o seu plano de ação. Além disso, os dados devem ser recolhidos de tal forma que sejam significativos e acessíveis. Só assim será possível tomar decisões de valor acrescentado e incrementar a competitividade!

Qual o papel dos Sistemas de Gestão da Informação na eliminação dos silos de informação?

Os sistemas de gestão da informação têm um papel fundamental na quebra dos silos de informação nas organizações: os dados passam a estar integrados e estruturados, permitindo que possam ser utilizados da melhor forma, para se alcançarem os melhores resultados!

A partilha dos dados pelos diferentes departamentos irá permitir novas utilizações da informação e até eventuais inovações nos produtos e/ou serviços da empresa. Algo que será impossível se a informação estiver limitada a uma única área ou departamento.

Atualmente, existem no mercado inúmeros sistemas de gestão da informação para a indústria.

Recomendamos que este tipo de sistemas deva ser desenvolvido com tecnologia SOA ou Service-Oriented Architecture – uma arquitetura baseada em serviços, com o objetivo de integrar o repositório documental com outros sistemas da organização (tais como: software ERP, CRM, sistema MES, etc).

Quais os benefícios de eliminar os silos de informação através de Sistemas de Gestão da Informação?

Com os sistemas de gestão da informação, as empresas vão ser capazes de eliminar os silos de informação e obter inúmeras vantagens ao nível de:

• informação unificada – uma única fonte de verdade para toda a empresa;
• comunicação mais ágil;
• otimização do uso da informação;
• integração de toda a cadeia de valor;
• verdadeira colaboração entre as diversas áreas ou departamentos;
• melhoria na inovação de produtos e/ou serviços;
• visão global da empresa, refletindo a atividade de cada área ou departamento.

Adicionalmente, a empresa beneficiará de uma significativa poupança de custos e tempo. Ao mesmo tempo que, será capaz de desenvolver processos de trabalho mais eficientes – um fator imprescindível para alcançar os objetivos de produtividade e rentabilidade.

No âmbito desta temática, recomendamos, ainda, a leitura de outros artigos que já publicámos:

• PDM ou PLM: qual a melhor ferramenta de gestão da informação?
• PDM: os benefícios da implementação de um sistema de Product Data Management na sua empresa
• Melhore o seu sistema de gestão de informação com SOLIDWORKS PDM
• Como resolver os problemas de coordenação de departamentos através de uma comunicação interna eficiente
• ou Melhore a coordenação e produtividade das suas equipas através de um sistema PDM

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