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Sistema de gestão da informação: como quebrar os silos de informação?

Sqédio | Sistema de gestão da informação

Quando uma empresa não tem um sistema de gestão da informação, surgem os tão conhecidos silos de informação, que comprometem a eficiência de toda a empresa!

O que são os silos organizacionais?

Os silos organizacionais dizem respeito à incapacidade de uma empresa trabalhar de forma eficiente entre todas as áreas ou unidades de negócio, ou seja, cada departamento “isola-se” e trabalha à sua própria maneira.

De acordo com um estudo da PwC, “50% das empresas trabalha com silos organizacionais”.

Pelo que, podemos afirmar que as empresas que atualmente não possuem um sistema integrado de gestão da informação trabalham com silos organizacionais.

Os silos de informação na atualidade

Os silos dificultam os fluxos de informação e, por isso, tornam as organizações lentas e pouco ágeis, levantando significativas dificuldades ao nível da tomada de decisão com base em dados fiáveis.

Na Sqédio, ao longo da nossa experiência no mercado, temos vindo a encontrar empresas nas quais cada departamento possui um sistema de gestão de informação independente e isolado de todos os restantes. O elevado número de aplicações de gestão documental que as empresas possuem dá, muitas vezes, origem aos referidos silos de informação.

Uma das enormes desvantagens destes repositórios de informação isolados é a dificuldade de conseguirem explorar a sua própria informação. Além disso:

  • os departamentos técnicos possuem complexos sistemas PDM (Product Data Management) para gerir ficheiros CAD;
  • os departamentos de compras funcionam com portais dedicados para partilhar documentação com os seus fornecedores;
  • os departamentos de produção têm cópias em papel dos projetos criados pelos departamentos técnicos;
  • os departamentos comercial e de qualidade têm os seus próprios sistemas de gestão da informação.

Como quebrar os silos de informação?

Na Sqédio, acreditamos que a estratégia de transformação digital, de digitalização ou da Indústria 4.0 implica a quebra destes silos, exigindo às organizações os necessários sistemas de gestão de informação. Concorda?

As empresas precisam de soluções que facilitem a integração desde a engenharia até à fábrica, permitindo-lhes otimizar processos e tornando-as, assim, mais ágeis face à mudança. Welch previu que: “ao eliminar os silos organizacionais, as empresas poderiam alcançar a agilidade e a inovação tecnológica essenciais ao Séc. XXI”.

A transformação digital é um processo que diz respeito a toda a organização – exige uma visão integral de todos os processos e um fluxo de informação que interliga todas as áreas ou departamentos rumo à eficiência, qualidade e inovação. O objetivo da transformação digital é ganhar verdadeira intelligence, de forma a poder otimizar o plano de ação e atuação das empresas – para que seja possível tomar decisões verdadeiramente impactantes e que promovam valor acrescentado no mercado. Isto significa que, os dados devem ser recolhidos de forma acessível e significativa, desde a engenharia até à fábrica.

Os sistemas de gestão da informação têm um papel fundamental na quebra dos silos de informação nas organizações: os dados passam a estar estruturados e só assim será possível interpretar e utilizar os dados da melhor forma possível.

A partilha dos dados pelos diferentes departamentos irá permitir novas utilizações da informação, que, por sua vez, acrescentará um valor que seria impossível de alcançar se a informação estivesse limitada a uma única área ou departamento.

No mercado, existem inúmeros softwares para a gestão documental das empresas industriais.

Este tipo de sistemas deve ser desenvolvidos em tecnologia SOA ou Service-Oriented Architecture – uma arquitetura baseada em serviços, com o objetivo de integrar o repositório de documentos com outras aplicações na organização (tais como: software ERP, CRM, sistema MES, etc).

 

Quais os benefícios de eliminar os silos de informação através de sistemas de gestão da informação?

As empresas que são capazes de eliminar os silos de informação irão obter inúmeras vantagens ao nível de:

  • comunicação mais ágil;
  • melhoria no uso da informação;
  • áreas ou departamentos que trabalham integradamente;
  • melhor colaboração entre as diversas áreas ou departamentos;
  • visão global da empresa, refletindo a atividade de cada área ou departamento.

Em consequência, a empresa beneficiará de uma significativa poupança em termos de custos e tempo, ao mesmo tempo que, desenvolve processos de trabalho mais eficientes – um fator imprescindível para alcançar os objetivos definidos.

Se pretender saber mais informações acerca do sistema de gestão da informação mais adequado para a sua empresa, contacte-nos:

Contacte-nos | SOLIDWORKS e Plataforma 3DEXPERIENCE

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