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Sistema de gestión de la información. ¿Cómo romper los silos de información organizacionales?

Sistema de gestión de la información

Si una empresa no dispone de un sistema de gestión dela información, aparece un enemigo: los silos organizacionales.

¿Qué son los silos organizacionales?

Se trata de la incapacidad para trabajar eficientemente entre las áreas o unidades de negocio que integran la empresa, es decir, que cada departamento dentro de la empresa, se “aisla”, para trabajar a su propia manera.

Según un estudio de PwC“el 50% de las compañías trabaja con silos organizacionales”.

Por lo tanto, podemos afirmar que las empresas que actualmente no cuentan con un sistema de gestión de la información integrado, normalmente, sufren de silos organizacionales.

Los silos de información hoy

Los silos complican los flujos de información, porque las organizaciones se vuelven lentas y poco ágiles y puede impedir que la organización tome decisiones basadas en datos fiables.

A lo largo de estos años y actualmente seguimos encontrándonos con numerosas empresas, donde cada departamento disponía de un sistema de gestión de la información independiente y aislado. Debido a la gran cantidad de aplicaciones de gestión documental con las que cuentan las empresas, suele ocurrir que estas den origen a silos de información.

Sistema de gestión de la información

Uno de los grandes hándicaps de estos repositorios de información aislados es la dificultad de poder explotar esa información que contienen. Además:

  • Las oficinas técnicas implantan sistemas complejos PDM (Product Data Management), donde gestionar los archivos de CAD.
  • Los departamentos de compras poseen webs donde compartir la documentación con sus proveedores.
  • Los equipos de producción mantienen copias en papel de los planos generados por las oficinas técnicas.
  • El área comercial o el departamento de calidad disponen de sus sistemas propios.
¿Cómo romper con los silos de información?

Consideramos que la estrategia de la trasformación digital, digitalización o industria 4.0 pasa por la rotura de estos silos, dotando a las organizaciones de los sistemas de gestión de la información necesarios. ¿No estás de acuerdo?

Las empresas necesitan soluciones de negocio que faciliten la integración desde la ingeniería a la planta, que permitan optimizar los procesos volviendo las organizaciones más agiles ante los cambios. Welch predijo que: “al eliminar los silos organizacionales, las compañías podrían conseguir la velocidad y la innovación tecnológica que llegarían en el siglo XXI”.

La transformación digital es integral en la organización. Se necesita una vista de extremo a extremo de los procesos, un ciclo de información que conecta todas las piezas de innovación, calidad y eficiencia. Su visión es obtener una verdadera inteligencia y entregarla al punto de acción, donde se puedan tomar decisiones impactantes que verdaderamente hagan avanzar el valor añadido. Eso significa que los datos deben recopilarse de forma tal que sean accesibles y significativos, desde la ingeniería al proceso de fabricación.

El papel de los sistemas de gestión de la información en la rotura de los silos, favorece la eliminación de estos silos de información en las empresas, ya que tener los datos bien estructurados es extremadamente importante para la empresa. Solo de esta forma, la organización será capaz de interpretar y utilizar esos datos de la mejor manera posible.

Al compartir los datos obtenidos por cada departamento, surgirán nuevos usos para los mismos que, a su vez, aportarán un valor, imposible de conseguir si la información se quedase restringida al conocimiento de un solo departamento.

En el mercado hay numerosos softwares comerciales que solucionan la problemática de la gestión documental para organizaciones industriales. Si quieres leer más sobre estos sistemas de gestión de la información te recomendamos que leas sobre: SOLIDWORKS PDM.

Este tipo de soluciones deben estar desarrolladas sobre tecnología SOA, arquitectura basada en servicios, con el objetivo de integrar el repositorio documental con otras aplicaciones de la organización como el software ERP, el CRM, el sistema MES,…

¿Cuáles son los beneficios de eliminar los silos de información con sistemas de gestión de la información?

Las empresas que consiguen eliminar los efectos negativos de los silos pueden beneficiarse de:

  • Comunicación más ágil
  • Mejora en el uso de información
  • Departamentos que trabajan en sintonía
  • Colaboración entre áreas
  • Visión global capaz de reflejar las acciones de cada departamento.

El resultado es un ahorro de tiempo y de costes, así como la creación de un proceso más eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.

¿Quieres saber más sobre los sistemas de gestión de la información? No te pierdas nuestro próximo post aquí.

Sistema de gestión de la información

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