ERP: 7 fatores essenciais para selecionar um sistema de gestão

Dezembro 16, 2021

Se está à procura de um novo ERP para a sua empresa, chegou à página certa! Já pensou implementar um novo sistema ERP ou efetuar algum desenvolvimento? Independentemente da situação, neste artigo apresentaremos alguns pontos-chave a ter em consideração ao selecionar o seu novo sistema de gestão.

Como selecionar um sistema de gestão para a sua empresa?

Selecionar um sistema de gestão é uma questão primordial para qualquer empresa – e não necessariamente pelo valor de investimento envolvido. Tomar uma decisão estratégica correta desta dimensão pode afetar decisivamente os processos produtivos da empresa.

Na realidade, a cadeia de valor na indústria leva-nos a concluir que, caso não se efetue a escolha correta quanto ao sistema de ERP, muito provavelmente esta gerará consideráveis prejuízos nas operações do dia-a-dia, conduzindo à perda de competitividade do negócio durante um período de tempo substancial.

Por todos estes motivos, reunimos neste artigo os pontos-chave para o ajudar a selecionar o novo ERP para a sua empresa industrial.

1. O ERP deve ser desenvolvido especificamente para o seu setor

Se a sua empresa faz parte do setor industrial, um sistema de gestão generalista não será adequado para a sua empresa. De facto, a implementação de um software de gestão numa empresa implica que os processos de desenvolvimento devem considerar uma ferramenta à medida das suas necessidades.

Igualmente, o ERP para uma empresa industrial deverá integrar, a priori e de forma padronizada, todas as funcionalidades adequadas aos requisitos dos processos industriais. Ou seja, o objetivo é que funcionalidades padrão sejam 100% ajustadas às necessidades das empresas industriais.

Além disso, o ERP deve ser modular: não é possível abordar a implementação ao longo de toda a cadeia de valor de uma única vez e deve realizar-se de forma gradual, por módulos ou fases.

Inclusivamente, para se poder adaptar a cada uma das situações e requisitos da empresa, o ERP deve permitir um elevado grau de parametrização.

Em última instância, o ERP deve ser capaz de se adaptar a qualquer processo – o que implica que, se uma empresa dispõe de um sistema de produção “por processo” ou “misto”, o sistema de ERP deve ser capaz de responder a essas necessidades em particular.

2. Capacidade de integração e de colaboração na cadeia de valor da indústria

“Indústria 4.0” é um conceito muito debatido ultimamente e que se pode entender de diferentes maneiras, dependendo da perspetiva de quem o aborde.

Na Sqédio by Ibermática, defendemos o conceito de digitalização e integração para a Indústria 4.0. Este é o contexto em que as empresas do setor industrial operam atualmente. O conceito é simples: todos os processos e departamentos devem estar integrados entre si, com o objetivo de alcançar os melhores resultados globais para a empresa, facilitando, assim, o trabalho e melhorando o desempenho.

Como é que este contexto afeta o sistema de ERP?

O software de gestão selecionado deve estar preparado para ser integrado com toda a cadeia de valor da indústria:

contextos de engenharia;
soluções MES;
automatização industrial.

Além disso, deve ser capaz de coordenar todos os processos da empresa, numa sequência de tarefas definida por cada função, de forma controlada e acompanhada, permitindo estabelecer dinâmicas de colaboração entre qualquer agente – interno ou externo.

3. Ferramentas de gestão avançadas

Estas ferramentas são fundamentais, uma vez que permitem a manutenção autónoma da empresa, no que diz respeito à customização do ERP (novos campos, novos ecrãs, entre outros), relatórios e análise de dados.

4. Capacidade de mobilidade – HTML5

É imprescindível que o software de gestão a implementar seja totalmente compatível com os dispositivos móveis da empresa, para que seja possível aceder à informação a partir de qualquer lugar – tal como acontece com a nossa caixa de emails.

5. A importância do fornecedor

Um dos fatores cruciais na escolha de um ERP é o parceiro com o qual iremos trabalhar. A empresa que irá fornecer o sistema ERP não deverá ser um simples fornecedor, mas sim funcionar como um verdadeiro parceiro tecnológico, com o qual seja possível estabelecer uma relação duradoura e sustentável a longo prazo.

Em seguida, indicamos alguns dos fatores que consideramos mais importantes para assegurar uma relação de sucesso com o seu fornecedor de ERP:

empresa solvente: com garantias para o presente e futuro, avaliando a sua presença geográfica e capacidade de implementação;
projetos em curso: saber com que empresas está a trabalhar atualmente esse fornecedor e procurar referências de clientes que atualmente tenham esse sistema ERP;
gestão da mudança: ações para minimizar o impacto do projeto na empresa;
modelo de assistência: indagar o modo de funcionamento desse fornecedor face a erros e problemas.

6. Custos do projeto e da sua manutenção

Também é muito relevante analisar os custos do projeto, conhecendo não só os custos de implementação na sua fase inicial, como também os da sua manutenção e serviços de assistência ao longo de todo o processo.

Ainda, deve ter em conta o custo das licenças do software ERP, que dependerá da quantidade de módulos e utilizadores que irá contratar.

Também deve ter conhecimento acerca dos custos de:

serviços do projeto;
consultoria;
parâmetros da solução;
transferência de dados.

Igualmente, não deverá esquecer-se dos custos de assistência técnica e custos de manutenção da licença do ERP, especificamente se o pagamento será efetuado: por ano, semestre, trimestre ou mês ou será uma licença paga uma única vez.

7. Fator humano

Este é também um dos fatores mais importantes aquando da seleção de um sistema de ERP e que, na maioria dos casos, não é de todo considerado.

Ao implementar um novo sistema de ERP na empresa, é fundamental certificar-se de que tanto a administração, como os responsáveis de departamento estão totalmente convictos do projeto. É importante que todos entendam o motivo da mudança e que apoiem o projeto até que a sua implementação seja uma realidade.

O líder de cada departamento deve mostrar todo o seu apoio a este novo projeto, pois, como todos sabemos, as mudanças são sempre situações críticas – é necessário ter noção de que, para uma pessoa que já trabalha de uma certa forma há muito tempo, a mudança vai envolver um esforço que inicialmente poderá não ser tão imediato para esse efeito.

Pelo que, é sempre necessária alguma paciência adicional, a mudança é positiva e benéfica – tanto para a empresa, como para o trabalho do dia-a-dia dos colaboradores.

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