5 Critérios-chave para selecionar o melhor software ERP para a sua PME Industrial

Fevereiro 28, 2022

Como selecionar o software ERP mais adequado?

Atualmente, a seleção de um software ERP é uma questão de particular importância para uma PME – e não necessariamente pelo investimento económico envolvido. Na realidade, selecionar corretamente um ERP para a sua empresa é uma decisão estratégica que poderá afetar diretamente a produtividade de toda a organização e, consequentemente, a sua capacidade de ser competitiva e destacar-se no mercado.

O ERP é um sistema transversal, que abarca todos os processos da empresa ao longo de toda a sua cadeia de valor.

Devemos ter em conta que um software ERP é uma plataforma de gestão integral e global, na qual estão refletidos todos os processos empresariais e através da qual a informação flui, fornecendo a análise de negócio necessária para a tomada de decisões.

Em conclusão, selecionar o ERP correto para a sua PME é de vital importância, para não incorrer em custos operacionais elevados, que – com toda a certeza – afetarão decisivamente a competitividade do seu negócio e por um período significativo.

Por outro lado, podemos também afirmar que esta não é uma decisão simples ou fácil para uma PME, uma vez que as empresas não dispõem da experiência ou conhecimento necessárias para esse efeito.

Em seguida, apresentamos os que consideramos serem os 5 critérios-chave para a seleção de um software ERP para uma PME industrial:

1. ERP com funcionalidades desenvolvidas especificamente para o setor industrial.

a) Para uma PME industrial, um sistema ERP generalista não tem qualquer valor, uma vez que serão necessários desenvolvimentos e/ou adaptações à medida, o que implicará custos adicionais elevados e prazos de implementação alargados.

b) As caraterísticas e funcionalidades de um software ERP industrial devem contemplar, de forma padrão, todas as necessidades dos processos industriais – o objetivo deverá ser “zero desenvolvimentos” ou “funcionalidades padrão 100% desenvolvidas para a indústria”.

c) O ERP tem de ser modular – é possível que não sejamos capazes de abordar a implementação de uma só vez e seja necessário fazê-la de forma gradual -por módulos ou por fases.

d) Ainda, o software ERP tem de configurável e parametrizável, para se adaptar a cada negócio e aos diversos setores industriais.

Gestão por Projetos vs. Gestão por Processos

Por um lado, temos a produção centrada no pedido, cujo protagonista é o produto – e, em consequência, a produção deve responder às diversas especificações de customização-configuração do cliente. Esta abordagem de trabalho está particularmente ajustada à gestão por projetos.

Por outro, temos a produção em série, cujo protagonista é o próprio processo e o foco é a eficiência, qualidade, disponibilidade do processo de fabrico e rastreabilidade dos materiais. Nestes casos, a abordagem de trabalho mais ajustada é a gestão por processos.

No meio destes extremos, existe uma ampla panóplia de padrões mistos, em que o tipo de produção é uma combinação dos anteriores e o verdadeiro desafio reside em conseguir um equilíbrio entre ambas as abordagens. Ou seja, o objetivo é que a organização seja capaz de adaptar, de forma ágil, os seus produtos e a cadeia de valor às necessidades cada vez mais específicas dos clientes, mantendo simultaneamente elevados rácios de eficiência nos seus processos. Adicionalmente, é crucial que este processo penalize o mínimo possível a qualidade, tempo e custos.

e) Em última instância, o ERP tem de ter a capacidade de adaptação exigida pelo processo.

2. Software ERP com capacidade de integração e colaboração.

No contexto das atuais PMEs industriais e Indústria 4.0, o sistema ERP deve estar tecnologicamente preparado para se integrar ao longo de toda a cadeia de valor – como é o caso da integração com os ambientes de engenharia (CAD) ou captura de dados em fábrica (MES).

O ERP deve, ainda, dispor da capacidade de estruturar todos os processos da empresa numa sequência de tarefas definida por função, de forma controlada e auditada (workflow integrado no próprio software ERP). E, assim, facilitar a colaboração e promover o envolvimento de todos os agentes internos e/ou externos.

Além do mais, o ERP deverá disponibilizar poderosas ferramentas avançadas de gestão, de forma a permitir a manutenção e autonomia pela própria empresa em tudo o que esteja relacionado com a configuração do sistema, relatórios e análise inteligente de dados.

3. Sistema ERP com características de mobilidade.

É fundamental que o ERP seja compatível com todos dispositivos móveis, para que seja possível aceder-lhe a qualquer hora, em qualquer lugar.

Em particular, esta potencialidade é fundamental em ambientes logísticos, de serviço técnicos, comercial, bem como para todos os intervenientes da cadeia de valor que necessitem acesso à informação do ERP, sem mais restrições do que as habituais medidas de segurança definidas pela empresa.

4. Fornecedor especializado de software ERP.

Um fator de vital importância ao selecionar o seu ERP Industrial é a escolha do parceiro certo com o qual irá trabalhar. Todos os pontos anteriores são essenciais, mas não suficientes por si só! De facto, a chave de todo o processo reside na escolha do parceiro de implementação do seu sistema ERP.

Quais os fatores-chave a ponderar na escolha do seu fornecedor?

solvência da empresa – para garantir o acompanhamento presente e futuro da implementação, avaliando a sua presença geográfica, dimensão, capacidades de implementação, faturação, parcerias, entre outros;
projeto de implementação – gestão, organização e metodologia; gestão do âmbito do projeto, equipa, planeamento, gestão de riscos, qualidade;
gestão da mudança – ações para minimizar o impacto do projeto na empresa;
referências de implementação – identificação de projetos similares implementados pelo fornecedor que demonstrem a sua experiência;.
modelo de suporte funcional e técnico – atuação face a incidências, erros e atualizações.

5. Os custos do projeto e da sua manutenção futura.

O último ponto a analisar são os custos do projeto. Além dos custos da implementação na fase inicial, é também importante conhecer os custos de suporte e manutenção do ERP.

Custos das licenças do ERP – habitualmente, em função dos módulos e dos utilizadores;
Custo dos serviços do projeto – os custos de consultoria, parametrização, transferência de dados para o novo ERP, testes de integração, formação e ativação do sistema;
Custos de suporte – o custo do suporte funcional e técnico da solução implementada;
Custos de manutenção da licença ERP – os custos de manutenção evolutiva da licença ERP.

Conclusão

Analisando detalhadamente cada um dos 5 critérios-chave acima indicados, provavelmente já terá selecionado o software ERP mais adequado às necessidades e desafios da sua PME industrial. No entanto, se ainda tiver alguma dúvida, investigue, faça questões, procure alternativas, assegure-se das suas reais necessidades e desafios vindouros!

Relembre que, selecionar o software ERP mais adequado para a sua PME industrial é um trabalho árduo, mas que terá certamente as suas recompensas!

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