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COORDINACIÓN EMPRESARIAL: ¿Qué problemas surgen en la coordinación entre departamentos? ¿Cómo detectarlos y solucionarlos?

coordinación empresarial

Índice

¿Es la coordinación empresarial clave en tu organización? En la actualidad, las empresas deben competir tanto a nivel nacional como con otros países para ofrecer costos de producción más bajos y mayor calidad en sus productos. Con este objetivo es muy importante trabajar de forma eficiente y competitiva la coordinación empresarial y las barreras interdepartamentales.

La mayoría de los problemas de coordinación de departamentos están directamente relacionados con una mala coordinación empresarial, y, planificación y gestión de la comunicación interna. No resolver estos problemas a tiempo por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o capacitación profesional compromete a la organización y acabará teniendo consecuencias en los resultados. Por esta razón, se debe evolucionar a una organización más flexible y coordinada, superando aquellas organizaciones jerárquicas de antaño que dificultaban la toma de decisiones.

¿Cómo ha evolucionado la coordinación empresarial?

Tradicionalmente se han producido cantidades ingentes de documentación a lo largo del proceso de desarrollo de producto según los requerimientos marcados por los distintos procesos productivos. Esa documentación ha ido fluyendo por los distintos departamentos de la empresa, además de siendo ampliada proceso a proceso, generando nichos estanco de información. Estos departamentos estancos, a los que se les encomendaban tareas bien definidas, y se les asignaban los recursos necesarios para acometerlas en plazo, carecen de la flexibilidad necesaria para adecuarse a los imprevistos que surgen en la fabricación a medida.

Las tendencias generales del mercado hacen pensar que cuanta más documentación generamos, mejor producto tenemos y los costes de producción se reducen. Esto no va mal encaminado salvo por una razón: no nos hemos parado a pensar que gestionar grandes cantidades de información nos quita mucho tiempo y nos genera muchos problemas de coordinación empresarial y departamental.

¿Por qué es importante la coordinación empresarial?

La manipulación de tanta cantidad de información, debe de ser gestionada por distintas manos y departamentos, genera grandes barreras interdepartamentales. No ayuda, además, la identidad jerárquica clásica del sector industrial en el que nos movemos, que dificultaban enormemente la toma de decisiones.

Debemos de evolucionar a una coordinación empresarial, flexible, sin tantos complejos organizacionales, con el punto de mira en la consecución de los objetivos marcados y en no caer en los silos de información organizacional de antaño.

Sin embargo, a pesar de todos los problemas que percibimos, aún nos encontramos con organizaciones que descuidan su comunicación y se niegan a invertir en algo que todavía interpretan como un gasto. ¿Qué problemas aparecen como consecuencia de una mala comunicación interna y coordinación empresarial?

coordinación empresarial

Coordinación empresarial: problemas detectados

A través de la gestión de la información, las empresas comparten sus valores, visión y objetivos de forma interna y entre sus ámbitos de relación en el mercado. Esto contribuye a que el personal esté alineado con la estrategia corporativa y que los equipos sean lo suficientemente efectivos, productivos y flexibles para alcanzar con éxito los objetivos estratégicos. Por tanto, cuidar y gestionar formalmente la comunicación es esencial para la vida sana de las organizaciones.

La mayoría de los problemas en cuanto a coordinación empresarial están directamente relacionados con una mala planificación y gestión de esa comunicación interna. No resolver estos problemas a tiempo por falta de conocimiento, análisis, herramientas adecuadas o abordaje profesional compromete a la organización y acabará teniendo consecuencias en los resultados.

Problemas en la coordinación empresarial y departamental: ¿cuáles son los más comunes?

Dificultad de detección de errores

El funcionamiento de los departamentos como “cajas negras” (que generan salidas fijas desde entradas establecidas), presentan graves problemas de coordinación empresarial e interdepartamental, entre los que destacan la no detección de errores, al generar salidas erróneas debidas a entradas incorrectas que no fueron detectadas a tiempo.

Silos de información departamentales

Otro de los problemas que presentan estos departamentos estancos es la organización de la información. La información es propiedad del departamento, que se encarga de almacenarla, organizarla y gestionarla a su manera. Por lo tanto, las labores de búsqueda, análisis de la información y la reutilización de la misma, se limitan al departamento y en gran medida estas solo pueden ser realizadas con los medios disponibles por el propio departamento. Por poner unos ejemplos, no sería posible buscar algún dato en los planos realizados en una oficina técnica, si no se dispone del software CAD que permite el acceso a los mismos, o buscar una incidencia en la fabricación de un producto si no se dispone de acceso al ERP (generalmente disponible para fabricación y compras).

Buscar es una labor importante para reutilizar experiencias anteriores, pero entender lo encontrado es fundamental para mejorar.

Dificultad en la comunicación

Este tipo de organización dificulta enormemente la comunicación interdepartamental, ya que cualquier intercambio de información se realiza solo durante la entrada o la salida de la “caja negra”. Por seguir el ejemplo anterior, solo en el análisis del resultado del trabajo de un determinado departamento, podemos comprobar que alguno de los datos de partida no ha sido bien interpretado. Carecer de esta comunicación durante el desarrollo del trabajo priva a la empresa de la flexibilidad necesaria ante los nuevos requerimientos, ya que la comunicación se establece al principio o al final de las tareas del departamento y pocas veces se realiza durante el proceso.

Trasferencia de la información

La trasferencia de información se realiza “por entrega”. La información del silo de cada departamento no se comparte, se trasfiere en copia al silo del siguiente departamento en el proceso de producción, duplicando la información. Esta duplicidad de información, sumada a la falta de coordinación existente, ocasiona la aparición de nuevos problemas: 

  • Errores en la coherencia y fiabilidad de la información entre departamentos: ¿Quién puede asegurar que el dato correcto es el suyo?
  • Problemas en las revisiones y versiones: ¿Se ha actualizado la información en todas partes?, ¿existe un registro del cambio?
  • Incremento del tiempo dedicado a tareas de gestión sin valor añadido.

Otros problemas

Además de los problemas previamente comentados, también pueden existir otro tipo de cuestiones, como, por ejemplo:

  • Desorientación y dificultades de alineamiento del personal con la estrategia corporativa.
  • Retrasos en la planificación de los proyectos, al tener que repetir tareas.
  • Desconfianza sobre la transmisión de conocimiento entre departamentos.
  • Problemas de adaptación y actualización a los cambios basadas en las modificaciones en todo el ciclo de desarrollo de producto.
  • Saturación de actividad de gestión de tareas improductivas.
  • Falta de espacios de colaboración, que reduce la motivación de personal.
  • Dificultad para gestionar el conocimiento.
  • Complejidad en la toma de decisiones efectiva.

La fluida comunicación interdepartamental, proporciona coherencia e integración entre objetivos, planes y acciones. Las empresas que le otorgan esa importancia estratégica y se comunican con fluidez, se aseguran que las metas y objetivos son bien comprendidos por todos y pueden desarrollar todas sus capacidades con total naturalidad.

Entonces… ¿Qué hay que hacer en cuanto a coordinación empresarial?

Para poder desarrollar un buen producto en precio, plazos y calidades de diseño en un entorno de trabajo de producto a medida, es necesario que exista una coordinación empresarial entre todos departamentos de la empresa:

  • Ventas.
  • Ingeniería.
  • Aprovisionamiento.
  • Fabricación.
  • Montaje.
  • Expediciones.
  • Puesta en marcha
  • SAT,

Todos ellos deben estar integrados. Cada uno de ellos dispone de la información adecuada, y siempre actualizada en el modo (formato) adecuado.

¿Cómo mejorar la coordinación empresarial y departamental?

Esto lo logramos integrando de forma bidireccional los sistemas de CAD y/o PDM con el ERP:

Imagen1

En Ibermática Smart Factory & OT disponemos de una solución que permite una integración completa, fácil y pragmática, características por las cuales se ha convertido en líder en integración en el mercado europeo para empresas de fabricación a medida.

  • Las principales características de este sistema que lo convierten en único en el mercado europeo, son las siguientes:
  • Arquitectura de servicios completa orientada a dar respuesta inmediata a requisitos de información, y las demandas específicas de cada rol o área.
    Análisis combinado de datos del CADy/o PDM y el ERP.
  • Semántica común.

Estas características nos permiten disponer del llamado Gemelo Digital de Producto (digital twin), que es el máximo nivel de integración en el desarrollo de un producto a medida.

¿En qué se basa la coordinación empresarial con esta plataforma?

Fase de diseño

Rol de Oficina Técnica

  • Estado de las compras/Aprovisionamiento de materiales
    • Alertas de demora en plazos de entrega de proveedores.
    • Devoluciones de materiales
  • Tiempos que se están dedicando a tareas de diseño.
  • Ensamblajes tipo kit: un ensamblaje puede definirse como un único conjunto de compra o fabricación.
  • Proveedores con problemas en entrega de un tipo de piezas necesarias en el producto.
  • Desviaciones de horas de recursos y consumos de materiales sobre lo planificado en artículos o piezas similares.

Rol de Producción

  • Previsión de entrega del diseño.
  • Sincronización ágil de cambios con estructuras de artículos y órdenes de fabricación.
  • Prever futuros recursos para ajustarlos a las necesidades de fabricación a medio y largo plazo.

Rol de Asistencia Técnica

  • Obtener toda la documentación de las máquinas en servicio, disponiendo de los planos en vigor
  • Diseño original y cambios realizados

Fase de construcción (sobre producto ya fabricado)

Rol de Oficina Técnica

  • Dedicaciones en tiempos reales a tareas de proyectos y órdenes.
  • Consumos reales de materiales respecto a productos / piezas similares.
  • Contraste de medidas inspeccionadas en Calidad con cotas de inspección definidas en el CAD.
  • Mejor conocimiento de proyectos realizados para ofertar mejor por comparativa.

Rol de Asistencia Técnica

  • Actualización del diseño tras fabricación y detalle de cambios realizados.

Fase de uso

Rol de Oficina Técnica

  • Feedback de errores detectados en Asistencia Técnica para evitar corregir los mismos errores, es decir, que se aprenda de los errores ya detectados.
  • Análisis de degradación de componentes en base al uso.

Rol de Asistencia Técnica

  • Situación en tiempo real del parque de maquinaria por cada cliente. Cambios realizados, repuestos pedidos, etc.
  • Contraste entre situación actual y diseño original
  • Datos de comportamiento de la máquina y sus componentes para ofrecer un servicio predictivo y un servicio de reparación remoto
  • Oferta de repuestos en base a predictivo. Consulta de situación
  • Planificación de personal a desplazar en base a predicción de fallos
  • Planificación de stocks de repuestos en base al predictivo

Todas estas capacidades nos proporcionan unas ventajas operativas, las cuales tendrán un impacto directo en la coordinación empresarial. Las resumimos a continuación:

1. Para la Dirección

  • Reducción de Costes:
    • Aumenta el Rendimiento.
  • Evita errores:
    • De transcripción. Al evitar la reintroducción de datos de forma manual.
    • De sincronización en las versiones y revisiones de componentes.
    • Actualización automática de la documentación de diseño en el ERP.
  • Mejora de la Calidad:
    • Al utilizar herramientas específicas para el especialista de cada proceso.
    • Integra equipos.
    • Mismo dato en cada departamento. Transparencia de la información.

2. Para el departamento de Ingeniería

  • Diseño con mejor criterio:
    • Diseño contra costes:
      • Acceso al coste real de fabricación de artículos similares.
      • Acceso al coste presupuestado, coste real, coste de compra y precio final.
        • Visualización de existencias de almacén:
          • Stock de productos.
          • Disponibilidad de materia prima.
        • Plazos de entrega de los componentes de compra
  • Mejora en la exactitud de la realización de ofertas:
    • Control de costes y plazos.
  • Simplifica las tareas cotidianas:
    • Uso de una única herramienta software.
    • Visualiza cualquier dato de RPS en el CAD.
    • Automatiza la comunicación interdepartamental.

3. Para la Fabricación

  • Mejora el proceso de fabricación:
    • Evita rehacer tareas ya creadas por Ingeniería.
    • Evita errores:
      • De interpretación al acceder a la versión correcta de la documentación.
      • Visualización de los componentes en PDF3D, eDrawings desde ERP.
      • Las incidencias en fabricación, se visualizan en Ingeniería.
    • Aumenta el Rendimiento
  • Aumenta la Calidad:
    • Al utilizar herramientas específicas para el especialista de cada proceso
    • Visualizar cualquier dato de CAD en el ERP
    • Automatiza la comunicación interdepartamental

Conclusiones sobre la coordinación empresarial

La mayoría de los problemas con respecto a la coordinación empresarial están relacionados con una mala gestión formal de la comunicación interdepartamental. Se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia, la productividad y el clima laboral. No resolver a tiempo estos problemas de comunicación provoca consecuencias que terminan por afectar los objetivos de negocio y beneficios de la organización, así como a su comunicación, reputación e imagen de la empresa.

Es competencia de la dirección, reconocer estas dificultades, intervenir y mejorar este tipo de problemas. Mejorar la coordinación empresarial y departamental mejorará la comunicación y aumentará la flexibilidad ante nuevos requerimientos. Eliminar los diferentes silos de información, mejorará las búsquedas y evitará errores, permitiendo ajustar mejor precios y plazo. En definitiva, nos permitirá ser más competitivos.

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