Hoje em dia, os acontecimentos ocorrem a uma velocidade vertiginosa e a competitividade dos negócios no mercado exige um sistema de gestão de informação eficiente, para que as empresas possam assegurar e incrementar a sua produtividade e rentabilidade.
De facto, a frequente sobrecarga de trabalhos obriga muitas vezes à realização de tarefas urgentes sem possibilidade de elaborar planos futuros – o que reforça ainda mais necessidade crítica de ter os recursos certos geridos eficientemente, para que a empresa seja capaz de se destacar das demais.
Por um lado, é necessário que os colaboradores sejam dotados das competências e experiência fundamentais, de modo que possam desempenhar adequadamente as suas funções. Por outro, é essencial que a empresa disponibilize os recursos adequados, para que os colaboradores tenham a possibilidade de alavancar a sua produtividade e a rentabilidade da organização.
Sistema de gestão de Informação eficiente rumo à produtividade e rentabilidade
São inúmeras as vantagens e benefícios associados a um sistema de gestão de informação eficiente – nomeadamente, no que diz respeito a respeito à gestão de ficheiros e documentos e poupança de tempo e custos.
Efetivamente, um dos fatores fundamentais para a melhoria contínua das empresas é a otimização da produtividade, alcançando o máximo desempenho com o mínimo de recursos.
Em concreto, esta situação também se aplica aos departamentos de engenharia – e, mais especificamente, à gestão de ficheiros e documentos.
De acordo com vários estudos realizados por diferentes empresas de consultoria especializadas, calcula-se que aproximadamente 20% do tempo de um colaborador com funções relacionadas com alguma das fases de gestão da empresa (administração, logística, compras, departamento técnico, etc.) é gasto em pesquisas de documentação. E, muitas vezes, esta mesma documentação voltará a ser utilizada em outros processos semelhantes para os quais foi originalmente gerada.
Como é que são geridos os dados de produto no departamento técnico da sua empresa - com ou sem um sistema de gestão de informação?
Para uma visão mais abrangente sobre este tema dos sistemas de gestão de informação, disponibilizamos em seguida o relatório de investigação da engineering.org e SOLIDWORKS sobre como as equipas de projeto gerem os dados de produto e ficheiros.
Caso pretenda aceder gratuitamente ao relatório, clique por favor no botão abaixo.
Esta investigação tem como foco identificar: os tipos de sistemas utilizados na gestão de ficheiros e documentos, como são utilizados e a correlação entre tipos de sistemas e falhas comuns na conceção de produtos.
Neste sentido, o objetivo é disponibilizar-lhe informação sobre os parâmetros de referência da indústria quanto a sistemas de gestão de ficheiros e documentos e, assim, poder compará-los com a sua experiência e resultados.
Em que se baseia este estudo sobre gestão de ficheiros e documentos?
Este estudo foi realizado com base numa amostra de 151 profissionais de desenvolvimento de produtos e, após uma longa observação, foi possível concluir que:
- quase metade dos inquiridos não tem um sistema de gestão de ficheiros e documentos ou PDM/PLM;
- as equipas de projeto gastam um número excessivo de horas por semana na pesquisa de ficheiros e outras atividades não produtivas;
- genericamente, a maioria dos inquiridos demonstra alguma frustração face à atuação da sua equipa relativamente a algumas medidas de controlo do processo de conceção;
- todos os inquiridos concordam em que ter uma ligação fácil e eficiente entre os seus sistemas CAD e PDM é de importância vital.
Como é que um sistema de gestão de informação ajuda a melhorar a rentabilidade de uma empresa?
Colocando de parte, entretanto, a teoria e passando a questões mais práticas. Imaginemos uma empresa que concebe e fabrica máquinas para embalamento.
Desta forma, consideremos:
- um diretor técnico;
- quatro engenheiros de desenvolvimento de produto;
- dois utilizadores de compras;
- três utilizadores para a gestão financeira;
- dois comerciais;
- um diretor de vendas;
- um responsável de armazém;
- mais duas pessoas para gerir os processos de produção e montagem.
Certamente, faltará algum outro interveniente. De qualquer forma, com os colaboradores acima listados temos 16 pessoas. Assim sendo, consideremos um calendário laboral de 264 dias x 8 horas de trabalho/dia = 2.112 horas. Em seguida e sendo conservadores, suponhamos que, com um software de gestão de informação – como o SOLIDWORKS PDM, poderíamos poupar 5% do tempo gasto na pesquisa de documentação: (2.112 x 20%) x 5%= 21,12 horas. Este resultado multiplicado pelas 16 pessoas representa um total de 337,92 horas poupadas – ou seja, mais de 14 dias.
Com a poupança de tempo na pesquisa de informação, que outras atividades poderiam ser desenvolvidas em cada função? E quantas novas ideias poderiam surgir para fazer crescer o negócio da sua empresa?
Estas são algumas das razões pelas quais um sistema de gestão de informação deve ser uma necessidade crítica para todas as organizações!
Um sistema de gestão de informação traz inúmeros benefícios ao departamento de engenharia, nomeadamente:
- comparar e identificar rápida e facilmente diferentes documentos, através de ferramentas de pesquisa;
- manter um histórico fiável de versões e revisão de documentos;
- reduzir substancialmente os erros no trabalho com documentos;
- facilitar a colaboração entre diferentes utilizadores;
- gerar fluxos de trabalho e automatização de processos;
- integrar esta ferramenta com outras – como por exemplo: software ERP, CAD/CAM/CAE, sistema MES/MOM, entre outras.
Na verdade, um sistema de gestão de informação não permite somente poupança de tempo. Além do mais, permite ter um controlo absoluto da informação da empresa, evitando erros ou fugas indesejadas de conhecimento crítico do negócio.
Hoje e no futuro, para que as empresas sejam rentáveis, é importante organizar o negócio, definir a estrutura de funcionamento interno de cada departamento e, por sua vez, com a restante organização – trabalhando de forma coerente e ágil.
Em consequência, será possível ter o controlo sobre o que é feito e como é feito, com impacto positivo significativo na rentabilidade da organização.
SOLIDWORKS PDM | Um Sistema de Gestão de Informação de produto eficiente
Através do SOLIDWORKS PDM, um sistema de gestão de informação de produto, é possível implementar métodos para otimizar o trabalho do Departamento Técnico, permitindo que engenheiros e projetistas se concentrem nas tarefas de valor-acrescentado.
Ou seja, de um modo geral, o objetivo é eliminar tarefas repetitivas e propensas a erros e utilizar esse tempo adicional para atividades mais exigentes, complexas e inovadoras – que permitam reforçar e alavancar a competitividade das empresas.
Na realidade, esta abordagem torne-se essencial no contexto da atualidade, em que a pressão pela redução de custos é verdadeiramente feroz.
Assim, identificar os aspetos que acrescentam valor aos produtos permite uma maior diferenciação face à concorrência e assegura a sustentabilidade a longo prazo das empresas.
Em consequência, é vital dispor dos recursos adequados para a melhoria contínua da atividade das empresas.
Ainda, o SOLIDWORKS PDM não responde apenas ao desafios e requisitos do Departamento Técnico, como também vários outros departamentos da empresa podem contribuir em diferentes fases do projeto, acrescentando informações relevantes – incluindo: operadores da fábrica, Departamento de Gestão e Administração, entre outros.
Inclusivamente, permite manter os clientes e fornecedores da empresa informados acerca do estado das suas encomendas e, ainda, participar diretamente nas melhorias – facilitando a comunicação interna e externa.
De acordo com a nossa experiência de mais de 25 anos no mercado industrial, a gestão eficiente de recursos empresariais permite melhorar a colaboração e simplificar os processos internos – o que se traduz em mais valor-acrescentado para os clientes e uma vantagem competitiva no mercado atual.
Gestão de informação de acordo com as suas necessidades | SOLIDWORKS PDM
O SOLIDWORKS PDM é um sistema que ajuda a gerir, controlar e partilhar documentos, de forma eficiente.
Todos os produtos SOLIDWORKS PDM disponibilizam acesso seguro com base no utilizador e personalização para:
- controlo de revisões;
- pesquisa de metadados;
- notificação de alterações de documentos ou pré-visualização de diferentes versões.
SOLIDWORKS PDM Professional
O SOLIDWORKS PDM Professional está integrado no Windows Explorer. Desta forma, irá reduzir substancialmente a curva de aprendizagem em relação a qualquer outro software, uma vez que beneficia de um interface com o qual a maioria dos utilizadores já está familiarizado.
Para além de gerir ficheiros CAD de peças, montagens e desenhos, o sistema gere todos os outros dados de projeto relacionados e, simultaneamente, facilita a colaboração com toda a empresa.
Com o SOLIDWORKS PDM Professional, pode gerir com segurança os dados de projeto dos seus produtos, controlar o seu acesso de forma eficaz e praticamente eliminar a possibilidade de perda de dados ou erros.
Além disso, o sistema facilita a reutilização de projetos, permitindo aos fabricantes classificar, organizar e agrupar a informação do projeto para uma pesquisa e consulta rápidas.
As licenças SOLIDWORKS PDM Professional são autónomas, ou seja, são adquiridas separadamente.
SOLIDWORKS PDM Standard
O SOLIDWORKS PDM Standard é uma solução de gestão de informação para equipas de 2 a 5 membros. De uma forma genérica, o SOLIDWORKS PDM Standard é muito similar ao SOLIDWORKS PDM Professional.
Em concreto, o SOLIDWORKS PDM Standard, que está incluído nos pacotes SOLIDWORKS Professional e Premium, reduz a carga de gestão de dados SOLIDWORKS e DraftSight em unidades de rede locais e partilhadas.
PDM Workgroup (Legacy)
O PDM Workgroup era um pacote que incluía o SOLIDWORKS Premium e SOLIDWORKS Professional, mas que foi descontinuado em 2018.
Pelo que, se atualmente ainda tiver este pacote, recomendamos a migração para o SOLIDWORKS PDM Standard, uma vez que está incluído no mesmo pacote. Assim, não terá custos adicionais em licenças.
No âmbito deste tema, recomendamos, ainda, a leitura de outros artigos que já publicámos:
- PDM: os benefícios da implementação de um sistema de Product Data Management na sua empresa
- PDM ou Product Data Management | Poupar tempo na gestão e controlo de versões de projeto
- Sistema de gestão da informação: como quebrar os silos de informação?
- Melhore o seu sistema de gestão de informação com SOLIDWORKS PDM
- PDM ou PLM: qual é a melhor ferramenta de gestão da informação? Depende do que pretende gerir!
Na Ayesa Indústria, em Portugal, temos uma experiência e conhecimento acumulados de mais de 25 anos no mercado industrial e uma base instalada de mais de 4.300 clientes por toda a Europa. A nossa missão é apoiar os nossos clientes a triunfarem neste desafiante contexto da Indústria 4.0!
Necessita de ajuda na seleção do Sistema de Gestão de Informação mais adequado à sua empresa?
![Ayesa Indústria | [Evento] TECH FLIGHT | Os Novos Destinos da Digitalização Inteligente rumo à maximização da Competitividade das empresas](https://ibermaticaindustria.com/wp-content/uploads/2024/05/Ayesa-Industria-Evento-TECH-FLIGHT-Os-Novos-Destinos-da-Digitalizacao-Inteligente_1200x600-1.jpg.webp)
![Ayesa Indústria | Webinar [gratuito] “Quer tornar os seus produtos sustentáveis?”](https://ibermaticaindustria.com/wp-content/uploads/2024/05/Ayesa-Industria-Webinar-Quer-tornar-os-seus-produtos-sustentaveis_1200x600.jpg.webp)
