A gestão otimizada e eficiente de versões é uma questão fulcral no âmbito do projeto industrial de engenharia – e, assim, um sistema PDM ou Product Data Management é essencial à rentabilidade do processo de desenvolvimento de produto.
De facto, o processo de desenvolvimento de produto exige a gestão de grandes volumes de informação e não dispor de um sistema de gestão de dados de produto pode gerar inúmeros problemas e falhas de projeto.
Para além do mais, os desafios da atualidade fazem com que um software de gestão e controlo de versões e acesso rápido à informação de projeto seja fundamental.
Ou seja, é verdade que, cada vez mais, os prazos são comprimidos e é necessário dar respostas cada vez mais rápidas às exigências de entregas de projeto. E, na prática, é habitual despender-se demasiado tempo à procura de ficheiros de projeto – seja porque não existe um sistema de gestão e controlo eficiente de versões, seja pela elevada complexidade da informação.
Em consequência, surgem:
- perdas de tempo na pesquisa de ficheiros;
- erros de projeto;
- aumento de custos para a empresa.
Isto é, a gestão e controlo de versões de projeto afeta não só o departamento de engenharia, como igualmente todas as áreas da empresa.
Assim sendo, o objetivo de um sistema de PDM ou Product Data Management será reduzir ao máximo qualquer uma das situações acima referenciadas.
PDM ou Product Data Management… ou quais as desvantagens de não se dispor de um sistema de gestão de versões de projeto?
Um sistema PDM ou Product Data Management é essencial para a produtividade de engenheiros e projetistas no âmbito do departamento técnico.
Em concreto, cada departamento de uma empresa comporta uma complexidade significativa e própria.
No entanto, num gabinete técnico, engenheiros e projetistas deparam-se com uma diversidade de situações críticas, para as quais é incontornável saber responder de forma produtiva – o objetivo é concentrar-se no projeto e não na gestão do enorme volume de dados.
São inúmeras as desvantagens de não se dispor de um sistema de gestão de versões de projeto como um PDM ou Product Data Management, nomeadamente, ao nível de:
- pesquisa de documentos – não existe um adequada gestão e controlo de documentos, quer em termos de formato, quer de localização;
- retrabalhos: não existindo controlo de versões, as alterações não são comunicadas – e, portanto, os responsáveis não são notificados;
- controlo de versões de documentos: não existindo um sistema automático de versões, não é possível identificar quem é o responsável por eliminar ficheiros;
- fluxos de trabalho: não é possível dispor de notificações de alterações de estado ou de automatização de tarefas – tais como, criação automática de PDF ou DXF;
- integração do SOLIDWORKS com o ERP: as listas de materiais geradas no SOLIDWORKS não são enviadas para o ERP.
Além do mais, o desenvolvimento de projetos de engenharia sofre variações contínuas.
Nesse sentido, um sistema eficiente de gestão de versões permitirá:
- não só dar resposta aos projetos, em termos de prazos e custos – mesmo aquando da ocorrência de situações anómalas;
- como também incrementar a diferenciação, na medida em que será possível obter cada vez melhores resultados.
Pelo contrário, se o tempo de engenheiros e projetistas é gasto na gestão de documentação, de projetos e em retrabalhos, a produtividade baixará drasticamente!
Quais as diferenças entre um PDM ou Product Data Management vs. Gestor Documental?
A principal diferença entre um PDM ou Product Data Management e um Gestor Documental é que o primeiro tem a capacidade de relacionar os diferentes documentos de uma solução CAD.
Ou seja, quando se utiliza uma solução CAD 3D – como o SOLIDWORKS, por exemplo – geram-se diversos tipos de documentos (peças, desenhos, conjuntos, simulações, maquinações CAM, …) que se relacionam entre si. Ao ser alterada a geometria de uma peça, é necessário que essa alteração se reflita na(s) montagem(ens) em que está inserida, com os seus respetivos desenhos 2D, listas de materiais, estudos estruturais, etc.. E o mesmo acontece no caso de uma alteração ser efetuada a partir de um conjunto, desenho 2D ou de qualquer outro documento gerado no projeto.
Para que esta situação aconteça automaticamente, é necessário que os diferentes ficheiros tenham relação entre si – o que só é possível com uma solução PDM ou Product Data Management e não com um Gestor Documental.
Um sistema PLM ou Product Lifecycle Management disponibiliza ainda mais capacidades de gestão (artigos, manutenção, garantias, vendas, projetos, etc.), que podem ser interessantes para empresas que revelem algumas lacunas no que diz respeito às capacidades do seu sistema ERP – mas não tanto para empresas que tenham implementadas plataformas de dado único.
Quais as vantagens de integrar um sistema PDM ou Product Data Management no Departamento Técnico?
Com uma solução PDM ou Product Data Management será possível, sobretudo, gerir os dados da área de Engenharia e desenvolvimento de produto da empresa, permitindo:
- acesso seguro a dados fiáveis – no momento certo, à pessoa certa, por todas os departamentos da empresa;
- melhoria dos processos e da comunicação;
- incremento da produtividade das equipas de projeto;
- reutilização de projetos pré-existentes;
- garantia do cumprimento de normas.
Assim sendo, assegurar uma gestão ótima de versões para toda a empresa, a qualquer hora, em qualquer lugar, implica que a ferramenta PDM ou Product Data Management deve incluir as seguintes funções:
- Controlo de Documentação – centralização e classificação de documentação, permitindo pesquisas rápidas e evitando perdas de informação;
- Controlo de Versões – acesso automático à versão correta;
- Controlo de Acessos – segurança e registo de alterações (acessos restritos, parcial ou totalmente);
- Pesquisas – reutilização, através de um poderoso sistema de pesquisa;
- Workflow – controlo de processos: notificações, atribuição de tarefas e aprovações automáticas;
- Centralização de dados – documentos dispersos sincronizados e centralizados;
- Integração – conexão: o dado único em todos os sistemas;
- Facilidade de Uso – utilização imediata;
- Acesso à informação – a qualquer hora, em qualquer lugar.
Gestão de versões através de PDM ou Product Data Management
Com o SOLIDWORKS PDM, a gestão de versões permite efetuar o check-in e check-out de ficheiros no explorador:
- Check-in: guarda as alterações efetuadas no documento, no servidor;
- Check-out: bloqueia o documento para impedir a modificação de terceiros enquanto está a ser editado.
A função de gestão de revisões mantém um registo de versões antigas e revisões de todos os ficheiros. Quando se faz o check-out de um ficheiro e se efetuam alterações no mesmo, é criada e guardada uma nova versão.
Cada versão do ficheiro guarda as alterações efetuadas no ficheiro após a modificação da versão anterior.
Neste sentido, todos os ficheiros têm pelo menos uma versão.
A alteração do estado dos ficheiros permite associar ficheiros a um fluxo de trabalho específico – o que fará com que estes transitem ao longo do ciclo de projeto e sua aprovação. Ou seja, é necessário alterar o estado de um ficheiro para que seja possível movê-lo no fluxo de trabalho.
Nesse sentido, as transições de estado disponíveis dependem do fluxo de trabalho – sendo este desenhado pelo próprio administrador.
Como funciona a gestão de versões?
No âmbito da gestão de versões, um administrador pode configurar notificações dinâmicas e inserir comentários para uma mudança de estado, bem como selecionar destinatários quando o estado de um ficheiro é alterado.
Por outro lado, quando o ficheiro atinge um determinado estado, é possível atribuir uma revisão à versão mais recente. Por exemplo, quando é aprovado um conjunto para fabrico, é possível atribuir uma revisão que identifica que essa versão é a aprovada.
Assim, cada nova revisão é incrementada e é atribuída de forma automática na mudança de estado ou de forma manual.
Outro recurso de gestão de versões do SOLIDWORKS PDM é a capacidade de utilizar etiquetas para identificar e recuperar versões de um ficheiro, pasta, subpasta ou determinadas versões de um conjunto de ficheiros.
Além disso, com o SOLIDWORKS PDM, é sempre possível obter versões de ficheiros, bem como comparar versões e revisões.
Que objetivos são alcançados com uma gestão eficiente de versões?
Em resumo, com uma gestão eficiente de versões será possível:
- agilizar os processos de projeto, diminuindo o time-to-market;
- gerir, de forma eficiente, a documentação e os ficheiros de projeto;
- armazenar e indexar os dados de projeto de forma segura, para recuperação rápida através da reutilização do histórico do projeto.
- evitar a criação de informação duplicada – permitindo que a criação de informação de melhor qualidade;
- controlar as diferentes fases do projeto – além de, eliminar a preocupação relativa ao controlo de versões e possível perda de dados;
- partilhar versões e facilitar a colaboração dentro e fora da empresa e/ou em várias localizações;
- criar fluxos de trabalho – permitindo formalizar, gerir e otimizar os processos de desenvolvimento, aprovação de documentos e alterações de engenharia.
Sistema PDM ou Product Data Management | Conclusões
Hoje mais do que nunca, um sistema PDM ou Product Data Management é fundamental para a rentabilidade e competitividade das empresas.
Hoje em dia, o mercado está cada vez mais exigente e o mundo industrial e do projeto de engenharia está em permanente mudança.
Em contrapartida, dispor das ferramentas adequadas para a gestão de documentação e controlo de versões permitirá obter uma gestão poderosa e um controlo fiável dos dados de projeto, alcançando uma vantagem muito competitiva no mercado.
Assim sendo, é urgente tirar o melhor partido da tecnologia e ferramentas disponíveis, melhorar a forma de trabalhar, agilizar a comunicação entre todas as áreas, incrementar a colaboração – e, assim, encurtar os processos de conceção, otimizar recursos e alavancar a produtividade e rentabilidade!
Neste sentido, é necessário que cada empresa reforce as suas mais valias e identifique os seus pontos de melhoria para evoluir – caso contrário, acabará por estagnar e perder quota de mercado.
No âmbito deste tema, recomendamos, ainda, a leitura de outros artigos que já publicámos:
- Sistema de Gestão Documental | A otimização da produtividade e rentabilidade nas empresas
- Sistema de gestão da informação: como quebrar os silos de informação?
- Melhore o seu sistema de gestão de informação com SOLIDWORKS PDM
- PDM ou PLM: qual é a melhor ferramenta de gestão da informação? Depende do que pretende gerir!
- PDM: os benefícios da implementação de um sistema de Product Data Management na sua empresa
- Melhore a coordenação e produtividade das suas equipas através de um sistema PDM
Quer elevar a rentabilidade da sua empresa e beneficiar de todas estas vantagens de um sistema de Product Data Management?
