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Sistema de Gestão Documental | A otimização da produtividade e rentabilidade nas empresas

Ibermática an Ayesa company | Sistema de Gestão Documental

Quanto tempo gasta na pesquisa de documentos sem um sistema de gestão documental?

Neste artigo, iremos abordar as vantagens e benefícios de um sistema de gestão documental – nomeadamente, os temas que dizem respeito à gestão de ficheiros e poupança de tempo e custos.

Um dos fatores fundamentais para a melhoria contínua das empresas é a otimização da produtividade, alcançando o máximo desempenho com o mínimo de recursos. Em concreto, esta situação também se aplica aos departamentos de engenharia – e, mais especificamente, à gestão de ficheiros e documentos.

De acordo com vários estudos realizados por diferentes empresas de consultoria especializadas, calcula-se que aproximadamente 20% do tempo de um colaborador com funções relacionadas com alguma das fases de gestão da empresa (administração, logística, compras, departamento técnico, etc.) é gasto em pesquisas de documentação. E, muitas vezes, esta mesma documentação voltará a ser utilizada em outros processos semelhantes para os quais foi originalmente gerada.

Como é que são geridos os dados de produto no departamento técnico da sua empresa - com ou sem um sistema de gestão documental?

Para uma visão mais abrangente sobre este tema dos sistemas de gestão documental, disponibilizamos em seguida o relatório de investigação da engineering.org e SOLIDWORKS sobre como as equipas de projeto gerem os dados de produto e ficheiros.

Caso pretenda aceder gratuitamente ao relatório, clique por favor no botão abaixo:

Esta investigação tem como foco identificar: os tipos de sistemas utilizados na gestão de documentos, como são utilizados e a correlação entre tipos de sistemas e falhas comuns na conceção de produtos.

Neste sentido, o objetivo é disponibilizar-lhe informação sobre os parâmetros de referência da indústria quanto a sistemas de gestão documental e, assim, poder compará-los com a sua experiência e resultados.

Em que se baseia este estudo sobre gestão documental?

Este estudo foi realizado com base numa amostra de 151 profissionais de desenvolvimento de produtos e, após uma longa observação, foi possível concluir que:

  • quase metade dos inquiridos não tem um sistema de gestão documental ou PDM/PLM;
  • as equipas de projeto gastam um número excessivo de horas por semana na pesquisa de ficheiros e outras atividades não produtivas;
  • genericamente, a maioria dos inquiridos demonstra alguma frustração face à atuação da sua equipa relativamente a algumas medidas de controlo do processo de conceção;
  • todos os inquiridos concordam em que ter uma ligação fácil e eficiente entre os seus sistemas CAD e PDM é de importância vital.

Como é que um sistema de gestão documental ajuda a melhorar a rentabilidade de uma empresa?

Colocando de parte, entretanto, a teoria e passando a questões mais práticas. Imaginemos uma empresa que concebe e fabrica máquinas para embalamento.

Desta forma, consideremos:

  • um diretor técnico;
  • quatro engenheiros de desenvolvimento de produto;
  • dois utilizadores de compras;
  • três utilizadores para a gestão financeira;
  • dois comerciais;
  • um diretor de vendas;
  • um responsável de armazém;
  • mais duas pessoas para gerir os processos de produção e montagem.

Certamente, faltará algum outro interveniente. De qualquer forma, com os colaboradores acima listados temos 16 pessoas. Assim sendo, consideremos um calendário laboral de 264 dias x 8 horas de trabalho/dia = 2.112 horas. Em seguida e sendo conservadores, suponhamos que, com um software de gestão documental – como o SOLIDWORKS PDM, poderíamos poupar 5% do tempo gasto na pesquisa de documentação: (2.112 x 20%) x 5%= 21,12 horas. Este resultado multiplicado pelas 16 pessoas representa um total de 337,92 horas poupadas – ou seja, mais de 14 dias.

Com a poupança de tempo na pesquisa de informação, que outras atividades poderiam ser desenvolvidas em cada função? E quantas novas ideias poderiam surgir para fazer crescer o negócio da sua empresa?

Estas são algumas das razões pelas quais um sistema de gestão documental deve ser uma necessidade crítica para todas as organizações!

Um sistema de gestão documental traz inúmeros benefícios ao departamento de engenharia, nomeadamente:

  • comparar e identificar rápida e facilmente diferentes documentos, através de ferramentas de pesquisa;
  • manter um histórico fiável de versões e revisão de documentos;
  • reduzir substancialmente os erros no trabalho com documentos;
  • facilitar a colaboração entre diferentes utilizadores;
  • gerar fluxos de trabalho e automatização de processos;
  • integrar esta ferramenta com outras – como por exemplo: software ERP, CAD/CAM/CAE, sistema MES, entre outras.

Na verdade, um sistema de gestão documental não permite somente poupança de tempo. Além do mais, permite ter um controlo absoluto da informação da empresa, evitando erros ou fugas indesejadas de conhecimento crítico do negócio.

Hoje e no futuro, para que as empresas sejam rentáveis, é importante organizar o negócio, definir a estrutura de funcionamento interno de cada departamento e, por sua vez, com a restante organização – trabalhando de forma coerente e ágil. Em consequência, será possível ter o controlo sobre o que é feito e como é feito, com impacto positivo significativo na rentabilidade da organização.

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