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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Gestión de archivos óptima.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Índice

¿Cuánto tiempo inviertes en buscar documentos sin un sistema de gestión documental?

En este post hablamos sobre el sistema de gestión documental y de cómo este nos ayuda en la gestión de archivos, permitiéndonos así ahorrar tiempos y costes.

Una de las mejoras continuas que toda empresa tiene en su trabajo diario es mejorar la productividad, buscando así el máximo rendimiento, utilizando el mínimo de recursos. Esto también se aplica en los departamentos de ingeniería y más específicamente en la gestión de archivos y documentos.

Según diversos estudios de distintas consultoras especializadas, se calcula que aproximadamente el 20% del tiempo de un empleado que tenga funciones en algún estadio de gestión de la compañía (administración, logística, compras, oficina técnica, …) lo ocupa en la búsqueda de documentación, y muchas de las veces es para usarla de nuevo en otros procesos parecidos para el que se generó en su origen.

¿Cómo gestionas los datos del producto en tu departamento técnico? ¿Con un sistema de gestión documental o sin él?

Para poder obtener una visión más global sobre ello, hoy te traemos un informe de investigación de la mano de engineering.org y SOLIDWORKS donde podemos ver sobre cómo gestionan los datos del producto y los archivos de los equipos de diseño. Para obtenerlo de manera gratuita, solo tienes que hacer clic en la siguiente imagen:

Esta investigación, se centra en conocer los tipos de sistemas utilizados en la gestión documental, cómo se utilizan y la correlación entre los tipos de sistemas y los fallos de diseño de productos comunes. Todo ello, con el objetivo de que te sirva de ayuda como usuario de estos sistemas, y proveerte de información para que te ayude a comparar tus resultados con los resultados relativos al sector.

¿En qué se basa este estudio sobre la gestión documental?

Este estudio ha sido realizado a una muestra de 151 personas profesionales del desarrollo del producto y después de una larga observación, ha sido posible llegar a las siguientes conclusiones, que refuerzan todo lo que venimos contándote en otros posts sobre la gestión de la documentación en oficina técnica:

  • Casi la mitad de los encuestados no tiene un sistema de gestión documental o PDM / PLM en condiciones.
  • Los equipos de diseño dedican una cantidad sorprendente de horas a la semana a la búsqueda de archivos y otras actividades no productivas.
  • Por lo general, la mayoría de los encuestados mostraban decepción por la actuación de su equipo con respecto a algunas medidas de control del proceso de diseño, desde el intercambio de datos, hasta los ECO, pasando por evitar el rediseño de la misma parte.
  • Todos los encuestados estaban de acuerdo que tener una conexión sencilla entre sus sistemas de CAD y sus sistemas de PDM es de vital importancia.

¿Cómo ayuda un sistema de gestión documental a mejorar la rentabilidad de la empresa?

Abandonemos por un momento la teoría y vayamos a cuestiones más prácticas. Imaginemos una compañía de diseño y fabricación de maquinaria ¿de envasado? Sí, ¿por qué no?

Imaginemos la empresa con:

  • Un director técnico
  • Cuatro ingenieros desarrollando producto
  • Dos usuarios de compras
  • Tres usuarios para la gestión financiera
  • Dos comerciales
  • Un director de ventas
  • Un responsable de almacén
  • Dos personas más para gestionar los procesos de fabricación y montaje.

Seguro que me dejo algunos actores, pero solo con los que he definido, estamos hablando de 16 personas. Pensemos en un calendario laboral de 248 días x 8 horas diarias de trabajo= 1.984 horas. Bien, ahora seamos muy conservadores y supongamos que, con un software de gestión documental, como SOLIDWORKS PDM podríamos evitar un 5% de tiempo de búsqueda de documentación: 1.984 x 5%= 99,2 horas que multiplicadas por las 16 personas que hablábamos, representa un total de 1.587 horas.

¿Podemos imaginar ahora cuanto más trabajo se puede abordar en ese tiempo? ¿Cuántas nuevas ideas pueden surgir que ayuden a hacer crecer nuestro negocio?

Es por ello que un sistema de gestión documental debiera ser una necesidad crítica de todas las organizaciones.

Un sistema de gestión documental nos aporta muchos beneficios a nuestro departamento de ingeniería, porque nos ayudan, entre otras cosas a:

  • Comparar e identificar de forma muy rápida y ágil distintos documentos, a través de las herramientas de búsqueda
  • Conservar un histórico de versiones y revisiones de documentos fiable
  • Disminuir errores de trabajos sobre documentos en un alto porcentaje
  • Colaboración entre diferentes usuarios
  • Generar flujos de trabajo y automatización de procesos
  • Integrar esta herramienta, con otras, por ejemplo: software ERP, CAD/CAM/CAE, sistema MES…

Pero no solo es tiempo lo que ahorramos, trabajar con una base de datos, permite tener un control absoluto de la información de la compañía que puede evitar errores o filtraciones no deseadas del conocimiento crítico del negocio.

Para ser rentables ahora y a futuro, es importante organizar nuestro negocio, sentar las bases en el funcionamiento interno de cada departamento y a su vez con el resto de la organización, trabajando en sintonía y coherencia. Esto nos permitirá tener el control de lo que se hace y cómo se hace, repercutiendo directamente en la RENTABILIDAD de nuestra organización.

Si quieres obtener estas ventajas y llevar tu empresa a otro nivel con un sistema de gestión documental, contacta con nosotros.

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