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Como resolver os problemas de coordenação e comunicação entre departamentos e tornar a sua empresa mais competitiva?

Sqédio by Ibermática | Como resolver os problemas de coordenação e comunicação entre departamentos

A coordenação e comunicação entre departamentos é, cada vez mais, um fator crucial para a competitividade das empresas.

De facto, hoje em dia, em particular nas empresas de produção à medida (ETO ou Engineering to Order; e MTO ou Manufacturing to Order), os desafios são crescentes. Isto porque, os clientes estão cada vez mais exigentes – relativamente a preços, prazos e qualidade nos processos de desenvolvimento, produção e distribuição de produtos customizados.

Assim, um dos principais desafios que os gestores de empresas devem ultrapassar – além da redução dos custos operacionais e melhoria do posicionamento de mercado do(s) seu(s) produto(s) – é a eliminação das barreiras interdepartamentais.

Ou seja, devem fazer evoluir as suas empresas no sentido de se tornarem organizações mais ágeis, flexíveis e coordenadas, eliminando as barreiras hierárquicas de outrora, que dificultavam a tomada de decisões.

De facto, nestas organizações hierárquicas, os departamentos funcionavam de forma “estanque”, com tarefas bem definidas e os recursos necessários para o seu cumprimentos no tempo estipulado – e, assim, careciam de flexibilidade para se adaptarem aos imprevistos habituais do fabrico de produtos customizados.

Problemas de coordenação e comunicação entre departamentos

Os departamentos que funcionam de forma “estanque” – como “caixas negras” de aviões, gerando saídas estipuladas a partir de entradas preestabelecidas – apresentam sérios problemas de coordenação interdepartamental.

De facto, nestes departamentos existe uma incapacidade de deteção de erros, o que faz com que se gerem saídas incorretas, devido entradas incorretas, que não são detetadas a tempo.

Neste sentido, neste tipo de organizações verificam-se enormes dificuldades ao nível da comunicação entre departamentos, uma vez que a troca de informações se restringe apenas ao momento de entrada ou saída da “caixa negra”.

Tomando em consideração o exemplo anteriormente referenciado: apenas na análise do resultado final do trabalho de um determinado departamento é possível concluir que os dados iniciais não foram corretamente interpretados.

Isto é, a falta de comunicação ao longo do desenvolvimento do trabalho impede que este tipo de empresas tenham a flexibilidade necessária para fazer face a novas exigências, dado que a comunicação entre departamentos somente é estabelecida no início ou no fim das tarefas e raramente tem lugar durante o processo.

Silos de informação

Um outro grande desafio que trazem os departamentos que funcionam de forma “estanque” é a organização da informação. Isto é, a informação pertence – única e exclusivamente – a cada departamento, o qual é, assim, responsável pelo seu armazenamento, organização e gestão, de acordo com os seus próprios critérios.

Em consequência, a pesquisa, análise e reutilização de informação estão limitadas a cada departamento – e, em grande medida, as próprias tarefas só podem ser realizadas com os meios disponibilizados pelo próprio departamento.

Por exemplo, neste tipo de empresas, não será possível pesquisar dados nos projetos desenvolvidos no departamento técnico sem um software CAD; ou mesmo pesquisar uma incidência no fabrico de um produto sem acesso a um ERP – geralmente, disponível para produção e compras.

Efetivamente, a pesquisa é uma tarefa importante para a reutilização de experiências anteriores. E, por outro lado, compreender o que foi encontrado é essencial para melhorar!

Transferência de informação

Ainda, neste departamentos “estanques”, a transferência de informação entre departamentos é efetuada por meio de “entrega”. Isto é, a informação de cada departamento não é partilhada com os restantes, mas transferida uma cópia da informação para o departamento que se segue no processo de produção. O que quer dizer que, a informação é duplicada.

Esta duplicação da informação, juntamente com a falta de coordenação existente, leva ao surgimento de novos problemas, nomeadamente:

  • falta de consistência e fiabilidade da informação – Quem pode assegurar que detém os dados corretos?
  • problemas nas revisões e versões – A informação foi atualizada em todos os departamentos? Existe um registo das alterações efetuadas?
  • aumento do tempo gasto em tarefas de gestão sem valor acrescentado.

Melhor coordenação e comunicação entre departamentos = Maior competitividade

Em suma, melhorar a coordenação interdepartamental irá otimizar a própria comunicação entre departamentos e aumentar a flexibilidade das empresas para conseguirem fazer face às novas exigências.

E, ainda, eliminar os diferentes silos de informação, integrando-os numa única fonte, irá melhorar as pesquisas e evitar erros, permitindo às empresas ajustar melhor os preços e os prazos.

Assim, estão reunidas as condições fundamentais para que as empresas possam ser mais competitivas!

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