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10 errores comunes en la planificación de producción

errores de produccion

¿Cómo detectarlos? ¿Qué impacto tienen en la cuenta de resultados? ¿Cómo mejorarlos?

Antes de meternos en los errores de producción, vamos a meternos en contexto. Todo proceso de fabricación requiere de la ardua tarea de planificar (secuenciar) nuestra planta y de coordinar todos nuestros recursos productivos de la mejor forma posible.

Y cada vez que lo hacemos tenemos (o deberíamos tener) en cuenta múltiples factores tales cómo la disponibilidad de los recursos, el personal y su cualificación, que dispongamos de las materias primas o semielaborados necesarios, que estemos cumpliendo las fechas comprometidas. Intentaremos además minimizar las paradas de los recursos (por cambios, limpiezas, ajustes, falta de personal, falta de materiales, etc), al igual que buscaremos minimizar el WIP. Si bien estos son los más importantes, siempre están acompañados de una larga lista de buenas intenciones que se tienen en cuenta todos los días y que cambia ante cualquier incidencia en planta.

Por ello, si no prestamos la debida atención a todos los puntos, incurriremos en ineficiencias que lo único que hacen es minimizar nuestra capacidad productiva y aumentar el coste de nuestra fabricación. Nos centraremos ahora en los errores más destacados (y que ya hemos empezamos a mencionar), y hablaremos del impacto que tiene en nuestro día a día sin olvidar cómo afectan a la rentabilidad de la empresa. Empezaremos por los cuantificables y terminaremos con aquellos que es más difícil traducir a números, pero que pueden tener un impacto aún mayor en el futuro de la compañía. Aquí os dejamos 10 errores de producción:

Error 1: Mucho tiempo y de poco valor añadido

Dependiendo de la complejidad de nuestro proceso, la correcta secuenciación de todos nuestros recursos puede llevar varias horas al día y, en muchos casos, de varias personas. Esto hace que nos quede poco tiempo para dedicarnos a tareas que realmente aporten valor a la empresa. Ajustes finos al proceso, análisis de posibles retrasos (de materiales, proveedores, etc) y sus consecuencias, el impacto de planes de mantenimientos a medio plazo, anticipar la evolución del mercado y cómo debemos adaptarnos (por ejemplo, nuevos proveedores, posibles picos de trabajo, asegurar las fechas de fabricación, etc) son tareas que vamos dejando de lado porque el día a día nos lo impiden.

Dicho de otra forma, no sólo le estamos dedicando mucho tiempo, sino que además lo hacemos en tareas que no aportan valor.

¿Podríamos dedicarle menos tiempo a la secuenciación y mucho más al análisis y comparación de escenarios?

Error 2: Imposibilidad de “medir” las decisiones

El arte de secuenciar incluye un equilibrio muy fino entre optimizar los procesos y cumplir lo comprometido. Cualquier cambio que hagamos inclinará la balanza en un sentido u otro. Pongamos un ejemplo simple: cuándo el departamento comercial se compromete con una fecha de entrega sin consultar a producción, lo que está haciendo es generar ineficiencias “per se”, ya que no ha tenido en cuenta en qué momento nos viene mejor fabricar ese producto (por ejemplo, los productos de color blando conviene fabricarlos juntos y el de este pedido hay que hacerlo 3 días antes que el lote previsto), o el resto de los compromisos.

¿Y si pudiéramos medir el impacto de cada cambio y, según los resultados, tomar la mejor decisión en cada momento? Evaluar el impacto de estos cambios se vuelve cada vez más necesario.

Error 3: Dificultad para maximizar la producción

Para aumentar la productividad debemos tener en cuenta cualquier causa que haga que nuestras máquinas (células de trabajo o recursos) no trabajen. Minimizar limpiezas evitables, cambios en el setup de máquinas, problemas con fases anteriores, problemas con materiales o personal, y un largo etc, afectan a nuestro OEE, y deben tenerse en cuenta en la programación de los recursos. Hay que recordar que: Menos tiempo fabricando = menos rentabilidad.

Los algoritmos de simulación a capacidad real, son una ayuda muy importante para optimizar y coordinar la fabricación y maximizar el OEE. En este artículo podrás encontrar más información sobre este tema:

Error 4: Problemas para sincronizar compras con producción vs mucho stock inmovilizado

Volvamos a los ejemplos. Si el departamento de producción no tiene claro un amplio horizonte de fabricación (cuando se fabricará todos los pedidos confirmados), es imposible coordinar las compras y la logística para abastecer el proceso correctamente. Históricamente esto se ha solucionado mediante un sobre stock para no entrar en rotura.

Esta nueva ineficiencia evidentemente no afecta a la producción, pero sí al departamento financiero de la empresa que cuenta con menos dinero disponible y mucho inmovilizado.

¿Podríamos reducir es stock sin comprometer la fabricación?

Error 5: Múltiples reuniones

La coordinación de procesos en toda empresa es vital. A falta de otros medios, lo habitual es tener reuniones de coordinación departamental e interdepartamental. Departamental para saber el estado del proceso, analizar problemas y determinar siguientes pasos, e interdepartamental para coordinar con el resto de la compañía necesidades (compras, proveedores, mano de obra, etc), fechas de entrega (para logística y comercial), retrasos, y cualquier otro punto que afecte al proceso.

Este error incluye no sólo las reuniones sino también las llamadas telefónicas, correos o cualquier otro medio (Teams, Whatsapp, etc) necesario para intercambiar información que no se encuentre en los sistemas informáticos de la empresa.

¿Y si tuviéramos todos estos datos en los sistemas corporativos plenamente sincronizados para que cada uno tuviese la información que necesita?

Error 6: Errores por transcripción de datos

Este error es claro y muy recurrente. La gestión manual de la información trae aparejada, tarde o temprano, errores de transcripción de datos, muchas veces difíciles de detectar ya que, por ejemplo, fabricar un lote de 100 piezas o de 110 (por error), no llama la atención a nadie (porque podría estocarse). ¿Pero y si hablamos de un error en una medición, o en el código de un componente? Aquí el problema puede ser mayor y necesitar ser reprocesado.

Dependiendo del tipo de error, estaremos hablando de un mayor o menor coste de fabricación. Pero de lo que siempre estaremos hablando es de ineficiencias evitables.

Evitar la manipulación y transcripción de datos es el único camino para evitar los errores.

Error 7: Envíos urgentes o penalizaciones u horas extras para cumplir

Ya sea para mantener un buen nivel de servicio o para evitar penalizaciones, son habituales los envíos urgentes o las horas extras para fabricar un pedido.

Comentábamos más arriba la importancia de un horizonte amplio (y válido) de fabricación, y aquí nuevamente tenemos un ejemplo de su necesidad. Contar con esta herramienta nos permite anticiparnos a este tipo de problemas y disponer de las herramientas (proveedores, contratos eventuales, negociaciones con los clientes, etc), que nos permitan evitar (o reducir) las horas extras, envíos o, en el peor de los casos, penalizaciones.

Error 8: Falta de Agilidad

Lo habitual es que lo que hemos pensado que íbamos a fabricar cambie al poco tiempo, ya sea por una parada no prevista, por falta de materiales, nuevos pedidos urgentes, falta de personal, y una larga lista de posibles incidencias.

Obtener un nuevo mejor escenario, requiere de empezar de nuevo. Si nos ha llevado 3 horas, es lo que necesitamos para tener el nuevo planning optimizado. ¿Pero qué pasa mientras tanto? ¿Cómo seguimos? ¿Cómo afecta a las entregas?

La falta de agilidad es común en las empresas, pero no por ello hay que dejar de entender cómo nos afecta en el día a día y en los costes de fabricación.

Error 9: No poder dar fechas fiables

La satisfacción del cliente repercute en las ventas: por recurrencia, por recomendaciones, etc. Esta satisfacción en parte viene dada por cómo cumplimos las fechas a las que nos comprometemos. Pero: ¿somos capaces de cumplir con las fechas dadas? ¿y a qué coste?

Esta nueva ineficiencia, muy difícil de medir, es vital para la supervivencia de cualquier empresa. Por ello, es importante poder tomar el control y saber cómo podemos dar fechas realistas pero que no nos implique ni un sobrecoste en stock ni en otras ineficiencias.

¿Cuánto mejoraría este parámetro si cada fecha que diéramos fuera 99% fiable (siempre podemos cometer un error, faltaba más)?

Error 10: El conocimiento no es de la empresa

Nos guste o no, cuando se secuencia nuestra fábrica de forma manual, el conocimiento es de las personas.

Este es un problema que puede que hoy no tengamos, pero tarde o temprano (por ejemplo, una baja), repercutirá en el proceso, y con ello en la eficiencia de la empresa.

¿Y si esto no fuera así? ¿Y si nuestro personal pudiera coger vacaciones o un puente sin miedo a que lo llamemos a cualquier hora?

Ser Eficiente o Ineficiente, esa es la cuestión.

Parafraseando a Shakespeare, creo que queda claro por donde se nos escapa el dinero durante un proceso de fabricación, y podemos elegir entre seguir haciéndolo igual, o querer ser más eficientes. Podríamos seguir hablando de reducir el “Work in progress (WIP)”, o de los reprocesos o incidencias, de la gestión de la mano de obra, y varios puntos más, pero creemos que ha quedado expuesto el tema y la importancia de reducir estas ineficiencias evitables.

¿Qué impacto tienen en la cuenta de resultados?

Pero intentemos bajar a tierra y traducir estas mejoras. Así, y cómo ejemplo, las empresas que han optimizado esta tarea han obtenido grandes resultados que se pueden medir en los siguientes valores:

errores de produccion

También tendremos los otros beneficios más difíciles de “monetizar”, en el que cada uno debe hacer el ejercicio de inferir el beneficio para su empresa.

¿Cómo podemos mejorarlos (o evitarlos)?

Las herramientas de Secuenciación avanzada de la producción APS, cómo por ejemplo Delmia ORTEMS APS de Dassault Systemes, ayudan solucionar los errores de producción y a transformar y obtener beneficios cómo los anteriormente descritos. Si quieres saber más sobre ella, puedes hacerlo haciendo clic aquí.

¿Te has sentido identificado?

¿Crees que hay mucho por mejorar para ser más competitivos?

Si quieres recibir más información o que te resolvamos alguna duda sobre los errores de producción, contáctanos y te contactaremos con la mayor brevedad posible.

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