¿Excel como herramienta de secuenciación? Ante todo, dejemos algo claro, Excel es una herramienta muy buena y que nos ha ayudado desde siempre. De hecho, ha estado ahí cuando la empresa recién empezaba a trabajar y ha evolucionado tanto como lo ha hecho nuestros procesos productivos.
Con ella hacemos lo que queremos, la modificamos todos los días, agregamos nuevos datos, es decir, la podemos hacer tan simple o compleja como necesitemos (o podamos), pero también cometemos errores, muchas veces sin darnos cuenta.
Y ahí es donde empiezan a aparecer los problemas. Venimos utilizando Excel desde no se sabe cuánto, y es la forma a la que estamos acostumbrados. Pero la pregunta debe ser, ¿Es la mejor forma de hacerlo?
La respuesta, para la mayoría de vosotros es NO. Estamos usando una herramienta ofimática para resolver la compleja producción de nuestra planta. Pero además tenemos infinidad de trabas, inconvenientes e ineficiencias que lógicamente solventamos para seguir trabajando, pero que no dejan de ser un freno a la optimización de todo el proceso de fabricación.
Vamos a enumerar los principales:
- Lleva mucho tiempo hacer una secuenciación óptima.
- Incluye quitar datos antiguos, introducir nuevos (ordenes de fabricación, stocks de productos y materias primas, nuevas rutas de fabricación, personal, etc)
- Poder optimizar el proceso, considerando tiempos de cambios, limpiezas, ajustes o configuraciones, etc.
- Realizar la sincronización de las diferentes etapas productivas
- Considerar las fechas comprometidas
- Tener en cuenta los suministros.
- Y un largo etc, si queremos hacer bien las cosas
- Todo el trabajo es manual, tanto para recoger la información necesaria como para volcarla nuevamente en el ERP o MES.
- Tendremos errores de manipulación. Recordemos que no hay control sobre los cambios que se hagan, y que cualquier cambio se propaga al resto de tareas.
- Y posibles errores por transcripción. Al ser un proceso manual, estamos expuestos a problemas de volcado de datos.
- Mucha dificultad para ver los problemas. Es un sistema pasivo que no reacciona ante posibles problemas.
- Falta de Seguridad. Aquí se presentan 2 escenarios.
- Sólo estará disponible en el equipo de quien secuencia. Problema ante bajas, vacaciones, etc.
- Está disponible en un sitio compartido, con posibles manipulaciones accidentales o uso inapropiado.
- Con problemas de mantenimiento en el tiempo. Generalmente, estas hojas se van mejorando con el tiempo, y siempre lo hace alguien con conocimientos avanzados en el tema (o que ha ido aprendiendo a hacerlo). La dependencia de esta persona es una limitante importante a tener en cuenta.
- Gran falta de agilidad ante imprevistos. Las planificaciones caducan ante la primera incidencia (una parada correctiva, falta de algún material, un pedido urgente, etc), lo que obliga a realizar nuevamente el proceso.
- Es imposible comparar para decidir correctamente. Si tenemos que decidir que se hace primero, ¿en qué nos basamos? Con hojas Excel, no lo hacemos basándonos en datos sino en sensaciones. No se pueden comparar alternativas.
- No tenemos Fechas realistas. El cálculo que se hace es siempre a grandes bloques, no a capacidad real.
- El horizonte de trabajo es corto. No podemos tener información a varias semanas vista. No es viable su secuenciación. Por lo tanto, tampoco podremos dar fechas fiables para nuevos pedidos.
- No hay visibilidad para el resto de la empresa. No tenemos datos fiables para compras (afecta a los plazos y a los inmovilizados), ventas (fechas para nuevos pedidos), servicio al cliente (cumplimiento de lo comprometido), logística (para gestionar envíos o recogidas) y RRHH (para contrataciones, vacaciones, etc).
- Nos lleva múltiples reuniones de coordinación. No hay un flujo de datos actualizado que permita que la información fluya por la empresa. Se necesitan reuniones de los involucrados para transmitir estados de situación y coordinación.
- Es difícil evitar penalizaciones o envíos urgentes. Al tener un horizonte corto, no podemos anticipar cambios que nos ayuden a evitar gastos no productivos.
Y estos son sólo algunos de los problemas a los que nos enfrentamos todos los días, y que las hojas Excel no resuelven. Podríamos seguir hablando de cómo no ayudan a mejorar el servicio al cliente, o cómo es difícil que mejoremos el inventario, o disminuyamos el WIP (Work in progress) y otros puntos que necesitamos cada vez más para ser más eficientes, competitivos y adaptarnos al mercado.
Entonces, ¿Cómo podemos secuenciar nuestra planta de una manera más eficiente y resolviendo todos los puntos que mencionábamos anteriormente? La respuesta es con herramientas de secuenciación avanzada de la producción (APS), cómo por ejemplo ORTEMS PS de Dassault Systemes.
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