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Gestión documental insuficiente, ¿Cómo impacta a la rentabilidad?

Los empleados de una organización pueden llegar a perder un porcentaje alto de su tiempo (un 20% de media) de su horario buscando desesperadamente documentos dentro de los distintos repositorios y servidores de la empresa. Esta afirmación que parece tan fría, es la realidad que viven la mayoría de las empresas en su situación cotidiana: la “pesadilla de la gestión documental”.

En muchas ocasiones, estos documentos son necesarios para poder ser reutilizados en nuevos proyectos o en cambios de los existentes o para dar respuestas a nuestro departamento de producción (que no puede parar) o incluso a nuestros clientes o proveedores.

El contacto continuo con nuestros clientes nos hace reflexionar de manera insistente en este tema y saca a la luz los problemas generados por una gestión documental y una gestión de versiones inadecuadas:

  • ¿Cómo elimino el coste de tiempo invertido en buscar documentación?
  • ¿Cómo evito errores de fabricación o montaje por documentación obsoleta?
  • ¿Cómo puedo sacar más partido al tiempo de mis operarios?
  • ¿Cómo puedo reducir tiempos en mis procesos de gestión?
  • ¿Cómo puedo optimizar el tiempo que empleamos en comunicarnos entre todos los departamentos?

En el entorno industrial, donde la mayoría de las empresas pasan por una fase de diseño de producto, bien realizada desde la organización, bien realizada por agentes externos (Colaboradores, clientes, etc.), es crítico saber dónde están todos los documentos disponibles para su fabricación, conocer y compartir las últimas versiones, asegurar un buen mantenimiento…

Para automatizar y optimizar estos procesos existen las herramientas de gestión documental o PDM. Las eficiencias generadas, la reducción de errores, ahorros de tiempo, aportarán ahorros indirectos a la industria. Pero su implantación trae un coste. Por ello es clave realizar un cálculo de ROI a dicha inversión.

Para hacer un estudio de rentabilidad a una inversión (en este caso la implantación de un PDM para la gestión documental) es necesario tener la información necesaria, aunque al final solo sea una aproximación a la realidad.

Un factor importante que afecta directamente en la RENTABILIDAD de las organizaciones viene derivado del control precisamente de los costes indirectos. Al final, todo se reduce en un margen, pero en este margen hay muchos factores que inciden indirectamente y que muchas veces no son tenidos en cuenta: Una mala gestión de nuestros datos deriva en posibles errores de fabricación y pérdida de tiempos en búsqueda y comunicación de información.

Por eso os vamos a dar algunas pautas para un cálculo de ROI de una implantación de un sistema de Gestión documental en una pyme industrial, ya que a menudo las reducciones de costes asociados (o mejoras potenciales) pasan desapercibidas:

  • Si ya sabemos que la media del tiempo que ocupa un usuario en buscar documentación es de un 20%
    • ¿Cuántos usuarios tenemos en OT?
    • ¿Y en otros departamentos que también manejan documentos?
  • ¿Cuántos BOM (listados de material) se generan al año en nuestra OT?
  • ¿Cuánto tiempo se invierte en pasar la información de las BOM a nuestro ERP?
  • ¿Cuántos ECO (Ordenes de cambio) generamos al año? ¿Estos cambios suponen un coste en producción?
  • ¿Cuánto tiempo se invierte en pasar documentación entre los empleados (correos de petición, búsqueda del documento, correo de envío, …)?
  • ¿Cuánto tiempo se emplea en tareas y actividades que se podrían automatizar (guardar documentos, generar pdf, dar avisos a otros compañeros, …)?

Pues bien, dando respuesta a estas preguntas y conociendo el precio/hora de nuestros empleados, se puede hacer un estudio bastante fiable de cuándo tendremos amortizada la inversión para que nos de beneficios y consigamos que nuestra empresa sea más rentable.

Descarga nuestra calculadora de rentabilidad y averigua cuanto puedes mejorar la rentabilidad de tu empresa con una simple implantación de un PDM:

En Ibermatica llevamos muchos años construyendo escenarios óptimos para clientes que han pasado por problemáticas parecidas, entendiendo dónde se debe incidir para mejorar procesos de la organización que muchas veces no son visibles a primera vista pero que suponen una repercusión directa sobre el margen de cada proyecto y por tanto de la RENTABILIDAD de las empresas.

Para profundizar en este tema no dudes en seguir leyendo…

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