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La gestión del cambio como factor de éxito en los proyectos llave en mano

Proyectos llave en mano

En nuestro post anterior, Servitización en fabricantes de bienes de equipo: ¿Qué es? ¿Qué ventajas tiene?, hablábamos de cómo ofrecer servicios adicionales a nuestro producto es un nuevo modelo de negocio, también en el sector de la maquinaria.

En esta ocasión, queremos centrarnos en los proyectos llave en mano.

¿Qué es un proyecto llave en mano?

Un proyecto llave en mano significa entregar a un cliente un sistema personalizado de forma integral, todo incluido, desde el análisis y el diseño, hasta el montaje y la prueba final.

Los proyectos llave en mano del sector máquina herramienta conllevan el diseño y desarrollo personalizados de máquina, utillaje, herramental especial y/o estándar y estudios de mecanizado.

Se debe garantizar que todo funciona como un único sistema. El éxito del proyecto depende, en gran parte, de la eficiencia en la gestión del diseño, suministro, montaje, ajuste y puesta en marcha de todos los elementos.

Sin embargo, hasta llegar a la fase de la entrega final, el camino recorrido no suele ser una línea recta. La particularidad de un proyecto llave en mano es que tiene una serie de ventajas, como, por ejemplo, la cercanía al cliente o la especialización, pero también conlleva entrar en un escenario con incertidumbres e indefiniciones que deben ir resolviéndose durante el ciclo de vida del proyecto. Es un proceso en el que hay continuos cambios del diseño, del producto o del proceso.

¿Cuál es la causa de cambio en los proyectos llave en mano?

En el desarrollo de productos, la necesidad de cambio es causada por:

  • Corrección de un error de diseño que no se hace evidente hasta que las pruebas y el modelado o el uso del cliente lo revelan.
  • Un cambio en los requisitos de los clientes que requiere el rediseño de parte del producto.
  • Un cambio en el material o método de fabricación. Esto puede deberse a la falta de disponibilidad de material, un cambio de proveedor o para compensar un error de diseño.

En el ámbito de la ingeniería existen ya procedimientos para acometer estos cambios. Uno de los más conocidos es el ECO (Engineering Change of Order).

¿Qué es el Engineering Change of Order (ECO)? ¿Qué tipo de información necesita?

Un ECO se define como «Un documento aprobado por la actividad de diseño que describe y autoriza la implementación de un cambio de ingeniería en el producto y su documentación de configuración aprobada».

 Un ECO debe contener al menos esta información:

  • Identificación de lo que necesita ser cambiado. Esto debe incluir el número de pieza y el nombre del componente y la referencia a los dibujos que muestran el componente en detalle o ensamblado.
  • Motivo(s) del cambio.
  • Descripción del cambio. Esto incluye un dibujo del componente antes y después del cambio. Generalmente, estos dibujos son solo del detalle afectado por el cambio.
  • Lista de documentos y departamentos afectados por el cambio. La parte más importante de hacer un cambio es ver que todos los grupos pertinentes sean notificados y todos los documentos actualizados.
  • Aprobación del cambio. Al igual que con los planos de detalle y ensamblaje, los cambios deben ser aprobados solo por aquellas personas que estén autorizadas para aprobar dicho documento. Por lo general, varias personas aprueban los cambios relacionados con su propia especialidad con una aprobación general final de la gerencia.
  • Instrucciones sobre cuándo introducir el cambio: inmediatamente (desechando el inventario actual), durante el siguiente ciclo de producción o en algún otro hito.

Un ECO no atañe solamente a diseño o ingeniería, sino que puede ser un cambio profundo y que afecta a varios departamentos: compras, fabricación, comercial, etc.

Por eso, una eficiente gestión del cambio se convierte por tanto en fundamental en este tipo de proyectos llave en mano, puesto que permite analizar, valorar y ejecutar si procede, y adaptarse de manera eficaz a los cambios obligados. Resulta por tanto evidente que se debe contar no solo con el procedimiento, sino también con las herramientas adecuadas que acompañen en dicho cambio.

¿Qué aporta RPS Next en cuanto a la gestión del cambio?

RPS Next, el ERP industrial de Ibermática Smart Factory & OT, cuenta con los módulos y funcionalidades adecuados para cubrir las necesidades de la gestión del cambio:

  • Gestión Documental: permite identificar los planos de las piezas a ser cambiados, cambiar el estado de las piezas-conjuntos; que se registre los motivos del cambio; registrar versiones donde se refleje el diseño antes y después del cambio.
  • BPM (Business Process Management): Implementar procesos para la gestión del cambio, que identifique e involucre a los departamentos involucrados y asigne las tareas a realizar de manera coordinada:
    • Diseño: estudia la viabilidad técnica del cambio
    • Departamento Comercial: realiza el nuevo presupuesto
    • Compras y fabricación: analizan si procede cancelar lo lanzado o continuar
  • Conector con CAD, que permita aprobar y lanzar automáticamente los cambios, actualizar los planos de piezas y conjuntos, y que actualice la lista de materiales del proyecto.
  • Análisis de datos (BI), que permita a los responsables ver el impacto del cambio y decidir cuándo introducirlo.

Con RPS es posible adaptarse mejor a los cambios que se producen en los proyectos llave en mano, y esa mejor adaptación significa ser más eficaces en términos de coste, plazo, calidad y servicio al cliente.

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