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Planificación de producción: ¿Cuáles son las claves? ¿Qué funciones tiene? Cómo ser más productivos y eficientes.

planificación de producción

Tabla de contenidos

Tener una planificación de producción correcta en la planta productiva es primordial. ¿Qué significa? La planificación de producción se encarga de determinar exactamente, cuánto producir, cuándo producirlo y qué suministros son necesarios y cuándo pedirlos.

Y no solo hablamos de suministrar lo que nos piden al menor coste productivo posible, sino de cumplir en plazos (manteniendo la confianza de los compradores), y hacerlo teniendo en cuenta no sobre estocarnos (que afecta el almacenamiento, la logística y, evidentemente, el dinero inmovilizado) ni correr el riesgo de no tener suministros cuando lo necesitamos.

Pero antes de entrar en el tema, vamos a hacer una necesaria distinción entre:

  • Planificación a largo plazo también llamada Planificación estratégica o táctica
  • Corto-medio y que, desde ahora, llamaremos Secuenciación o Programación

Desde el punto de vista de la mejora productiva es necesaria esta distinción porque se atacan a necesidades distintas, e incluso lo habitual es que, en la fábrica, sean distintos perfiles los que se encarguen de cada proceso.

¡Vamos a verlo!

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Planificación táctica de producción

¿Qué es?

Para lograr una planificación de producción partiremos de las previsiones de ventas, las estimaciones comerciales y los pedidos en firme (generalmente contratos o compromisos a largo plazo). Además, hay que analizar la carga de trabajo, las necesidades de materias primas o componentes, los requerimientos de mano de obra y un largo etc., para tener una visión completa de lo que demanda el mercado (qué productos y en qué momento), y de nuestras capacidades y requerimientos de fabricación para poder satisfacer esa demanda.

¿Qué obtenemos de este análisis?

  1. Si somos o no capaces de cumplir con la demanda.
  2. Si tenemos que anticipar la fabricación de algún producto para anticiparnos a picos de demanda (por ejemplo, lo que pasó el verano pasado, 2022, con la falta de hielo, por no haber almacenado stock suficiente en temporada baja)
  3. Negociación con los proveedores: Sabiendo nuestras necesidades, podemos comprometernos con los proveedores y obtener descuentos o garantizar (dentro de lo posible) el suministro. En casos puntuales podríamos decidir estocarnos para obtener descuentos o evitar desabastecimientos
  4. Tener en cuenta los flujos de caja
  5. Considerar inversiones para adaptarse al mercado

Y, como decíamos al principio, con todas las decisiones que hemos tomado obtendremos la planificación de producción a largo plazo (con bajo nivel de detalle).

Planificación de producción: Retos, costes y tiempos

En la mayoría de las empresas la Planificación de producción estratégica es un proceso manual, lento e ineficiente, que se realiza con una o varias hojas Excel complejas (y que solo conoce el que la utiliza). Es una tarea que lleva mucho tiempo y que, en general, suele quedar desactualizada rápidamente.

La dificultad para extraer datos de múltiples fuentes y procesarlos (con los posibles errores de transcripción) sumado a la falta de visibilidad y agilidad, hace que este proceso no se realice con la frecuencia que debería, por lo que no podremos ver los cambios en las tendencias e imposibilita que tomemos las decisiones en el momento oportuno.

El mayor problema de una incorrecta Planificación es que afectará de forma directa a la producción y al cumplimiento de fechas (por falta de capacidad o materiales) y trabajaremos de manera ineficiente (fabricación más costosa), siempre con urgencias y aumentando los stocks (tanto de materias primas como de semielaborados) para cubrirnos las espaldas.

En resumen...

En resumen, podemos decir que la planificación táctica de producción:

  • Es un proceso tedioso y lento.
  • Muy necesario para anticiparnos y analizar el comportamiento de la demanda, pero complejo de realizar y muy manual.
  • Otros problemas habituales de no hacerlo o hacerlo mal serán:
    • La falta de capacidad puntual o de materias primas o semielaborados.
    • Urgencias durante la fabricación.
    • Una producción más cara.
  • Tener un inmovilizado muy importante para cubrirnos las espaldas.

Secuenciación de la producción

¿Qué es?

El objetivo de secuenciar la producción es obtener el plan de tareas de cada máquina, proceso, y operario para cumplir con las necesidades de fabricación, sin importar si trabajamos bajo pedido o contra stock. A diferencia de la planificación de producción, este proceso es indispensable para cualquier empresa. Para esta tarea necesitamos información muy variada, desde los pedidos en curso (con las cantidades y fechas comprometidas) y las ordenes de fabricación, hasta los stocks de producto terminado y de materias primas, compras realizadas (a la espera de recibir), personal, capacidades de fabricación de cada recurso, etc. Es una tarea que nos da visibilidad a corto y medio plazo, pero con un gran nivel de detalle.

¿Qué buscamos en este análisis?

  • Lo que debemos hacer en cada recurso productivo.
  • Lo que necesitamos para poder hacerlo.
  • Sincronizar todos los procesos de fabricación para minimizar el Work in Process y las paradas de máquina a la espera de procesos anteriores.
  • Saber si seremos capaces (o no) de cumplir con las fechas comprometidas.
  • Analizar posibles acciones correctivas.
  • Intentaremos elevar el OEE optimizando cambios y limpiezas.
  • Procuraremos evitar las paradas por falta de materias primas o suministros.

Secuenciación: retos, costes y tiempos.

Al igual que en la Planificación de producción, la Secuenciación lleva mucho tiempo. Recabar todos los datos para una óptima Secuenciación significa navegar por varias opciones del ERP, generar listados, homogeneizar la información, y también trabajarla con un (o unos) Excel complejos hasta obtener el mejor plan de producción diario/semanal.

Pero en este caso no hay opción de no hacerlo. Sin una correcta Secuenciación no hay proceso de fabricación que funcione. El problema de la Secuenciación es que queda obsoleta ante el primer imprevisto. Un pedido urgente, una máquina que se estropea, un stock mal registrado, y muchos casos más hacen que haya que repetir el proceso desde 0 cada vez. Y así todos los días.

En general, es habitual encontrar empresas con personas (una o varias) dedicadas pura y exclusivamente a la Secuenciación de la planta, con el coste que esto conlleva.

El mayor problema de una incorrecta Secuenciación es que trabajaremos con constantes “Fuegos que apagar”, con más personal del necesario (tanto para secuenciar como para otras tareas que ahora consideramos imprescindibles), con un nivel de servicio no muy alto (no podemos asegurar las fechas pactadas y no podemos dar fechas realistas para nuevos pedidos).

En resumen...

  • Tendremos dificultad para gestionar los imprevistos.
  • Necesitaremos más personal (para planificar y otras tareas adicionales).
  • No podremos dar fechas realistas a clientes, o peor, el departamento comercial se comprometerá con fechas que luego deberemos cumplir (y tendremos más ineficiencias aún).
  • Fabricación más costosa por no poder “optimizar” tiempos de cambio de producto adecuadamente.
  • No podremos analizar y comprar escenarios (que pasa si adelanto una OF, o si no me llega el material que necesito…).
  • Mucho WIP.
  • OEE poco controlado.

¿Cómo optimizar la Planificación de Producción utilizando herramientas APS?

Al contrario de los ejemplos que venimos dando, las empresas punteras y que necesitan ser eficientes, ya están utilizando herramientas especializadas (soluciones APS, Advanced Planning and Scheduling) para mejorar radicalmente tanto los procesos de Planificación de Producción como de Secuenciación.

Pero... ¿Qué son las soluciones APS?

En vez de explicar técnicamente cómo funcionan y que hacen, lo plantearemos como “esa carta a los reyes magos” que todo Planificador o Secuenciador siempre ha soñado con escribir. Vamos entonces a pensar en cómo podríamos hacer mejor las cosas para ser más ágiles y tomar decisiones basadas en datos y no solo en la experiencia.

Soluciones APS para la Planificación de Producción

Para la Planificación de producción nos gustaría disponer de una herramienta que se encargue de realizar la simulación del proceso de fabricación.  Además, será importante tener indicadas las rutas y pasos requeridos, los tiempos y las restricciones para la fabricación. Por otro lado, será interesante que se integre con el ERP para recoger los datos que necesita, y que, con todo ello, analizar distintos escenarios y compararlos para:

  • Ver cuál es el más conveniente.
  • Detectar posibles cuellos de botella.
  • Saber cómo variará el stock de cada producto.
  • Saber cuándo habrá que abastecerse.
  • Analizar la capacidad a medio y largo plazo (para planificar inversiones).
  • Ver las necesidades de extra turnos o de contratar mano de obra permanente o temporal.
  • Investigar el comportamiento del mercado y si cumple o no con lo previsto.
  • Etc.

En definitiva, este tipo de herramientas nos permitirán realizar ese análisis operativo a medio y largo plazo para realmente poder cumplir con los objetivos del negocio y que facilite el día a día de la planta productiva.

planificación de producción

Soluciones APS para la Secuenciación

En cambio, para la Secuenciación, necesitamos disponer de una herramienta que también sirva para simular los procesos a capacidad finita, nuevamente conectada con el ERP, y que tenga en cuenta los puntos que mencionábamos anteriormente (pedidos, stocks, compras, etc.).

Será primordial que conozca las capacidades de fabricación y que permita, ahora sí con gran nivel de detalle, analizar distintos criterios de producción, poder optimizarlos, compararlos (escenarios “What if?”) y elegir el mejor en cada caso. Asimismo, también se encargará de ayudar a disminuir el trabajo en curso y los stocks intermedios.

En este caso, ante cualquier imprevisto, como pueden ser: compras que se retrasan, una máquina que necesita un mantenimiento correctivo, la falta de un especialista etc., las herramientas APS nos ayudaran a modificar el Plan de Fabricación en poco tiempo y siempre optimizándolo.

A continuación, dejamos enumeradas algunas otras características que permitirán tener un plan de Secuenciación:

  • Cumplir con todas las fechas comprometidas, y si no se puede, saberlo con suficiente antelación para tomar las acciones que corresponda.
  • Dar una fecha realista al departamento comercial para un nuevo pedido y que no tengan que inventarla ellos.

En definitiva, se puede decir que el gran objetivo de la Secuenciación es optimizar la fábrica para sacarle más rendimiento.

Para ello, en ambos casos, tanto en la Planificación de Producción como en la Secuenciación, necesitamos herramientas que ayuden a disminuir los errores diarios, y que también dispongan de “el conocimiento de trabajo” para que este no esté en las personas.

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¿Qué conclusiones podemos sacar de la Planificación de Producción y la Secuenciación?

En definitiva, si tenemos en cuanta todo lo que hemos comentado previamente, podemos sacar las siguientes conclusiones:

  1. Competir y ser eficiente en el mercado actual es cada vez más complejo.
  2. ¿Podemos resolverlo por el método tradicional? Claro que sí, pero a coste de tener más stock, más personas y muchas incertidumbres.

Por estas razones, las herramientas APS están cada vez más demandadas. Son una ayuda ideal para aquellas empresas que quieran hacer mejor las cosas y que se vean siendo competitivas ahora y en el futuro.

En cuanto a números, ¿Qué se puede obtener cuando hablamos de Planificación de Producción y Secuenciación? Para cerrar este artículo, os dejamos aquí los resultados obtenidos en las empresas en las que se han implantado este tipo de herramientas:  Tiempos para Planificar – Secuenciar: -50%/-70%

  • Tiempos de reproceso: -40%
  • Horas extras: -30%
  • Subcontrataciones: -50%
  • Penalizaciones: -20%
  • Lead time: -3%
  • Inventarios: -15%
  • Tiempos de cambio: -25%
  • Servicio al cliente: +50%
  • Productividad: +10%

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