Novas Formas de Organização de uma Empresa: da Transformação Digital à Fluidez Organizacional

Fevereiro 16, 2023

A transformação digital é já hoje uma realidade e está a mudar a face das empresas.

E, nesse sentido, os profissionais do setor industrial atual enfrentam o dilema crescente sobre como organizar a sua empresa e gerir os seus sistemas e estruturas.

Ao longo dos últimos 30 anos, a indústria tem investido substancialmente na organização do seu funcionamento e, assim, em alcançar maior eficiência e agilidade nos seus processos. E, muito embora, estas novas estratégias de gestão tenham gerado algum impacto, nunca foi alterada a arquitetura de base da cadeia de valor: a sequencialidade.

Desta forma, as empresas acabam por ficar “reféns” desta linearidade; e os sistemas e a informação crucial de gestão estão confinados em ilhas – o que significa que, dar resposta à nova realidade dos negócios poderá ser bastante trabalhoso e moroso.

As cadeias de valor tradicionais e respetivos sistemas de suporte – até aos dias de hoje – funcionam como comboios: são eficientes, fiáveis e até rápidos. No entanto, considerando o atual contexto de mudanças permanentes e repentinas, começa a ser bastante difícil a sua gestão. Ou seja, os problemas de agilidade e fluidez organizacional passam a ser centrais na vida das empresas. E, por esses motivos, é necessário repensar a organização das empresas.

Assim sendo, os problemas de fluidez organizacional estão a tornar-se centrais e, por conseguinte, é necessário repensar a organização da empresa.

Novas formas de organização das empresas

As empresas, os clientes… o mundo está em permanente mudança: a globalização, a digitalização são o novo cenário da atualidade.

Por estas razões, os clientes de hoje exigem:

novos canais de comunicação – e, sobretudo, mais informação acerca da qualidade e impacto social, económico e ambiental dos produtos;
maior envolvimento e participação na conceção, desenho e produção;
conhecimento mais aprofundado acerca do ciclo de vida global dos produtos;
recursos que lhes permitam estabelecer negócios mais facilmente e com informação mais fluída – isto é: informação em maior quantidade e melhor qualidade, acessível de forma mais rápida e ágil, que seja mais concisa e adequada a cada situação.

Na atualidade, tudo parece acontecer a uma velocidade vertiginosa, vivemos em permanentes mudanças e o equilíbrio e estabilidade do passado parecem uma miragem distante.

As organizações que, num futuro próximo, sejam capazes de gerir esta mudança constante e o desequilíbrio implícito são as que irão prosperar. E, inclusivamente, serão também as que irão prosperar com uma clara vantagem competitiva rumo aos novos paradigmas e novas formas de organização das empresas da Indústria 4.0.

Organização de uma empresa: da "linearidade" à fluidez organizacional

Agora, os negócios da atualidade e os sistemas colaborativos que lhes dão suporte necessitam ser transformados – desde as estruturas de informação empresariais unilaterais e sequenciais até às estruturas mais modulares, restritas, multifuncionais e fluídas.

Estes sistemas devem ser capazes de se conectar facilmente entre si e adaptarem-se permanentemente às necessidades do negócio e exigências dos clientes. A modularidade com base nos serviços, interação e trabalho em rede são as novas estratégias para a organização das empresas e para enfrentarem a mudança – sendo que o cliente deve estar sempre no centro de toda a sua atividade.

Na realidade, colocar o cliente no centro destas novas redes de valor é um fator-chave para que as empresas mantenham a competitividade e liderança do mercado. Além do mais, assegurar o suporte a sistemas informáticos colaborativos baseados em tecnologias de serviços integrados é uma necessidade absoluta.

A organização de uma empresa baseada na fluidez é caracterizada pela rapidez e agilidade na forma de fazer negócios, pela complexidade e imprevisibilidade dos cenários em que trabalham e pela liberdade individual e prontidão dos seus colaboradores.

Neste tipo de empresas, os atributos tradicionais da organização do trabalho – tais como: as funções, tarefas, localizações – são entendidos como mutáveis e necessariamente flexíveis.

Neste sentido, a transformação digital passa a ser o novo fator-chave para a sobrevivência, inovação, organização e sucesso empresarial de uma empresa

Como alcançar uma maior fluidez na organização de uma empresa?

Há uma questão incontornável: é através da digitalização que será possível identificar as capacidades que ajudam a definir uma forma de organização empresarial mais fluída?

Sim, hoje o mundo é muito mais digital, fluído e rápido – estamos permanentemente a absorver e a responder a estímulos a um ritmo mais rápido, adaptamo-nos a um mundo de múltiplas iterações paralelas.

E, assim, alcançar o sucesso exige:

integração: de sistemas, pessoas e conhecimentos interfuncionais;
fluidez: de papéis e responsabilidades partilhadas;
capacitação: de toda a organização – um fator fundamental para que seja possível alcançar a liderança;
visão: comum e partilhada pela organização – muito para além do sucesso ou fracasso de um único departamento.

Transformação digital - o motor para a organização de uma empresa fluída

Agora, a pergunta que se coloca é: qual o papel e impacto que os processos de transformação digital têm sobre a organização de uma empresa e sua fluidez?

Alguns especialistas avaliam a resposta a esta pergunta com base em cinco características intrínsecas das Novas Tecnologias:

Mobilidade;
Conectividade;
Rastreabilidade;
Interoperabilidade;
Personalização.

Mobilidade

Capacidade de integração e comunicação com todos os recursos humanos da organização – independentemente das suas movimentações geográficas, espaciais ou temporais.

Conectividade

Diz respeito à capacidade de acesso e participação em sistemas – a qualquer hora, em qualquer lugar.

Rastreabilidade

Relaciona-se com a capacidade dos sistemas em identificar os utilizadores e rastrear a sua atividade, decisões e tarefas – através de sistemas de trabalho em grupo, gestão documental ou workflow.

Interoperabilidade

A potencialidade dos sistemas para integrar informação, dados e recursos – através de sistemas e aplicações diversos e heterogéneos.

Personalização

A capacidade dos sistemas em oferecer, ao utilizador, formas de seleção e definição de características, formas ou conteúdos, que correspondam às suas necessidades ou preferências pessoais.

Impacto nas formas de organização de uma empresa

Em rigor, estas cinco características têm, por sua vez, impacto em 3 dos aspetos fundamentais para organizar uma empresa de forma fluída:

os recursos humanos;
as tarefas;
o controlo de gestão.

Recursos humanos

A combinação de três das características intrínsecas das Novas Tecnologias – tais como, a mobilidade, conectividade e interoperabilidade – são contributos fundamentais para uma equipa fluída.

As equipas fluídas são definidas pelos especialistas como as equipas cujos “membros altamente qualificados cooperam para executar tarefas urgentes, imprevisíveis, interdependentes e altamente consequentes; ao mesmo tempo que, lidam com as frequentes mudanças na constituição da equipa e aprendem com os membros mais inexperientes”.

Cada vez mais, as equipas estão dispersas geográfica, temporal, cultural e globalmente – e a utilização de tecnologias avançadas para comunicar e coordenar são a chave do seu sucesso!

Tarefas

As três características fundamentais das Novas Tecnologias – tais como: a conectividade, rastreabilidade e mobilidade – desempenham um papel fundamental na fluidez das tarefas nas empresas.

Nas organizações fluídas, as tarefas têm de ser realizadas, muitas vezes, de forma improvisada e em circunstâncias imprevisíveis.

Além disso, as tarefas fluídas são caracterizadas pela imprevisibilidade na sequência dos seus diversos passos. E, adicionalmente, também exigem flexibilidade na sua organização e coordenação.

Enfrentar estes desafios sem sistemas de gestão que os apoiem pode provocar um impacto estrutural muito acentuado.

Controlo de gestão

Enquanto a conectividade e mobilidade do mundo digital contradizem os modelos tradicionais de controlo de gestão (tais como: a organização espacial ou temporal do trabalho, a atribuição e distribuição do trabalho, etc.), outras como a rastreabilidade reforçam este controlo, em virtude ao resultado que cada atividade gera.

Em suma, a transformação digital favorece tanto a individualidade, como a liberdade de decisão das equipas. E, ao mesmo tempo, um controlo profundo e monitorização permanente do seu desempenho.

RPS NEXT | ATHADER - Experiência de sucesso para a organização de uma empresa

Neste ponto, as questões que se colocam são:

por onde começar o caminho rumo à organização de uma empresa fluída através de um processo de transformação digital?
como fazê-lo?

No fundo, a transformação digital é um processo de disrupção ou “revolução” de uma empresa ou do seu modelo de negócio, utilizando a tecnologia como motor – com o objetivo de disponibilizar um melhor serviço ou incrementar o nível de satisfação do cliente.

O RPS NEXT é o ERP industrial desenvolvido pela Ayesa e fundamenta-se numa tecnologia baseada numa rede de “funções”, “módulos” e “serviços” funcionalmente potentes e únicos – que, inclusivamente, podem ser parametrizáveis e integráveis entre si.

Além do mais, estes colaboram e adaptam-se a cada novo cenário empresarial e a cada nova realidade – colocando o cliente e a sua experiência de utilizador no centro de todos os processos e adotando novas formas de organização de uma empresa.

Em seguida, apresentamos a experiência de sucesso do nosso cliente Athader – um exemplo inspirador em termos de organização de empresa.

Case study Athader – A integração como base do aumento de encomendas e faturação e da melhoria das margens

Fundada em 1992, a Athader é um dos principais fornecedores europeus de linhas de corte para o processamento de bobinas metálicas.

O objetivo da Athader consistia na integração dos diferentes departamentos da empresa, para melhoria do planeamento de projetos, maior controlo orçamental e melhor gestão documental.

Com o RPS NEXT, a Athader conseguiu integrar o departamento de engenharia e compras – alcançando, assim:

aumento das encomendas e faturação;
melhoria das margens.

Digitalização para a organização de uma empresa fluída

Nas últimas décadas, as cadeias de valor tradicionais, com o cliente situado na parte final do fluxo, foram construídas com base em relações estáticas, formais e sequenciais entre departamentos, sistemas e pessoas.

Na realidade, foram concebidas em torno de processos internos apoiados por silos de informação departamentais, que não são capazes de se integrar entre si.

Hoje, estas cadeias de valor tradicionais deixaram de ser viáveis. Não é possível torná-las mais eficientes ou rápidas sem alterar a sua arquitetura e organização.

A sua estrutura sequencial não lhes permite reagir aos novos cenários do mercado atual – e é este o limite da sua rigidez: a sua rutura.

A nova proposta de organização fluída para as empresas industriais e os novos desafios do mercado em permanente mudança baseia-se na digitalização. Isto é, digitalização considerando um adequado planeamento, com base numa rede de “funções”, “módulos”, “serviços” funcionalmente extraordinários e simultaneamente parametrizáveis e integráveis entre si, que colaboram e se adaptam a cada novo cenário.

No âmbito deste tema, recomendamos, ainda, a leitura de outros artigos que já publicámos: