RPS NEXT | O ERP Industrial – Módulos, tipologias e benefícios

Abril 18, 2024

A seleção de um ERP ou Enterprise Resource Planning é uma decisão de particular importância para uma empresa, uma vez que é uma ferramenta que irá acompanhar não só a gestão da organização no momento atual, como também conduzir o negócio rumo ao futuro.

Um dos fatores-chave críticos para a seleção de um ERP capaz de alavancar o futuro das empresas diz respeito ao facto de ser modular – uma vez que facilitará a escalabilidade do sistema à medida que a empresa requer novas funcionalidades. Ou seja, é necessário que o software responda às necessidades e requisitos atuais da empresa, mas que também tenha a possibilidade de expandir as suas capacidades para responder aos novos objetivos do futuro do negócio.

Outro dos benefícios de um ERP modular é dar resposta a questões e problemáticas departamentais ou específicas de determinado tipo de empresas.

RPS NEXT | O ERP (modular) para a sua PME Industrial

O RPS NEXT é o sistema ERP desenvolvido pela Ayesa para as empresas industriais.

Este software ERP tem já uma experiência acumulada de vários anos, está avalisado pelo mercado e foi concebido especificamente de acordo com o feedback de todos os seus clientes. E, por esse motivo, o RPS NEXT é, provavelmente, o ERP mais adaptado e adaptável às empresas industriais reais.

Em concreto, o RPS NEXT é um sistema ERP modular e escalável, de uso intuitivo e 100% web, desenvolvido com a mais recente tecnologia HTML5 – o que o torna o software de gestão mais completo, possibilitando a integração interdepartamental. Assim, a informação flui por toda a empresa, sem quaisquer duplicações.

Desta forma, estão reunidas todas as condições para uma poupança de custos bastante significativa, bem como uma total otimização do trabalho, reduzindo substancialmente os erros na empresa.

Com todas as suas funcionalidades desenvolvidas para se ajustarem aos requisitos do setor industrial, é uma solução completamente configurável às necessidades reais de cada cliente, user-friendly, com uma aprendizagem rápida e extremamente fácil de implementar.

As características, funcionalidades e benefícios do RPS NEXT

Em seguida, enumeramos os critérios fundamentais que tornam o RPS NEXT num sistema ERP totalmente adequado e ajustado às necessidades e requisitos de uma PME industrial.

Sistema de gestão desenvolvido especificamente para a indústria

O RPS NEXT tem 100% das suas funcionalidades desenvolvidas, de forma nativa e padrão, para a indústria. Em concreto, é um ERP desenvolvido para responder especificamente às exigências das empresas industriais.

Além do mais, é uma solução de elevado desempenho, que acompanha os desafios de otimização de processos dos nossos clientes, para tirarem o máximo partido dos seus recursos rumo à Indústria 4.0.

Elevada capacidade de configuração e parametrização

Uma aplicação com poderosas funcionalidades e, ao mesmo tempo, totalmente parametrizável e modular, de acordo com as necessidades – em constante mudança – dos nossos clientes. Isto é, adapta-se às necessidades reais e exigências de cada negócio e aos diferentes setores industriais.

Totalmente integrável

O que quer dizer que, o RPS NEXT é capaz de se integrar com qualquer departamento – por exemplo, com o departamento de engenharia, por ter uma integração bidirecional com o ERP, terá acesso a informação que lhe permite poupar nos custos de compra de matérias-primas, entre outros. Este ERP industrial é a solução de gestão que permite a integração de todos os processos da empresa, da engenharia à fábrica – tanto os próprios, como os de terceiros, de forma global e através da aplicação da mais moderna tecnologia de análise da informação.

Nomeadamente, é uma solução de ERP completa e inovadora para as empresas industriais, que integra num único sistema de informação todas as funcionalidades necessárias para a gestão de uma empresa industrial.

Uma visão para além da colaboração – com integração total de equipas, produtos e processos, da engenharia à fábrica.

Fácil de implementar e user-friendly

Uma solução desenvolvida de forma funcional e com um interface intuitivo, fácil de aprender e utilizar. Igualmente, é um sistema que pode ser implementado muito rapidamente e atualizado com enorme facilidade, mantendo-se o investimento inicial ao longo do tempo.

Totalmente HTML5

Efetivamente, o RPS NEXT é um software ERP on premise com interface web e, portanto, permite o seu acesso a partir de qualquer dispositivo, em qualquer momento – muito útil em ambientes de logística, de serviços e comercial.

Modular e escalável

A arquitetura do RPS NEXT é totalmente modular e flexível, permitindo não só a implementação total desta solução de forma gradual, como possibilita selecionar apenas os módulos necessários e adequados aos desafios de cada empresa. Isto é, permite abordar a implementação ao longo de toda a cadeia de valor de forma gradual, por fases ou módulos.

Ainda, o RPS NEXT tem uma elevada capacidade de resposta e de integração – aferido a nível europeu – e, desta forma, será certamente uma ferramenta fundamental para as PME industriais que estejam a considerar uma implementação ou alteração de software.

Os Módulos e Áreas Funcionais do RPS NEXT, o ERP Industrial

Listamos, em seguida, os módulos e respetivas áreas funcionais em que se agrupam.

Módulos da Área Financeira e Administrativa

Em termos de módulos ERP da Área Financeira e Administrativa:

Contabilidade e Imobilizado

O módulo de Contabilidade do RPS NEXT cumpre com as exigências do SNC e Taxonomias em vigor.

Decompõe-se em Contabilidade Geral, Contabilidade Analítica, Gestão de Ativos, Contabilidade Orçamental e Consolidação de Empresas Intra grupo.

Os lançamentos poderão ser efetuados de forma manual, através de modelos ou automaticamente a partir dos restantes módulos da empresa.

Fornece como output um conjunto diverso de relatórios e documentação – não só a legalmente exigida, mas também a possibilidade de elaboração de relatórios financeiros próprios.

Tesouraria

O módulo de Tesouraria do RPS NEXT realiza o processamento dos pagamentos e recebimentos, gerindo todo o histórico e estados dos documentos associados. Realiza a emissão de remessas bancárias, pagamentos eletrónicos, registo e impressão de cheques e ordens de cobrança por débito direto.

Podem ser definidas as formas e condições de pagamento próprias da empresa, gerir as regras de contabilização automática e efetuar a gestão de cobranças e reclamações – toda esta informação permite uma análise previsional da tesouraria e fornece a informação exata e em tempo real para o controlo das contas bancárias.

Modelos Fiscais

Criação dos relatórios exigidos pela AT e outros relatórios financeiros.

Assiduidade

Sistema de registo de entradas e saídas de colaboradores, paragens programadas, imprevistos, férias, escalas.

Módulos da Área Comercial e Serviço Pós-Venda

No que diz respeito a módulos ERP do RPS NEXT no âmbito da Área Comercial e Serviço Pós-Venda:

CRM e Orçamentação

O módulo de CRM fornece funcionalidades integradas com as restantes funções do sistema ERP RPS NEXT, para melhoria do conhecimento do mercado e gestão de oportunidades de negócio em curso.

Permite também uma visão de 360 do cliente e de todas as suas informações comerciais.

Ainda, permite também apurar a probabilidade e o potencial da carteira de negócios, assim como o seu estado e evolução e gerir as agendas, atividades e custos dos agentes, facilitando uma visão global e planeamento de ações.

A orçamentação é simplificada através de um compositor de propostas, no qual podem ser escolhidas diferentes opções e versões a apresentar ao cliente.

Configurador de Produto

O configurador de produto permite o fabrico por encomenda, com base em características e componentes standard, que seguem regras de exclusividade, obrigatoriedade e incompatibilidade – definidas num modelo com base em opções e famílias, através do qual também é possível configurar quantidades e tempos para a estrutura do artigo configurado e preços para cálculo das diferentes taxas.

Compras e Subcontratação

O módulo de Compras do software ERP RPS NEXT automatiza a gestão de compras de materiais e a subcontratação de trabalhos externos.

Gera propostas de compras considerando os fornecedores, preços e prazos de entrega adequados. Permite efetuar pedidos de cotação, mantendo atualizado o histórico e as tabelas de preços praticadas. As encomendas podem agrupar diferentes necessidades com origem em vários projetos ou ordens de fabrico. As receções das encomendas podem ser feitas em diferentes momentos e ter associadas às mesmas um processo de inspeção de qualidade. Os registos das faturas baseiam-se num processo de “3 Way Match” aumentando o controlo interno, e finalizando o processo de registo contabilístico e de gestão de tesouraria.

Vendas

O módulo de Vendas deste sistema ERP contempla uma gestão comercial completa – desde a encomenda até à faturação.

Permite definir os contratos e acordos comerciais estabelecidos com os clientes, através da gestão de tabelas de preços, descontos, promoções, rappel; e ainda apurar as comissões definidas para cada agente comercial, através das vendas ou das cobranças.

Módulos para a Área de Projeto e Engenharia

Considerando os módulos ERP do RPS NEXT para a Área de Projeto e Engenharia:

Gestão de Projetos

O módulo de Gestão de Projetos permite obter uma panorâmica geral dos projetos da empresa, do seu planeamento – medindo a sua rentabilidade e grau de avanço e progresso.

Os projetos podem ser elaborados a partir de outros projetos ou de modelos predefinidos, com gestão de distintas versões, estados e incidências; e acompanhamento dos adiantamentos e faturação a cada etapa. É possível gerar também os pedidos de compra e ordens de fabrico, tendo em conta as necessidades e disponibilidade dos artigos.

Os projetos podem dividir-se em subprojetos, tarefas e recursos – atribuindo a cada uma destas entidades o seu calendário, cargas, relações de dependência; assim como, a comparação entre os custos estimados, o valor orçamentado ao cliente e os custos reais.

Gestor Documental

O módulo do Gestor Documental do RPS NEXT fornece, para além do tradicional repositório eletrónico de documentos, a segurança e gestão de versões, a ligação com workflows, a pesquisa semântica ou etiquetagem automática – de forma a atender às necessidades de gestão do conhecimento baseadas em documentos e informações não estruturadas em ambientes empresariais.

Este sistema ERP permite categorizar e indexar documentos internos e externos à aplicação, devolvendo resultados contextualizados aos respetivos processos – promovendo a comunicação e ligação interdepartamental.

Integração CAD 3D (Smart CAD Integration)

O conector CAD do RPS NEXT, em combinação com a gestão documental, é um add-in que permite o acesso bidirecional entre o repositório de dados e as soluções CAD standard do mercado – trabalhando diretamente sobre o desenvolvimento de projetos e visualizando, em paralelo, a informação disponibilizada no ERP.

Esta integração permite a criação segura, a jusante do processo de engenharia, dos artigos e gamas operatórias, listas de materiais, especificações de qualidade e listas de componentes em projetos – tornando, assim, acessível a informação de engenharia para os restantes processos, em tempo real e com qualidade.

Módulos para a Área de Controlo da Produção e Planeamento

No âmbito dos módulos do RPS NEXT para a Área de Produção:

Planeamento MRP II

O módulo de Planeamento está baseado num sistema MRP II (Manufacturing Resource Planning) que gera automaticamente as Ordens de Fabrico, as propostas de compra e a subcontratação.

Especificamente, obedece às diferentes políticas de planeamento:

sob pedido ou agrupando necessidades;
disponibilidade de cada artigo ou família de artigos;
pedidos gerados pelas vendas e necessidades provisionais de consumo.

Planeamento Scheduler

Ainda, o módulo de Planeamento do RPS NEXT permite o Planeamento Automático e/ou o Planeamento Fino de tarefas com capacidade finita.

O planeamento realiza-se segundo a disponibilidade dos recursos necessários para as:

Ordens de Fabrico;
tarefas dos projetos;
operações de manutenção.

Ainda, pode ser alimentado com dados de outros módulos/apps do RPS, utilizar o seu potente algoritmo de cálculo e devolver o resultado do planeamento otimizado, em função dos critérios estabelecidos.

Estrutura de Produto

O módulo de Produção doRPS NEXT inclui a gestão da Estrutura de Produto, que define a sua lista de materiais e gama operatória – de forma gráfica, com funcionalidades e de fácil utilização.

Para cada estrutura definem-se os seus componentes (principais ou alternativos), as quantidades, assim como cada operação ou fase de produção. São também definidos os tempos de preparação e execução e relações de precedências de tarefas.

A nível de operações, permite definir as que recorrem a subcontratações, utilização de controlos de qualidade, pautas de controlo e amostragem necessários.

Inclui, ainda, processos de cálculo e simulação de custos, assim como a atualização de taxas horárias teóricas e reais das máquinas e colaboradores.

Ordens de Fabrico

O módulo de Produção deste sistema ERP permite também realizar a gestão e acompanhamento das Ordens de Fabrico criadas manualmente ou automaticamente pelo MRP II.

As Ordens de Fabrico planeadas são lançadas na produção consoante as necessidades e mediante um processo de escolha múltipla. Cada ordem de fabrico tem toda a documentação associada: gamas operatórias, especificações de qualidade, desenhos, ferramentas, qualificações dos operários, notas e instruções de trabalho, documentos de preparação, materiais, etiquetas, etc..

Lançada a OF para produção, realizam-se as imputações de tempos e materiais, permitindo um registo em tempo real através de um sistema de Shop Floor Control.

Captura de Dados da Produção

Ainda, no âmbito da produção, este módulo é responsável tanto pela recolha de informação das tarefas a ser executadas, como também por transmitir instruções aos operadores na fábrica. Também pode recolher dados do lote de material a consumir e dados para a qualidade.

Este módulo é configurável para controlar apenas a informação necessária a cada posto de trabalho.

Funciona em tablets, smartphones ou mesmo em PCs.

Gestão de Armazém e Stocks

No âmbito da logística e inventário, o módulo de Gestão de Armazém do RPS NEXT permite uma estrutura com diferentes fábricas e armazéns, integrando em si toda a informação de movimentação e consulta de inventário até à prateleira.

Permite a rastreabilidade completa e parametrização de cada tipo de movimento de armazém e artigo – de acordo com as diferentes necessidades da empresa.

O controlo de inventário pode ser feito de forma permanente, com diferentes critérios de valorização do produto (preço médio, preço standard, preço fabrico, preço de compra); e ainda, distinguir os diferentes preços de custo por nível (fábrica, armazém, artigo, série/lote).

Gestão Avançada da Qualidade

O módulo de Qualidade do RPS NEXT está concebido para a geração, aprovação e manutenção da documentação relativa ao Planeamento Avançado da Qualidade (PAC), bem como à gestão de Não Conformidades e os Custos de Qualidade e Não Qualidade.

Sob esta denominação, agrupam-se uma série de atividades, relacionadas com o projeto ou fabrico de produtos, de empresas com diferentes necessidades. Por um lado, empresas com carácter genérico e, por outro, empresas fornecedoras do setor automóvel, química, alimentação farmacêutica e com exigências e requisitos claramente definidos pelas normas ISO TS16949, QS9000, GMP, ISSO/TS 22000, BRC, IFS, HACCP.

Manutenção Industrial

Este módulo permite gerir a Manutenção Preventiva e Corretiva das instalações da empresa, edifícios, viaturas e das máquinas. Uma única ferramenta para assegurar a Manutenção Produtiva Total (TPM).

Este módulo controla as assistências associadas aos avisos de avarias. Facilita o acompanhamento dos compromissos, alertas, instalações e assistências pendentes – simplificando o planeamento do pessoal do departamento.

Através da informação introduzida no sistema, calculam-se os custos, imputam-se os custos à qualidade e cria-se a base de dados de problemas/solução – que, juntamente com o historial do equipamento, compõem o fundamento da gestão do conhecimento da manutenção industrial da empresa.

Módulos de Análise

Quanto aos módulos ERP do RPS NEXT no âmbito de Análise:

Business Intelligence & Big Data

O módulo de Business Intelligence e Big Data é uma potente ferramenta de análise multidimensional da informação residente no ERP RPS NEXT.

Combinando a facilidade da sua interface com a capacidade do seu painel de controlo e a potência da tecnologia associativa, permite efetuar a exploração da informação de forma intuitiva.

O módulo facilita a análise de dados desde diferentes perspetivas: previsões futuras, melhores clientes, evolução do negócio, controlo de custos, rentabilidade, etc., incluindo a possibilidade de aprofundar até ao último nível.

Graças à informação gerada, o utilizador pode obter conclusões, identificar problemas e tomar decisões adequadas.

BPM ou Business Process Management

Por um lado, este módulo BPM do RPS NEXT é o principal repositório, dentro do ERP, do plano estratégico da empresa, incluindo o detalhe dos indicadores que medem e controlam as suas atividades e melhoria contínua. Por outro lado, consiste na ferramenta de desenho dos processos de BPM que emanam dessas mesmas estratégias – através do uso prolongado de Workflow integrado 100% com o restante do ERP.

O RPS NEXT permite o registo e acompanhamento do plano estratégico, juntamente com a sua avaliação baseada em resultados e indicadores integrados no ERP.

Quanto ao BPM, através de todas as capacidades funcionais do RPS NEXT, é capaz de organizar todos os processos da empresa numa sequência de tarefas definida para cada função de forma controlada e auditada.

As Apps do RPS NEXT, o ERP desenvolvido pela e para a indústria

Em concreto, o RPS NEXT é um sistema ERP concebido pelas e para as empresas industriais. Ou seja, o desenvolvimento, melhorias e inovações do sistema foram efetuados com base nas diferentes necessidades e requisitos das organizações do setor industrial – considerando as suas diferentes dimensões, tipologias de produção e modelos de negócio.

Neste sentido, as melhorias implementadas foram sendo introduzidas e ampliadas dentro dos próprios módulos, nas diferentes atualizações apresentadas ao longo do ano, ou acrescentadas sob a forma de Apps.

Listamos, em seguida, as apps disponíveis:

Add-in Outlook: permite executar ações no RPS a partir do Outlook e partilhar informações;
GASVI – Gastos de viagem: para registo das despesas dos colaboradores – viagens, ajudas de custo, entre outras; além disso, é possível anexar os respetivos recibos;
CMMS: os operadores da área de manutenção podem criar incidências, visualizar as incidências criadas, aceder ao acompanhamento das Ordens de Manutenção, gerar uma nova Ordem de Manutenção ou consultar o histórico;
Cost drivers: calcula o custo de produtos e serviços, através da reclassificação dos saldos contabilísticos; permite transferir uma dimensão da contabilidade analítica para centros de custo da contabilidade de custos;
Confirming: gere os pagamentos a fornecedores e os créditos em cada entidade bancária;
Mobilidade: criação de inventários, preparação e imputação de produções, receção de materiais ou preparação de expedições;
Check-list: verificação prévia/posterior a um determinado processo, preenchimento de informações adicionais ou verificação de valores do processo;
Previsões de Tesouraria: calcula e simula previsões de tesouraria com base em faturas, encomendas, projetos, saldos contabilísticos, entre outros – analisando os dados, através de consultas;
OCR: importação de faturas de compra em pdf; registo automático de recibos de despesas;
EDI: ferramenta de mapeamento capaz de reconhecer qualquer formato de ficheiro EDIFACT – encomendas de clientes, criação de guias de remessa e faturas de vendas EDI.