ERP Integrado | O que é? Quais os benefícios específicos para o setor industrial?

Dezembro 21, 2023

Na atualidade, a transformação digital é um processo que está a ser levado a cabo nas empresas industriais através da implementação de aplicações da Indústria 4.0, de acordo com um sistema arquitetónico conhecido como a “Pirâmide de Automatização” – as quais podem ser: soluções de automatização, sistema MES e software ERP integrado, entre outras.

O ERP Integrado na atualidade das PMEs Industriais

De facto, as aplicações da Indústria 4.0 – tais como, sistemas ERP integrados – promovem a convergência entre o mundo físico e o mundo virtual, facilitando a conexão e a interoperabilidade contínua entre os diversos recursos existentes nas diferentes camadas da pirâmide.

Neste sentido, a sobrevivência e crescimento atual e futuro das PME industriais exigem que as empresas disponham de plataformas com aplicações integradas, que possam ser parametrizadas de acordo com as suas necessidades e requisitos específicos.

E, em rigor, todo este processo tem início com a inclusão de uma camada de gestão – através de um ERP integrado.

O que é um software ERP?

Um ERP (Enterprise Resource Planning) ou software de Planeamento de Recursos Empresariais é uma ferramenta utilizada por empresas de todas as dimensões para otimizar e automatizar as funções de gestão, nomeadamente: a contabilidade, os recursos humanos, a distribuição.

Nas empresas industriais, em particular, consideram-se ainda como funções-chave a gestão de projetos, a gestão documental, o planeamento, compras e/ou subcontratação, entre outras.

Uma das questões primordiais de um software ERP é funcionar como um centro de dados unificado para uma diversidade de fluxos de trabalho, facilitando a troca de dados e informações entre departamentos.

Além disso, no âmbito dos departamentos, os sistemas ERP também automatizam processos que normalmente seriam desenvolvidos de forma manual.

Integração – o que é?

Uma das questões basilares da Indústria 4.0 diz respeito à integração, tanto vertical (da engenharia à fábrica), como horizontal (através da cadeia de valor), resultando em agilidade empresarial – um conceito que vai muito mais além da eficiência e possibilita uma resposta diferenciada ao cliente.

Neste sentido, um ERP integrado é uma forma de conectar este software a outros sistemas empresariais, para assegurar a partilha de informação consistente, automatizando e simplificando os fluxos de trabalho e, inclusivamente, reduzindo substancialmente a possibilidade de erros humanos e ineficiências adicionais.

E, mesmo quando se opta por uma estratégia de software ERP mais tradicional, a implementação pode ajudar a simplificar os processos, através da melhoria da comunicação entre os vários módulos – na realidade: é extraordinariamente moroso transferir os dados gerados pelo software ERP para um sistema distinto, além de incrementar a possibilidade de erro humano.

Para este efeito, é imprescindível o desenvolvimento de um projeto empresarial global e integrado de dados, processos e pessoas.

Aliás, um dos principais aspetos que configuram o verdadeiro potencial desta abordagem holística de criação de uma plataforma integrada comparativamente a outras abordagens de integração entre diferentes módulos ou software são:

uma arquitetura de múltiplos serviços, orientada a uma resposta imediata a requisitos de informação e ação muito específicos de cada função ou área;
análise de dados combinada;
semântica comum.

Assim, um ERP integrado permite controlar todos os aspetos do negócio a partir de um único sistema, centralizando a informação, que passa a fluir de forma consistente através de toda a organização, promovendo:

melhoria na comunicação e colaboração entre colaboradores e departamentos;
aumento da eficiência dos fluxos de trabalho;
visão holística da empresa e tomada de decisões informada, com base em dados em tempo real.

ERP Integrado – o que é?

Um ERP integrado permite controlar todos os aspetos do negócio a partir de uma única aplicação – e, deste modo, os dados fluem por toda a organização.

Especificamente, a integração de informação e processos:

permite incrementar a eficiência;
facilita a tomada de decisões informadas – com base em dados.

Além do mais, as diferentes equipas e departamentos passam a poder comunicar entre si, aceder a informações e executar processos sem interferir com o trabalho dos demais. Por exemplo, o departamento de engenharia pode modificar um projeto, considerando as suas necessidades, nomeadamente:

inventários de peças intermédias;
custos;
encomendas em curso.

Desta forma, a equipa de gestão e administração consegue ter uma visão clara e holística da empresa e, nomeadamente, tomar decisões com base em dados, em tempo real.

Os sistemas ERP integrados disponibilizam módulos separados para cada um dos departamentos e funções da empresa – sendo, assim, uma parte integrante das aplicações da Indústria 4.0.

Quais as diferenças entre ERP Integrado vs. ERP Não Integrado?

De uma forma genérica, podemos dizer que o que distingue estes sistemas é que, num ERP Integrado:

os módulos encontram-se interligados, recolhendo automaticamente dados de fontes internas e externas e centralizando-os numa base de dados unificada;
os fluxos de trabalho são simplificados;
a introdução manual e redundante de dados é eliminada;
o rigor e precisão da informação é melhorada;
todos os utilizadores podem encontrar os dados de que necessitam, quando necessitam.

Será que necessito de um ERP Integrado para a minha empresa?

Em seguida, analisamos alguns parâmetros essenciais para avaliar a necessidade de um ERP Integrado para a sua organização.

Muitas empresas começam por utilizar processos manuais – como listas em papel ou folhas de excel – para desenvolver algumas tarefas, tais como: faturação, encomendas e inventário.

À medida que a organização cresce, começam a ser adotados softwares independentes para a execução de atividades específicas e que parecem ser prioritárias – como por exemplo: uma plataforma de contabilidade ou um sistema de gestão de stocks.

No entanto, os problemas começam a surgir quando os dados são armazenados em silos, em cada uma destas plataformas independentes, sem que possam comunicar entre si. Em rigor, para que esses sistemas possam comunicar entre si, são necessárias integrações de software personalizadas, que conectem esses sistemas – habitualmente, dispendiosas, demoradas e propensas a erros.

Muito embora começar do zero com um sistema ERP integrado possa parecer complicado, certamente representa uma enorme poupança de tempo e custos a médio e longo prazo.

Pontos de melhoria nas empresas que necessitam um ERP integrado

As empresas que necessitam um ERP Integrado apresentam as seguintes características:

Utilização de sistemas manuais ou desconectados

Quando uma organização utiliza um sistema diferente para cada função, os departamentos não têm a informação que necessitam, a comunicação é limitada e a produtividade é afetada.

Por outro lado, a utilização de métodos manuais – como listas em papel ou folhas excel – consome muito tempo, implica ineficiências e é propícia a erros.

Informação repetida

Sempre que um colaborador necessita executar uma tarefa que não é gerida no sistema de software principal – seja para registar uma encomenda ou receber matérias-primas, tem de recorrer à introdução manual de dados.

Assim, a mesma informação é repetida constantemente no sistema ERP.

Em consequência, a probabilidade de se cometerem erros é muito elevada – seja porque a informação é introduzida repetidamente, seja porque os dados não são introduzidos por esquecimento.

Ou seja, sem ferramentas multifuncionais automatizadas, os colaboradores de cada departamento têm de se lembrar de realizar tarefas cruciais, no momento certo – tais como: encomendar materiais, faturar a clientes e enviar relatórios de conformidade.

Dificuldades no processo de tomada de decisão

Sem uma visão global dos dados da empresa, os decisores da empresa não são capazes de tomar decisões informadas.

Os relatórios e informações financeiras têm de ser registados manualmente junto dos vários intervenientes e departamentos – o que implica tempo e esforço, limitando o desenvolvimento de informações acionáveis.

Uma visão imediata e em tempo real do status das linhas de produção, stocks ou potenciais problemas de qualidade – por exemplo – pode ajudar a tomar decisões rápidas e antecipadas, permitindo poupanças de tempo e custos.

Dificuldade de gestão contabilística

Se as informações de faturação, compras, fabrico, expedição e benefícios dos colaboradores não são atualizadas diretamente no sistema de contabilidade, os dados financeiros mais importantes podem não ser corretamente percecionados.

De facto, a registo duplicado de dados não só consome tempo, como também pode gerar erros dispendiosos para clientes, colaboradores, fornecedores e toda a organização.

Problemas no cumprimento das encomendas

Se a equipa comercial não tem acesso, de forma rigorosa e em tempo real, à informação de produtos, preços, clientes, stocks e entregas, certamente perderá oportunidades de venda.

Isto porque, não irão apresentar o produto certo, irão apresentar preços ou prazos de entrega incorretos ou focar-se em clientes do setor errado – o que prejudica a experiência do cliente e afeta os resultados da organização.

Ou seja, se os sistemas não estiverem bem integrados, as alterações nos stocks, desenhos e demais não serão refletidos corretamente nos preços imputados aos produtos, gerando consequentes erros na oferta disponibilizada ao mercado.

Falta de suporte

Quando se utilizam sistemas manuais ou desconectados, habitualmente, é difícil encontrar a origem dos erros, processos defeituosos ou dificuldades técnicas.

Muitas vezes, as integrações personalizadas não oferecem suporte a longo prazo e acabam por ser demasiado complexas. Além disso, se um fornecedor do sistema deixa de estar ativo, será necessário recomeçar o dispendioso processo de integração com um novo fornecedor – a não ser que se opte por um ERP integrado.

Benefícios de um ERP integrado

Dentre os vários benefícios que é possível elencar relativamente a um sistema de ERP integrado – uma das aplicações fundamentais da Indústria 4.0, destacamos os seguintes:

automatização de processos, com enormes impactos ao nível do aumento da produtividade;
dados em tempo real, em qualquer lugar – nomeadamente, ordens de compra, inventário, dados contabilísticos, indicadores de desempenho (KPIs), custos, entre muitos outros;
única fonte de informação, em virtude da centralização de dados numa base de dados única, sem variáveis duplicadas, que elimina entradas duplicadas e buscas manuais, favorecendo a comunicação e colaboração e, assim, poupanças de tempo, agilização de processos e tomada de decisões informada;
conformidade regulamentar – a maioria dos ERP integrados já está de acordo com o normativo legal quanto a comunicações às autoridades reguladoras, segurança ou ambiente e de elaboração de relatórios;
otimização da cadeia de abastecimento, através de integração entre projeto, inventário, compras, produção, distribuição e funções financeiras, o que vai permitir minimizar os custos de fabrico e distribuição e maximizar o ROI;
retorno do investimento mais rápido, uma vez que não é necessário desenvolver no futuro integrações personalizadas;
visão global dos fluxos de trabalho interfuncionais, promovendo melhorias significativas ao nível do planeamento, programação e previsão;
acesso móvel, permitindo atualizações de inventário em tempo real – fornecendo às pessoas certas as informações de que necessitam na altura certa;
redução do erro humano, por via da automatização, o que poderá beneficiar a empresa de uma verdadeira vantagem competitiva;
maior disponibilidade de tempo para projetos com maior envolvimento humano, melhorando assim a produtividade.

Em conclusão, a base da Indústria 4.0 radica na integração de sistemas, essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa que procure ser mais eficiente e competitiva!

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