A sua empresa necessita um novo ERP?

Março 7, 2024

Quando uma empresa pondera a implementação de um novo ERP, podemos afirmar que provavelmente esta é uma das decisões mais difíceis de tomar.

É uma realidade que, no seio das empresas, surgem alguns receios quando se começa a ouvir que “estamos a estudar a possibilidade de melhorar a gestão global da organização e começámos a analisar soluções nesta área”.

São muitas as variáveis a considerar quando se coloca a possibilidade de se avançar com uma mudança para um novo ERP.

No entanto, não há que ter receio da mudança – o importante é que se acautelem adequadamente os fatores que levam a essa mudança e como a mesma deverá ocorrer.

Por que motivo a minha empresa necessita de um novo ERP?

A dada altura da sua evolução, as empresas sentem-se impelidas a ponderar a procura e seleção de um novo ERP.

De facto, as organizações, tal como as conhecemos na atualidade, não são uma mera cópia do seu passado, uma vez que tiveram de:

evoluir ao longo dos anos;
participar em mercados cada vez mais competitivos e exigentes;
adaptar os seus processos internos, para responder às novas necessidades dos clientes;
melhorar significativamente o serviço.

E tudo isto, sem descurar a questão da rentabilidade – similar ou sensivelmente mais elevada.

Claro que, esta esta evolução empresarial tem como base fundamental a própria evolução tecnológica. E é precisamente neste âmbito que as soluções informáticas – como os sistemas ERP, desempenham um papel determinante.

As razões para a implementação de um novo ERP

Em concreto, a questão que se coloca é: quais as situações que estão na base para se ponderar a necessidade de implementar um novo ERP – tomando em consideração que, de um modo geral, a empresa funciona de forma adequada, com resultados positivos e adaptada à realidade atual?

Em rigor, existem diversas razões que respondem a esta questão – muito embora frequentemente não exista essa consciência, nomeadamente:

o negócio está a evoluir e, com o sistema atual, não é possível desenvolver a gestão da empresa adequadamente – e, menos ainda, da forma como tem vindo a ser efetuada;
já não é possível abranger determinadas áreas da empresa, uma vez que o atual software ERP não disponibiliza uma solução standardizada para essas áreas específicas;
na empresa, as equipas estão integradas, mas a ferramenta atual não permite a integração tecnológica entre departamentos – e, por esse motivo, muitas vezes, o departamento de produção não está considerado nesse ecossistema;
a multiplicidade de sistemas faz com que não seja possível encontrar a informação pretendida ou, por outro lado, que se encontre a informação inadequada e/ou incorreta;
cada departamento funciona como uma ilha, evoluindo de forma independente com as suas ferramentas específicas e próprias, sem ter um percurso comum com a restante empresa – o que é indispensável no contexto atual de mercado;
à medida que a empresa vai crescendo, os processos de trabalho são mais lentos no ERP atual;
não existe flexibilidade suficiente para a organização crescer tecnologicamente;
o mercado mudou e são necessárias soluções que permitam trabalhar de forma deslocalizada, mas conectados quase permanentemente ou mesmo sem quaisquer limitações;
não é possível desperdiçar tempo com duplicação de processos – que, em rigor, poderiam ser realizados de uma única vez e de forma transversal para toda a organização;
a razão mais evidente consiste na obsolescência do atual sistema e na impossibilidade de o desenvolver no âmbito do ambiente habitual.

Hoje em dia, no setor industrial, a maioria das empresas não está consciente da necessidade de fazer evoluir o seu atual sistema de gestão. As razões mais comuns são:

desconhecimento;
dificuldade em efetuar mudanças a nível organizacional;
planeamento dos investimentos e a complexidade da sua realização em função do ano em curso.

E, nesse sentido, a dificuldade em ponderar a possibilidade de implementação de um novo ERP.

Quais os 5 fatores-chave para detetar se a sua empresa necessita de um novo ERP?

É um facto incontestável que, mais cedo ou mais tarde, a evolução tecnológica irá acontecer no seio da organização. E, assim sendo, será necessário um novo sistema ERP.

A verdade é que, todos os fatores anteriormente listados têm um impacto direto no trabalho interno da organização, nas vendas e nos custos indiretos derivados da deficiente gestão de processos – afetando diretamente a margem do negócio.

Em concreto:

1. Processos de gestão com base em metodologias diversificadas

As metodologias duplicadas e não integradas aumentam desnecessariamente o tempo gasto em cada venda.

2. Equipas desconectadas

Ou seja, equipas que trabalham de forma independente – e, assim sendo, incapazes de trabalhar exatamente na mesma direção. Desta forma, cada departamento procura uma resposta para o seu próprio problema, mas não para o problema global da empresa.

3. Questões decorrentes da segurança e robustez da solução atual

A obsolescência das ferramentas atuais torna-as progressivamente mais expostas a riscos tecnológicos.

4. Incapacidade em gerir novos ambientes de trabalho para novos clientes

Neste sentido, torna-se difícil conhecer em rigor a rentabilidade das operações e, consequentemente, tomar decisões futuras.

5. Dificuldades em conhecer a situação real de rentabilidade da empresa

Para esse efeito, é necessário consultar as diferentes equipas para conhecer, em primeira mão, o resultado do seu trabalho.

Próximos passos: o processo de procura e seleção de um novo ERP

Apurada a necessidade de um novo ERP, a empresa deverá iniciar o processo de procura e seleção do sistema de gestão mais adequado para a sua organização.

Em rigor, selecionar um sistema de gestão é uma questão primordial para qualquer empresa – e não necessariamente pelo valor de investimento envolvido. De facto, tomar uma decisão estratégica correta desta dimensão pode afetar decisivamente os processos produtivos da empresa.

Na realidade, a cadeia de valor na indústria leva-nos a concluir que, caso não se efetue a escolha correta quanto ao sistema de ERP, muito provavelmente esta gerará consideráveis prejuízos nas operações do dia-a-dia, conduzindo à perda de competitividade do negócio durante um período de tempo substancial.

Neste sentido, para levar a cabo este processo de seleção, recomendamos que baseie a sua estratégia nas experiências de sucesso de outras empresas – sobretudo de empresas que atuam no mesmo setor.