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¿QUÉ ES UN GESTOR DOCUMENTAL? ¿POR QUÉ UTILIZARLO EN EL DEPARTAMENTO TÉCNICO?

qué es un gestor documental

Como hemos visto en este post: Diseño industrial de ingeniería: ¿Qué inconvenientes me puedo encontrar a la hora de diseñar? ¿Cómo ahorrar tiempo en el control de versiones? Sabemos que tener una buena gestión documental es importante para poder mejorar nuestro trabajo.

A la hora de ponernos a diseñar, ya hemos visto que a veces se generan hándicaps a la hora de buscar documentación. Por ello, dedicamos demasiado tiempo en la búsqueda de archivos o incluso, en ocasiones, se tienen que volver a realizar. Es ahí cuando hay que plantearse cómo organizar y gestionar toda nuestra documentación. 

Por esta razón, hoy hablaremos de qué es un gestor documental, por qué utilizarlo y cómo SOLIDWORKS PDM puede ser una herramienta que nos ayude en la eficiencia del departamento técnico. Además, gracias a estas herramientas, conseguiremos: 

  • Tener un control de versiones del diseño.
  • Evitar repeticiones de forma continua de un mismo trabajo.
  • Información centralizada.
  • Comunicación bidireccional, tanto con diseñadores de la misma empresa como con usuarios externos, creando así una consolidación de toda la empresa.

¿Qué es un gestor documental?

Actualmente los diferentes programas de gestión de la documentación son una pieza cada vez más clave para todas las empresas. Cada una de estas empresas tiene una determinada cantidad de información donde a lo largo del tiempo va creciendo y quizá no dispongan de un sistema de almacenamiento donde puedan tener todos los diseños guardados.

Cuando nos referimos al gestor documental, para el departamento técnico (CAD) lo podemos definir como: Un almacenamiento de los modelos CAD y documentos en un almacén para así tener el control de las versiones y automatizar los flujos de trabajo, para poder eliminar el tiempo empleado en las búsquedas de diseños o en el trabajo duplicado.

Dicho esto, el gestor documental trata de organizar y gestionar toda la documentación en un mismo lugar para que así todos los diseñadores puedan acceder de forma eficaz y no perder tiempo en las búsquedas de archivos.

¿Qué nos aporta un gestor documental?

La necesidad de tener todos los documentos de diseño en un mismo lugar cada vez es mayor, ya que eso nos diferenciará para poder dar respuestas rápidas. 

Un gestor documental eficaz permite contribuir de manera significativa a mejorar:

  • Un posicionamiento competitivo ya que es una herramienta rentable y sobre todo potente que nos hará mejorar en el desarrollo de las actividades empresariales donde habrá unos beneficios económicos.
  • Digitalización de los documentos, convertir los documentos físicos en documentos digitales.
  • Hay una ubicación centralizada para toda la documentación relacionada con el diseño, donde acabaremos con la búsqueda infinita de documentos.
  • Se crearán automáticamente nuevas versiones y control de acceso para la documentación, de esta forma nos cercioraremos que estamos trabajando en el diseño adecuado y trabajaremos en tiempo real.
  • Podremos compartir documentos tanto dentro de forma interna como externa. Interna tenemos un almacén donde tenemos todo centralizado y externa, podremos dar acceso a alguno de nuestros proveedores/ clientes para que siga trabajando en la misma versión.
  • Tendremos un control de quien puede mover y eliminar documentos.
  • Mejora en los flujos de trabajo, ya que nos permitirá tener un control de todo el proceso de trabajo.
  • Integración con nuestro ERP, donde conseguiremos:
    • Una comunicación bidireccional
    • Un dato único y a tiempo real
    • Mejora de la calidad
    • Reducción de costes
    • Conocimiento de las existencias del almacén
    • Conocimiento de los plazos de entrega de los proveedores

En definitiva, el gestor documental se traduce en un ahorro de tiempo simplificando nuestras tareas cotidianas consiguiendo también una integración entre equipos.

Para poder obtener todas las ventajas previamente mencionadas, tenemos que tener una metodología de trabajo. Es decir, será necesario definir las pautas y los procedimientos de la empresa para que así se puedan optimizar los recursos. 

¿Cómo adaptarnos a un gestor documental?

Implantar un sistema gestor documental para una empresa supone mucho más que un cambio de documentación. Es una gran oportunidad para no quedarnos atrás en los tiempos en los que estamos.

Esto significa cambiar los procesos de trabajo, por mucho que se lleven realizando varios años, ya que será la manera de conseguir el éxito esperado y obtener la recompensa por todo el esfuerzo.  

Evidentemente, en cada cambio de procesos, tenemos que ir acompañados de personas que nos ayuden y apoyen para poder afrontarlos. Además, así nuestras capacidades podrán ir a más.

Es importante que nuestro equipo esté concienciado y, sobre todo, que esté con ganas para hacerlo, ya que es donde se aportará valor y donde veremos nuestros frutos el día de mañana.

A día de hoy, tenemos diferentes herramientas para conseguir todo ello y es por eso por lo que tenemos que seguir adelante y trabajar de forma conjunta.

SOLIDWORKS PDM como herramienta

Esta solución permite a los diseñadores colaborar fácilmente en los diseños de productos, sin verse obligados a tener un control de versiones o la pérdida de documentos.

SOLIDWORKS PDM es un sistema de gestión de datos de producto donde:

  • Se almacenan y organizan los documentos CAD de ingeniería con más documentos
  • Se gestiona toda la información sobre los archivos/ referencias, usuarios.
  • Etc. 

Así, todos los usuarios puedan acceder de forma coherente a las últimas versiones teniendo así un flujo de trabajo integrado, automatizando los diseños y procesos.

Conoce aquí todos los detalles de las licencias que existen y descubre cuál se adapta más a tus necesidades. 

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