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¿QUÉ ES UN GESTOR DOCUMENTAL?

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gestor documental

Como hemos visto en el post anterior: Diseño industrial de ingeniería: ¿Qué inconvenientes me puedo encontrar a la hora de diseñar? ¿Cómo ahorrar tiempo en el control de versiones? Sabemos que tener una buena gestión documental es importante para poder mejorar nuestro trabajo, es por ello que, en este post de hoy, vamos a hablar sobre el gestor documental.

A la hora de ponernos a diseñar, ya hemos visto que a veces dedicamos demasiado tiempo en la búsqueda de archivos o incluso tenemos que volver a realizarlos.

Cuando realmente nos hemos dado cuenta que tenemos que mejorar ciertos puntos para poder ser más eficaces llega la hora de aprender a organizar y gestionar nuestra documentación, es por ello que vamos a hacer hincapié en el gestor documental. Nos preguntaremos cómo hacerlo y cómo será la forma más efectiva de poderlo llevar a cabo. Pues bien, hay herramientas que nos pueden facilitar este trabajo para ser lo que buscamos: Eficientes.

¿Qué es un gestor documental?

Actualmente los diferentes programas de gestión de la documentación son una pieza cada vez más clave para todas las empresas. Cada una de estas empresas tiene una determinada cantidad de información donde a lo largo del tiempo va creciendo y quizá no dispongan de un sistema de almacenamiento donde puedan tener todos los diseños guardados.

Cuando nos referimos al gestor documental, para el departamento técnico (CAD) lo podemos definir como: Un almacenamiento de los modelos CAD y documentos en un almacén para así tener el control de las versiones y automatizar los flujos de trabajo, para poder eliminar el tiempo empleado en las búsquedas de diseños o en el trabajo duplicado.

Dicho esto, el gestor documental trata de organizar y gestionar toda la documentación en un mismo lugar para que así todos los diseñadores puedan acceder de forma eficaz y no perder tiempo en las búsquedas de archivos.

¿Qué nos aporta un gestor documental?

La necesidad de tener todos los documentos de diseño en un mismo lugar cada vez es mayor, ya que eso nos diferenciará para poder dar respuestas rápidas. 

gestor documental

Un gestor documental eficaz permite contribuir de manera significativa a mejorar:

  • Un posicionamiento competitivo ya que es una herramienta rentable y sobre todo potente que nos hará mejorar en el desarrollo de las actividades empresariales donde habrá unos beneficios económicos.
  • Digitalización de los documentos, convertir los documentos físicos en documentos digitales.
  • Hay una ubicación centralizada para toda la documentación relacionada con el diseño, donde acabaremos con la búsqueda infinita de documentos.
  • Se crearán automáticamente nuevas versiones y control de acceso para la documentación, de esta forma nos cercioraremos que estamos trabajando en el diseño adecuado y trabajaremos en tiempo real.
  • Podremos compartir documentos tanto dentro de forma interna como externa. Interna tenemos un almacén donde tenemos todo centralizado y externa, podremos dar acceso a alguno de nuestros proveedores/ clientes para que siga trabajando en la misma versión.
  • Tendremos un control de quien puede mover y eliminar documentos.
  • Mejora en los flujos de trabajo, ya que nos permitirá tener un control de todo el proceso de trabajo.
  • Integración con nuestro ERP, donde conseguiremos:
    • Una comunicación bidireccional
    • Un dato único y a tiempo real
    • Mejora de la calidad
    • Reducción de costes
    • Conocimiento de las existencias del almacén
    • Conocimiento de los plazos de entrega de los proveedores

En definitiva, el gestor documental se traduce en un ahorro de tiempo simplificando nuestras tareas cotidianas consiguiendo también una integración entre equipos.

Hemos nombrado algunas ventajas que nos puede aportar un sistema gestor documental, pero no nos tenemos que olvidar que para conseguir todo ello tenemos que tener una metodología de trabajo, tendremos que definir las pautas y los procedimientos de la empresa para que así podamos optimizar los recursos mejorando la calidad del trabajo y pudiendo así reducir los riesgos del proyecto.

¿Cómo adaptarnos a un gestor documental?

Implantar un sistema gestor documental para una empresa supone mucho más que un cambio de documentación, es una gran oportunidad para no quedarnos atrás en los tiempos en los que estamos.

Todo ello es cambiar los procesos de trabajo donde quizá se estén haciendo durante muchos años, pero realizando dichos cambios tengamos el éxito esperado y nos veremos recompensados por todo el esfuerzo que hemos realizado.

Evidentemente en cada cambio de procesos, tenemos que ir acompañados de personas que nos ayuden, que nos den apoyo para poder afrontarlos y donde veamos que nuestras capacidades puedan ir a más.

Es importante que nuestro equipo esté concienciado y sobre todo que esté con ganas para hacerlo ya que es donde se aportará valor y donde veremos nuestros frutos el día de mañana.

A día de hoy, tenemos diferentes herramientas para conseguir todo ello y es por eso por lo que tenemos que seguir adelante y trabajar de forma conjunta.

gestor documental

Imagen: fuente.

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