¿Deberíamos hablar sobre GESTIÓN de los proyectos o PLANIFICACIÓN de los proyectos?
Hoy hablaremos sobre la planificación de los proyectos. No como una actividad dentro de una gestión de proyectos, sino como una actividad con entidad propia dentro del proceso de diseño de productos de una PYME. Antes, vamos a poner en contexto gestión y planificación y entenderás por qué terminaremos hablando sobre la planificación de los proyectos.
Hablar sobre gestión de proyectos asusta, nos vienen a la mente términos como “control”, “imputaciones”, “costes”, “certificaciones”, “avances”, “penalizaciones”, etc. Y si buscamos casos de éxito de empresas que han implantado sistemas de gestión de proyectos con éxito (podéis buscarlos en la web de PMI – Project Management Institute), los resultados también asustan: NASA, General Motors, Airbus, etc.
Lo primero que pensamos es: “esto no es para mí”. Creemos que la gestión de proyectos, es solo para grandes empresas que trabajan en grandes proyectos y que necesitan tenerlos controlados de forma muy exhaustiva. (Además, añadiría la necesidad de contar con un equipo de especialistas que “gestionen” la “gestión” del proyecto, que en ocasiones puede suponer hasta un 20-25% del coste total del proyecto). Es cierto que la gestión de proyectos es necesaria para grandes empresas, pero también para las pequeñas, aunque en estas, no se busca un control económico del mismo, sino un control sobre las tareas que se están realizando para poder realizar un seguimiento del mismo.
La gestión de proyectos en estos casos, debe contestar de una forma rápida a preguntas como: ¿Cuándo terminaremos el proyecto? ¿Cuál es la tarea más crítica? ¿Cual requiere mayor atención? ¿En que afecta la falta de un recurso? ¿Cómo puedo adelantar un plazo de entrega?… Es decir, un control y seguimiento de su planificación. Es por ello, que, en este post, nos vamos a centrar en la planificación de los proyectos.
Evitar errores en la planificación de los proyectos
Una herramienta para la planificación de los proyectos debe ayudar a evitar, en la medida de lo posible, los errores que se suelen cometer en la gestión de proyectos.
Los errores cometidos en la definición de objetivos, por ejemplo:
- Expectativas poco realistas
- No definir objetivos claros
- Definir objetivos de forma incorrecta
- Cambiar los objetivos durante la ejecución del proyecto
Todos ellos, son errores estratégicos fuera del alcance de cualquier herramienta software. Estos errores, se suelen cometer durante la definición y planteamiento inicial del proyecto.
Las herramientas para la planificación de los proyectos, deben controlar la planificación, es decir: Recopilar los requisitos de cada tarea y estimar la duración de la misma
- Gestionar los cambios de requisitos flexibilizando la planificación
- Ayudar en la estimación de costes
- Permitir realizar un seguimiento mediante la monitorización del mismo
También ha de mejorar la comunicación entre los miembros del equipo de proyecto, aumentando de esta manera la cohesión del equipo, fomentando las buenas relaciones y reconociendo los logros obtenidos.
Por último, la herramienta de planificación de los proyectos, debe controlar el correcto uso de los recursos, evitando la saturación de los mismos y contemplando la dispersión geográfica (sobre todo en la era Covid-19).
Requisitos de una herramienta de planificación de los proyectos
Por tanto, ¿qué requisitos deberíamos pedir a una herramienta de planificación de los proyectos para que sea lo más efectiva posible?
- Conciso: Debe ser una herramienta concreta para un fin determinado. ¿Realmente necesitamos llevar un control económico? ¿Facturamos por certificación o sufriremos penalizaciones? Si buscamos solo una definición de tareas, hitos, recursos y tiempos, debemos buscar una herramienta que lo resuelva de forma efectiva y concisa.
- Simple: Hay que evitar que las tareas de gestión penalicen el proyecto en sí. Las metodologías Agile (utilizados ampliamente en la gestión de proyectos de software) aportan herramientas como los paneles Kanban (para los estados de las tareas) que son muy visuales y simples.
- Fácil y Sencillo: Fácil de aprender, sencillo de utilizar y accesible (desde cualquier dispositivo), disponible (en cualquier momento) y universal (desde cualquier lugar).
- Flexible: Existen dos enfoques en la planificación de un proyecto: top-down y Team-based. El primero de ellos más rígido y el segundo más flexible:
- Integrado: Con el resto de sistemas de información de la empresa.
Planificación de los proyectos en la plataforma 3DEXPERIENCE
El portafolio de soluciones de la plataforma 3DEXPERIENCE para el equipamiento industrial, proporciona soluciones en un entorno de desarrollo de productos colaborativos en la nube para el diseño, la gestión, la simulación, el marketing y la fabricación.
Dentro de las soluciones para la gestión, denominado ENOVIAWorks, se encuentran las herramientas de colaboración, gestión del ciclo de vida del producto (PLM) y planificación de los proyectos, que permiten involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado, independientemente de si son parte o no de su empresa.
Estas aplicaciones y herramientas, están organizados por roles de usuario (responsabilidades y necesidades) existiendo un rol específico para la planificación de proyectos (Project Planning) que se complementa perfectamente con el resto de roles, aplicaciones y disciplinas de la plataforma.
Funcionalidades clave de la herramienta de planificación de los proyectos de la 3DEXPERIENCE
Por lo tanto, podemos definir el planificador de proyectos de la plataforma 3DEXPERIENCE como una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que permite a los equipos innovar de forma colaborativa a través de la planificación de los proyectos flexibles basados en equipos, así como su ejecución.
Planificación: Project Planner
Permite a pequeños grupos trabajar juntos y realizar un seguimiento de las tareas sin un enfoque de gestión de proyectos pesado y de arriba hacia abajo.
También permite definir tareas, hitos, subproyectos y duración de las mismas. Visualizarlos en un Gantt de proyecto. Asigna propietarios, gestores y responsables de las tareas. Permite crear dependencias y vinculaciones entre tareas e hitos.
Dispone de un motor de optimización de la duración de las tareas, que se ajustan automáticamente al modificar la fecha de un hito referenciado. Permite cambios dinámicos en la duración de las tareas y visualizar las tareas críticas de un proyecto.
Control de la ejecución
Permite gestionar prioridades y estados de cada una de las tareas, así como también, realizar anotaciones sobre las tareas y comunicarlas al resto del equipo desde la tarea misma. Permite definir los entregables de la tarea y vincular documentos a la misma, desde conjunto de diseño 3D, hasta notas de cambio o incidencias asociadas a la tarea. Esto permite obtener toda la información relevante y necesaria para completar la tarea sin necesidad de realizar búsquedas de información al estar la misma accesible desde la propia tarea.
Cualquier cambio de estado se notifica al equipo de forma automática y se muestran a cada miembro en un panel de tareas (kanban) organizados por prioridades, fechas de finalización o estados de la tarea.
Los cambios de estado de las tareas se registran y se notifican simplemente al cambiar de lugar la tarea dentro del panel.
Seguimiento
Permite realizar un seguimiento individualizado de cada uno de los proyectos mediante un cuadro de mando que muestra un resumen de los hitos alcanzados, estado de las tareas, tareas en riesgo, tareas con fecha vencida etc.
También es posible listar las tareas asignadas a cada miembro del equipo, ver sus tareas pendientes y el uso de los recursos en un calendario.
Conclusión
Fácil de aprender, sencillo de utilizar, accesible desde cualquier dispositivo, disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Basado en una planificación team-based, flexibiliza la planificación, aumenta la cohesión y la involucración del equipo en el proyecto permitiendo la integración con el resto de los sistemas de información de la empresa.
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